Von der Konkurrenz abheben

Standard- oder Individualsoftware beim ERP-System?

Nahezu jedes mittelständische Unternehmen sieht sich irgendwann in der Situation, sich für eine Standard- oder Individualsoftware entscheiden zu müssen. Dies ist vor allem in Bezug auf das richtige ERP-System – das zum essentiellen Rüstzeug zählt – ein wichtiger Prozess. Doch anhand welcher Kriterien lässt sich die Wahl treffen?

  • Von der Konkurrenz abheben mit Indvidualsoftware?

    Von der Konkurrenz abheben mit Indvidualsoftware?

  • Christian Leopoldseder, Asseco Solutions

    „Da Updates bei Standard-Software deutlich einfacher durchzuführen sind, bietet die Nutzung des Standards hier einen klaren Vorteil. Individuell angepasste Software hingegen ist in den meisten Fällen nicht uneingeschränkt release-fähig, sodass vorgenommene Anpassungen unter Umständen nicht auf Anhieb mit einer neuen Software-Version kompatibel sind. Der Aufwand bei der Migration auf eine neue Version ist hier entsprechend höher.“ Christian Leopoldseder, Asseco Solutions

  • Philipp Erdkönig, Comarch

    „Wenn man nur die Implementierung betrachtet, ist Standard-Software günstiger und schneller einzuführen. Aber ein Beispiel aus dem Alltag: Wenn der preisreduzierte Anzug von der Stange nicht passt, spielen die 50 Euro auch keine Rolle, die man gespart hat, und man muss doch einen neuen kaufen. Deshalb besser früh als spät handeln, wenn man merkt, dass die eigenen Prozesse in ein Korsett gezwängt werden, das nicht sitzt.“ Philipp Erdkönig, Comarch

Die Wahl der richtigen Software spielt – branchenübergreifend – eine entscheidende Rolle für den Unternehmenserfolg. Diese wird in der Regel sowohl anhand betriebswirtschaftlicher als auch technischer Faktoren bestimmt. Im Idealfall soll die Lösung möglichst kostengünstig sein und gleichzeitig sämtliche spezifischen Erwartungen verschiedener Abteilungen erfüllen.

Mit Blick auf derzeit herrschende IT-Trends wie Mobility und Industrie 4.0 und die damit verbundenen wachsenden Anforderungen an Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP), kommt auch der Investitionssicherheit eine wichtige Bedeutung zu. Denn die Software sollte nach Möglichkeit kompatibel zu bestehenden älteren Systemen sein und parallel dazu die Schnittstellen für zukünftige Technologien und Verfahren bereitstellen.

Steht die erstmalige Entscheidung für ein solches System – etwa bei Neugründungen – oder ein Software-Wechsel an, müssen sich IT-Verantwortliche Gedanken darüber machen, ob die Standardversion einer Software ausreichend oder eine individuelle Programmierung notwendig ist. Philipp Erdkönig, Strategisches Produktmanagement bei Comarch, glaubt, dass „reine Standard-Software vor allem für junge Unternehmen geeignet ist, die sich damit Prozess-Know-how und Best Practices ins Haus holen, die sie ansonsten im Laufe der Zeit erst entwickeln müssten“.

Um sich einen Überblick zu verschaffen, ist es ratsam in einem ersten Schritt die notwendigen und wesentlichen Anforderungen an die Software schriftlich zu definieren. Dabei sollten auch immer die relevanten Schnittstellen zu anderen Lösungen in der IT-Landschaft berücksichtigt werden. Eine tabellarische Übersicht erfolgt üblicherweise in der Abstufung „Unverzichtbar“ (Must-have) und „Schön zu haben“ (Nice-to-have). Im Anschluss erfolgt dann der Abgleich mit den auf dem Markt verfügbaren Standard-Software-Lösungen anhand des eigenen Leistungsprofils.

Nun liegt es an der Idee der Standard-Software, dass diese darauf ausgerichtet ist, den Bedarf möglichst vieler Anwender abzudecken. Entsprechend breit ist der Leistungsumfang. Aus diesem Grund sind moderne ERP-Lösungen häufig modular konzipiert, sodass einige Komponenten, die sich von Branche zu Branche kaum unterscheiden – dazu können beispielsweise das Personal- und Rechnungswesen oder die Adressdatenbank zählen – eine breite Nachfrage abdecken. Blickt man jedoch auf die spezifische Prozessebene, kann der jeweilige Bedarf oft nur unvollständig abgedeckt werden.

Standard mit individuellen Anpassungen


Für die Entwicklung einer Standard-Software werden meist universelle Unternehmensstrukturen und -vorgänge zugrunde gelegt. Die berücksichtigten Prozesse bilden daher eine Schnittmenge von Anwendungsbeispielen. Die Verantwortlichen müssen nun also die eigenen etablierten Geschäftsabläufe und Arbeitsprozesse überdenken und entscheiden, ob diese noch zeitgemäß und sinnvoll sind. Oder, ob eine Anpassung in Richtung der Standardvorgaben ratsamer ist. „Wir fragen uns gemeinsam mit den Kunden: Macht dies an jener Stelle Sinn? Oder geht es nur darum, einen über Jahre aufgebauten Prozess um jeden Preis erhalten zu wollen, der aber viel effizienter abgebildet werden könnte?“, beschreibt Philipp Erdkönig.

