Papier- und Datenaufkommen im Gastgewerbe

Stadthotel Jülich führt Archivsoftware ein

Das Stadthotel Jülich will mit der Einführung einer Archivsoftware das tägliche Papierchaos bändigen und Zeit sparen bei der Dokumentensuche.

Das Stadthotel Jülich hat die Software „ecoDMS" für die Archivierung der geschäftlichen Hoteldokumente eingeführt. Das Archivsystem reduziere das tägliche Papierchaos und bewirke eine Zeitersparnis bei der Dokumentensuche, berichten die Beteiligten.

Im Gastgewerbe fallen täglich eine Vielzahl an Papierdokumenten und digitalen Schreiben an. Angefangen von Buchungsbelegen und Reservierungen, über Dokumente des Einkaufs und der internen und externen Korrespondenz bis hin zu Rechnungen, Verträgen, Gehaltsabrechnungen und zahlreichen anderen Geschäftsdokumenten, gibt es in Hotels ein relativ hohes Papier- und Datenaufkommen.

Zur Reduzierung dieses „Papierkrams“ hat sich das Stadthotel Jülich auf die Suche nach einer Archivierungssoftware begeben. Bei der Internetrecherche ist der zuständige IT-Verantwortliche, Stefan Lützenkirchen von der Renko GmbH & Co. KG, auf das Dokumenten-Management-System „ecoDMS" gestoßen. und probierte eine Demoversion aus.

Papier- und Datenaufkommen im Gastgewerbe

Das Stadthotel Jülich hat es sich zum Ziel gesetzt, mit der Einführung eines Archivierungssystems das tägliche Papieraufkommen durch zeitgerechte Digitalisierungsmaßnahmen einzudämmen. Neue Dokumentenprozesse und ein einfaches Ablageverfahren sollen den Arbeitsalltag der Mitarbeiter erleichtern. Die benötigten Unterlagen müssen sofort, übersichtlich und vor allem zentral zur Verfügung stehen.

Das Dokumenten-Management-System hat sich nach Abschluss der Testphase als die richtige Wahl für das Stadthotel Jülich herausgestellt. „Das System ist leicht verständlich, gut strukturiert und passt optimal in die bestehenden IT-Infrastrukturen unseres Hauses. Besonders überzeugt haben uns die integrierten Suchfunktionen. Bei der Dokumentensuche müssen wir nur noch die passenden Suchbegriffe eingeben und schon werden die gewünschten Informationen angezeigt“, so Lützenkirchen. Auch die Ablage von Papierdokumenten sei jetzt bequemer. Mit dem hoteleigenen Scanner wird die Eingangspost eingescannt. Die Zuordnung im Archiv erfolgt dann mit der DMS-Software weitgehend automatisch. Durch die Einrichtung von individuellen Klassifizierungsvorlagen werden die Schriftstücke vom System erkannt, selbstständig zugeordnet und sicher archiviert.

„Unsere Mitarbeiter haben den Umgang mit der neuen Software schnell verstanden. Da wir unser Papier nun größtenteils einscannen, benötigen wir nicht mehr so viele Aktenschränke für die Ablage. Wir freuen uns, auf diese Weise Platz zu sparen“, so der IT-Verantwortliche Stefan Lützenkirchen.

©2019Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok