Schnellere Transportabwicklung

Speditions-Software für multimodale Transporte

Von Angebot bis Zahlungsausgleich: Die internationale Spedition Interfracht organisiert multimodale Transporte mit abteilungs- und standortübergreifender Speditions-Software.

  • Interfracht Speditions-Gesellschaft GmbH & Co. KG

    Interfracht Speditions-Gesellschaft GmbH & Co. KG wurde 1972 gegründet und beschäftigt ca. 250 Mitarbeiter

  • Interfracht Seefracht

    Optimal ist eine Speditions-Software, die alle Transportarten bewältigt, eine integrierte Finanzbuchhaltung mitbringt und Schnittstellen zu Reedereien, Fluggesellschaften, dem deutschen Zoll und Partnern aufweist.

Seit ihrer Gründung vor 45 Jahren bringt die mittelständische Spedition Interfracht mit Stammsitz in Bremen/Stuhr alles von Tiefkühlerbsen über Traktoren hin zum Vier-Personen-Haushalt über See, Luft, Straße und Schiene an gewünschte Orte. Dabei entsteht extrem viel abteilungs- und firmenübergreifender Kommunikationsbedarf. Die Komplexität des multimodalen Transportwesens ließ sich mit der vorhandenen IT nicht mehr adaquät meistern: Verschiedene Abteilungen nutzten verschiedene Programme. Rechnungen, die diesen unterschiedlichen Programmen entstammten, übertrugen zuständige Mitarbeiter in mehreren Formaten via Dateiex- und -import in eine separate Finanzbuchhaltungs-Software.

Daten wurden mehrfach erfasst, Fehler potenzierten sich, Zeit verrann ineffizient. Ein- und Ausfuhrmeldungen geschahen über ein zwischengeschaltetes Clearingcenter. Daher suchte das Unternehmen nach einer Speditions-Software, die alle Transportarten bewältigt, eine integrierte Finanzbuchhaltung mitbringt und Schnittstellen zu Reedereien, Fluggesellschaften, dem deutschen Zoll und Partnern aufweist.

Für alle Modalitäten gerüstet

Interfracht entschied sich für die Speditions-Software Xfreight. Die ERP-Lösung wickelt alle Modalitäten ab. Mit Schnittstellen zu den Hafensystemen in Hamburg, Bremen, Bremerhaven und Rotterdam gewährt sie nahtlosen Seeverkehr, bei Luftfrachtaufträgen gelangen Air Waybills und Manifeste direkt aus dem Programm an die Luftfahrtgesellschaften. Ausfuhr- und Einfuhranmeldungen der exportierten und importierten Waren geschehen automatisiert und ohne zwischengeschaltetes Clearingcenter über das integrierte Zollmodul. Die integrierte Finanzbuchhaltung greift mit automatisierten In-Time-Analysen und Statistiken dem eingebetteten Team unter die Arme. Geschäftsführer Mathias Karrasch ergänzt: „Nicht zuletzt importieren wir unsere Kundenaufträge über elektronischen Datenaustausch.“

Ein konkreter Ablauf aus dem Seeverkehr verdeutlicht den Unterschied der Abwicklung mit und ohne einheitliche ERP-Lösung. Für Interfracht betreut die „Interfracht Container Overseas Services GmbH“, kurz ICOS, den Seeverkehr. „Interfracht Internationale Spedition Hogenkamp & Karrasch“, folgend IF abgekürzt, handhabt den Landverkehr. Die Seefrachtabteilung erhält den Auftrag für den Transport eines Containers von Chicago nach München, der läuft über Seefracht von Chicago an den Hamburger Hafen und weiter per Straße zum Zielort.

Ein typisches Szenario

Vor der Einführung der neuen Software erfasste ein ICOS-Mitarbeiter den Auftrag mit allen erforderlichen Daten wie Adressen, Waren und Container und erstellte in der Seefrachtanwendung alle für die Abwicklung benötigten Dokumente. Daraufhin fertigte ein ICOS-Mitarbeiter das Dokument „Speditionsauftrag“ an, druckte es aus und übergab es an einen Zuständigen bei IF. Dieser nahm alle Daten in sein System auf und legte die zur Abwicklung des Landverkehrs erforderlichen Dokumente an. Weitere Minuten kostete das Schreiben der Ausgangsrechnung und deren Weiterleitung an die Abteilung Seeverkehre.

Über Nacht wurde sie dann via Schnittstelle an die separate Finanzbuchhaltungs-Software übertragen, überprüft, in die Finanzbuchhaltungs-Software eingestellt und schließlich in der Seefrachtanwendung als Eingangsrechnung für den Landverkehr verbucht. Via Interface landete diese Eingangsrechnung in der separaten Finanzbuchhaltungs-Software, die Finanzbuchhaltung prüfte sie und buchte sie endgültig ein. Insgesamt nahm dieser Prozess rund eine Stunde in Anspruch.

Nun entfallen viele Arbeitsschritte: Der ICOS-Mitarbeiter erfasst den Auftrag mit allen Daten und erstellt die für die Seefrachtabwicklung benötigten Dokumente. Danach überträgt er den Auftrag an einen Kollegen der Abteilung Landverkehre – und zwar einfach durch Auslösen der Funktion „Intercompany-Auftrag“. Der Auftrag ist damit automatisch in der Abteilung Landverkehre angelegt. IF-Mitarbeiter öffnen den Auftrag und fertigen die für die Abwicklung der Landverkehre benötigten Dokumente an. Weil alle Adressen und Warenbeschreibungen bereits automatisch übertragen wurden, geht dies fix vonstatten. Die Ausgangsrechnung wird geschrieben und als Eingangsrechnung des Mandanten für Seeverkehre erkannt. Die Buchung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen erfolgt hierbei automatisch und direkt in der voll integrierten Finanzbuchhaltung. Dies erfordert weder Zeit noch Kontrollen. Gesamte Dauer: höchstens eine halbe Stunde und somit nur halb so lange wie mit den vorher eingesetzten Software-Produkten.

Wissenstransport mit „Surestep“-Methodik

Eine IT-Lösung mit einem Funktionsumfang, wie Xfreight ihn aufweist, lässt sich weder von heute auf morgen installieren noch von den Nutzern in Gänze erfassen. „Deshalb gehen wir bei der Einführung streng nach der ‚Surestep‘-Methodik von Microsoft vor“, erklärt Norbert Harren, Geschäftsführer des Xfreight-Entwicklerstudios Xtras Forward Thinking. „Zu Beginn nehmen wir die Geschäftsprozesse auf, analysieren sie und bilden sie in den Workflows theoretisch und technisch ab“, beschreibt er. Die folgenden Phasen Design und Development dienen der Darstellung und Umsetzung gewonnener Erkenntnisse. Gerade die Umsetzungsphase überzeugte Karrasch: „Das Team ging so lange auf unsere Wünsche ein, bis unsere individuellen Vorstellungen tatsächlich eingeflossen waren. Bis heute hilft uns die Anpassungsfähigkeit von Xfreight, effektiv zu arbeiten“, sagt er. In der Deployment-Phase installierten die Software-Experten die Lösung bei den Anwendern und schulten diese, beginnend mit der Finanzbuchhaltung und endend mit Luftfrachtabteilungen. Existieren schon Zukunftspläne mit dem vertrauten Entwicklerteam? „Mittelfristig möchten wir ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und ein CRM-System implementieren“, bejaht Karrasch.

Bildquelle: Interfracht

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