Weil die Standardversion ständigen Weiterentwicklungen unterliegt, sind Anwender etwa in Hinblick auf mögliche Gesetzesänderungen, die beispielsweise Auswirkungen auf einzelne Abteilungen haben, stets auf dem neuesten Stand. Der Vorteil der Standardlösung ist, dass Neuerungen standardmäßig ausgeliefert werden. Auf diese Weise gewinnen jene Nutzer von regelmäßigen Software-Updates sowie detaillierten Dokumentationen und Schulungen für die Mitarbeiter.

Darüber hinaus entstehen in der Zusammenarbeit zwischen Hersteller und Kunde immer wieder neue Ideen, von denen auch andere Anwender Nutzen ziehen können. „Sie profitieren von einer Art ‚Schwarmintelligenz‘, also vom Wissen aller anderen Anwender, deren Anregungen und Bedürfnisse aus unzähligen Projekten in den Standard einfließen“, so der Comarch-Produktmanager.

Wo einzelne Anforderungen vom Standard nicht erfüllt werden, bietet das sogenannte Customizing eine Option. Je nach Unternehmensgröße und verfügbarem Budget kann es ratsam sein, zunächst ein ERP-System auf Basis einer Standard-Software einzuführen und im Anschluss kleine Anpassungen ohne separate Programmierung vorzunehmen. „Man versucht so viel wie möglich im Standard abzubilden, um das Projekt so kostengünstig wie möglich zu halten“, rät Erdkönig. Dies hat den Vorteil, dass der Software-Code nicht zwangsläufig verändert werden muss, wodurch die Lösung release-fähig bleibt. „In den meisten Fällen bewegen sich diese Anpassungen allerdings auf der Ebene der Präsentationsschicht und reichen nicht bis in die Business-Logik“, beschreibt Christian Leopolds­eder, Vice President Operations bei Asseco Solutions.

Individualisierung überhaupt notwendig?


Wenn sich mittels Customizing hilfreiche Anpassungen vornehmen lassen oder das System gar über zusätzliche Module ergänzt werden kann, besteht überhaupt Nachfrage nach Individualsoftware?

Ja. Denn in Zeiten, in denen produkttechnische Innovationen selten geworden sind, entstehen Wettbewerbsvorteile eher durch optimierte Verfahrensweisen und Prozesslandschaften. Mit der Entscheidung für Standard-Software übernehmen Unternehmen zwangsläufig Prozessabläufe, die bei allen Mitbewerbern ähnlich gestaltet sind. „Gerade Prozesse, die mit den Alleinstellungsmerkmalen eines Unternehmens verbunden sind, zeichnen sich häufig durch innovative Herangehensweisen aus und lassen sich daher nicht optimal im Standard abbilden“, argumentiert Christian Leopoldseder.

Für den deutschen Mittestand, der sich nicht selten durch spezifische Entwicklungen auszeichnet, ist es häufig entscheidend, es anders als die Konkurrenz zu machen. „Größere Unternehmen, die im Laufe ihrer Tätigkeit einzigartige Geschäftsideen, Produkte und Prozesse entwickelt haben, durch die sie sich deutlich von der Konkurrenz abheben, brauchen auf jeden Fall eine individuell angepasste Software“, bekräftigt Philipp Erdkönig.

Um bestimmte Arbeitsabläufe wirtschaftlicher abbilden zu können als Mitbewerber, kommen eigens entwickelte Software-Lösungen zum Einsatz. Individualsoftware erfordert zwar meist ein größeres Budget, dafür wird das System anhand bestehender Prozesse und Abläufe entwickelt. Aus diesem Grund gilt es im Vorfeld genau abzuwägen, wie hoch die strategischen Vorteile sind und ob sich die Kosten sowie der zeitliche Aufwand rentieren.

Obwohl Standard-Software häufig als die günstigere Wahl bezeichnet wird, ist dies nur dann der Fall, wenn es auch tatsächlich dabei bleibt. Denn jede Anpassung kostet bares Geld, sodass in jedem Fall zu prüfen ist, auf welche Höhe sich sämtliche Änderungen belaufen, ohne sich dem Standard unterordnen zu müssen. Hinzu kommen Kosten – etwa für Installation, Datenmigration, Anpassungsprogrammierung, Wartungsverträge oder Nutzerlizenzen –, die sich im Laufe der Einsatzzeit summieren.

Von der Konkurrenz abheben


Für welche Software-Version sich ein Unternehmen entscheidet, ist von seinem Spezialisierungsgrad abhängig. Jene, die auf ein standardisiertes System setzen, profitieren auf den ersten Blick von einem geringeren Anschaffungspreis sowie sofortiger Verfügbarkeit, da diese bereits fertig entwickelt vorliegt. Sie müssen mitunter aber viele bestehende Prozesse der Lösung anpassen. Damit verliert der Betrieb mitunter seine Alleinstellungsmerkmale, wenn er bei entscheidenden Aufgaben, die einen Wettbewerbsvorteil darstellen, auf den durch die Software definierten Standard zurückfällt und nur noch das macht, was andere auch können.

dpa/rs

Bildquelle: Thinkstock / iStock

©2019Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok