Personalmanagement

Talente finden und binden

Talentierte Mitarbeiter und ihr Zusammenspiel im Team bilden die Basis für jedes Unternehmen, das am Markt überleben will. Entsprechende Software kann Mittelständlern dabei helfen, die „besten Perlen“ zu finden und an den entsprechenden Schaltpositionen einzusetzen. Doch das allein reicht nicht: Die Kunst ist es, jene Talente auch langfristig an das Unternehmen zu binden.

Beim "Perlentauchen" nach den besten Talenten kann Software den Unternehmen helfen.

Die Gesamtheit aller Strategien und Methoden, mit denen Unternehmen offene Stellen mit den richtigen Mitarbeitern besetzen und ihnen eine bestmögliche Entwicklung ermöglichen, wird heute gerne unter dem Begriff „Talentmanagement“ zusammengefasst. Dessen Bedeutung wird inzwischen sehr hoch eingeschätzt, was allein dem sich ändernden Arbeitsmarkt geschuldet ist. Gerade in kleinen und mittelständischen Betrieben ist der Mangel an qualifizierten Bewerbern und Fachkräften deutlich spürbar. Der Pool trocknet hier zusehends aus. Doch die Unternehmen begreifen, „dass die Mitarbeiter der wichtigste Hebel für ihren Erfolg sind“, weiß Bernhard Münster, Senior Product Manager bei der Haufe-Lexware GmbH. Das Finden, Binden und Entwickeln der richtigen Mitarbeiter für das Unternehmen werde daher zur strategischen Herausforderung.

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Doch was macht einen talentierten Mitarbeiter überhaupt aus? Laut Livius Ziethe, Senior-Berater bei der Nextevolution AG, zeichnet er sich durch seine fachliche und soziale Qualifikation aus. „Er zeigt sich motiviert, hat eine große Leistungsbereitschaft und stellt eine potentielle Führungspersönlichkeit dar, die das Unternehmen vorantreiben kann.“ Nicht weniger wichtig ist die Teamfähigkeit. Und da eine Firma nur so gut sein kann wie ihre Mitarbeiter, braucht sie möglichst viele dieser Talente in ihren Reihen. Um hier die passenden Fachkräfte anzusprechen, müssen sich Unternehmen in den richtigen Kanälen attraktiv positionieren und die Vorteile des Mittelstands aufzeigen: Aufgrund flacher Hierarchien und kurzer Entscheidungswege haben Bewerber bzw. Mitarbeiter hier etwa die Möglichkeit, auch über ihr Aufgabengebiet hinaus etwas zu bewegen und Verantwortung zu übernehmen.

Rückgriff auf traditionelle Rekrutierungsquellen

„Im Grunde ist jeder Mitarbeiter talentiert, wenn er seinen Fähigkeiten und Kompetenzen entsprechend eingesetzt wird“, bemerkt Sascha Grosskopf, Manager Demand Generation EMEA bei Cornerstone Ondemand. Deshalb sei es auch so essentiell, einen genauen Überblick über die eigene Belegschaft zu haben und zu wissen, wo die Stärken der eigenen Mitarbeiter liegen. Ähnlich sieht es Tim Meinen, Senior Solution Consultant bei Talentsoft: „Talentierte Mitarbeiter findet man häufig im eigenen Unternehmen!“ Doch dem Arbeitgeber sei es oftmals nicht bewusst, welche Qualitäten im eigenen Haus schlummern, da die Einstellung, Einsatzplanung und Weiterentwicklung nicht auf Kompetenzen basiere.

Talente außerhalb der eigenen Organisation lassen sich gut über Kontakte, berufliche sowie private Netzwerke finden. Hier gilt laut Meinen: Ein Mitarbeiter, welcher über eine Empfehlung eines vertrauenswürdigen Freundes oder Mitarbeiters ins Unternehmen kommt, bleibt im Durchschnitt länger und hat eine bessere Performance als Mitarbeiter aus traditionellen Rekrutierungsquellen. Nichtsdestotrotz suchen Mittelständler natürlich auch auf denselben Jobbörsen, Karrieremessen, Fachveranstaltungen oder in Internetforen wie Großkonzerne. Ferner nutzen sie Plattformen wie Xing, Linkedin, Kununu oder Whatchado und gehen Kooperationen mit Universitäten ein. Sie versuchen dabei, möglichst früh ins Bewusstsein potentieller Kandidaten zu gelangen. Der Bewerbungsprozess sollte dabei einfach gehalten werden, meint Christoph Herzog, PR-Mann bei United Planet. Und: „Stetige und punktgenaue Kommunikation mit dem Bewerber in Form von personalisierten Eingangsbestätigungen oder Zwischenbescheiden vermitteln einen guten ersten Eindruck des Unternehmens.“

Ein Wettbewerbsvorteil mittelständischer Unternehmen bei der Rekrutierung ist ihre Schnelligkeit. Die Entscheidung für einen Mitarbeiter muss nicht durch diverse Gremien laufen, „sondern der Bewerber bekommt direkt eine Rückmeldung und hat am nächsten Tag gegebenenfalls den Arbeitsvertrag im Briefkasten“, betont Livius Ziethe. Ein Nachteil ist hingegen, „dass Mittelständler meist nicht über die finanziellen Ressourcen der Konzerne verfügen und daher nur selten mit großen Markenkampagnen ihre positiven Eigenschaften als Arbeitgeber in Szene setzen können“, weiß Sascha Grosskopf. Auch in den Bereichen Social Media und Active Sourcing würden die kleinen Unternehmen stets auf die Experten der Großkonzerne treffen. Sinnvoll sei es daher, auf langfristige Kooperationen mit Hochschulen sowie Mitarbeiterempfehlungsprogramme zu setzen. „Zufriedene Mitarbeiter, die sich gut aufgehoben fühlen, empfehlen die Stellen gerne ihrem Netzwerk“, was letztlich kostengünstiger und besser als jede teure Markenkampagne ist.

Software unterstützt das Personalmanagement

Eine große Unterstützung im gesamten Rekrutierungsprozess bieten Software-Lösungen, die Informationen über die im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen und Fähigkeiten zusammenführen und sie für alle Mitarbeiter transparent machen. „Software ist die Plattform für den Austausch zwischen Personalabteilung und Mitarbeitern, beschleunigt Prozesse und gibt allen Beteiligten die Möglichkeit, sich in Entscheidungen einzubringen“, erklärt Bernhard Münster. Im Recruiting ist es z.B. ausschlaggebend, dass Top-Kandidaten schnellstmöglich identifiziert und sofort zum Gespräch eingeladen werden. Hier sorgen sauber gepflegte Stellenprofile seitens der Arbeitgeber für qualitativ hochwertige Ausschreibungen, während im System der Stand einer Bewerbung hinterlegt ist und schnellere Rückmeldungen den Kandidaten Wertschätzung spüren lassen. Nicht zuletzt ist es Software, die Unternehmen erst den unbegrenzten Zugang zu internen und externen Netzwerken ermöglicht. In Zeiten der Digitalisierung hat die Personalabteilung im Grunde gar keine andere Wahl als den Einstieg ins Social-Media-Geschäft. „Die Erfolge der ersten elek­tronischen Stellenbörsen haben schnell verdeutlicht, welch immenser Vorteil in der Digitalisierung der Daten liegt“, fügt Sascha Grosskopf an. „Von daher war es nur ein logischer Schritt bis zur Entwicklung kompletter Talent-Management-Software-Lösungen für die Mitarbeiter in einem Unternehmen.“

Über K.O.-Fragen lassen sich hier Kriterien definieren, welche für die Besetzung einer Stelle relevant sind und vom Bewerber beantwortet werden müssen. Oftmals ist es auch hilfreich, wenn Mitarbeiter ihre Kompetenzen und Fähigkeiten selbst in die Lösung eintragen und aktualisieren können. „Die Software zeigt dann auf Knopfdruck alle Bewerber an, die die Kriterien (für eine zu besetzende Stelle) erfüllen, und engt den Kreis der passenden Kandidaten sofort auf ein Minimum ein“, erklärt Christoph Herzog die Funktionsweise einer Talent-Management-Lösung. „Bewerber werden anschließend im flexibel definierbaren Team evaluiert, zum Vorstellungsgespräch geladen und gegebenenfalls eingestellt.“

Ein Blick in die Praxis: Ein Anwender von Talentsoft plante beispielsweise die Einführung eines Kunden-Support-Zentrums im osteuropäischen Ausland. Es wurden Fachkräfte gesucht, welche mit den Tools aus dem eigenen Haus vertraut sind, die notwendigen fachlichen und sprachlichen Qualifikationen mitbringen und sich einen Wechsel ins Ausland wünschen. Mit der entsprechenden Talent-Management-Lösung wurden laut Anbieter alle Kandidaten auf Knopfdruck herausgefiltert und gemäß ihrer Eignung sofort angesprochen. Innerhalb von zwei Tagen hatte der Anwender in Eigeninitiative die erforderlichen Kräfte identifiziert und im nächsten Schritt eine Nachfolgeplanung in die Wege geleitet.

Individuelle Karriereförderung

Doch wichtig ist es nicht nur, Talente zu finden, sondern sie auch langfristig an ein Unternehmen zu binden – was allerdings nicht als passive Fessel zu verstehen ist. Hier geht es um eine aktive Entscheidung der Mitarbeiter: „Ich arbeite für genau diesen Arbeitgeber, weil ich es will.“ Laut Dr. Ralf Gräßler, geschäftsführender Gesellschafter der Veda GmbH, steht hinter dieser Entscheidung letztlich eine hohe Leistungsmotivation durch Spaß an der Arbeit: „‚Maloche für Kohle’ ist out – ‚Arbeit mit Sinn’ ist mega-in.“ Doch mit welchen Methoden und Maßnahmen schaffen es Unternehmen, ihre Mitarbeiter „bei Laune“ zu halten? An erster Stelle sollten transparente Entwicklungsmöglichkeiten und eine individuelle Karriereförderung stehen, meint Livius Ziethe. So kämen Mitarbeiter erst gar nicht auf die Idee, abzuwandern. Mitarbeiter sollten jederzeit ihre Ziele und Karrierewünsche verfolgen können. Neben finanziellen Anreizen wie Boni können außerdem flexible Arbeitszeitmodelle, Sabbat-Jahre oder Home-Office-Regelungen zur Mitarbeiterbindung beitragen. Und letztendlich ist es auch wichtig, dass das Unternehmensklima stimmt. Denn sonst nutzen die tollsten Mitarbeiterbindungsmaßnahmen nichts.

„Wir setzen bei der Bindung der Talente auf persönliche Aspekte“, berichtet Jasmin Kraetz, Teamleiterin HR bei der Netpioneer GmbH, aus der Praxis. „Externe Talente bekommen regelmäßig Post vom Unternehmen“, etwa Geburtstagsgrüße per Mail, Newsletter, Präsente zur Hochzeit, Einladungen zu Veranstaltungen oder Stammtischen, aber auch zu persönlichen Essen. „Interne Talente fördern wir durch Angebote wie Coachings und geben ihnen die Möglichkeit, in andere Projekte hineinzuschnuppern.“ Eine gute Talent-Management-Software macht an dieser Stelle sichtbar, wo bei einzelnen Mitarbeitern Weiterbildungsbedarf besteht, in welchem Bereich sie sich entwickeln möchten und welchen Weg sie für sich im Unternehmen sehen. Damit wird sie zu einem wichtigen Instrument dafür, die Personalförderung strategisch zu gestalten.

Der Wille muss da sein

Voraussetzung für ein funktionierendes Talentmanagement sind die Akzeptanz im Personalbereich und der Wille zum Mitwirken bei den Führungskräften und Mitarbeitern. Sascha Grosskopf hat in manchen Fällen allerdings beobachtet, dass Personaler aufgrund der Tatsache, dass sie es mit dem besonders wertvollen Rohstoff „Mitarbeiter“ zu tun haben, eine gewisse Skepsis gegenüber datenbankgestützten Systemen an den Tag legen. Sie müssen von den Möglichkeiten einer Talent-Management-Lösung also erst einmal überzeugt werden.

Technische Hindernisse soll es heutzutage so gut wie keine mehr geben, denn jeder Mitarbeiter mit webbasiertem Zugriff kann Akteur im Talent-Management-Prozess sein. „Wichtig sind die Bereitschaft und der Wille der Organisation“, betont ebenso Tim Meinen, „dem Thema eine Priorität einzuräumen.“ Wenn innerhalb der Unternehmensführung das Verständnis für die Vorteile einer Talent-Management-Lösung fehlen, fällt es natürlich auch den zuständigen Personalern schwer, die notwendige Überzeugungsarbeit zu leisten. Demnach sollte eine entsprechende Software intuitiv und selbsterklärend bedienbar sein, die wichtigsten Funktionen abdecken und den User systematisch durch die Anwendung führen. Erfüllt eine Software diese Anforderungen, sind in der Regel keine Schulungen seitens des Anwenderunternehmens nötig.

Wichtig ist, dass sich Unternehmen im Vorfeld über die Ziele im Klaren sind, die mit entsprechender Lösung erreicht werden sollen, und sich ein paar grundsätzliche Fragen stellen: Auf welchen Funktionen liegt der Fokus? Ist die Software nahtlos in das bestehende ERP-System integrierbar? Welche Referenzen hat der Dienstleister vorzuweisen? Auch der zeitliche Gesamtumfang, Qualitätskriterien und Budgetrahmen müssen detailliert festgelegt werden, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. „Es wird inzwischen erwartet, dass sich HR-Lösungen schnell, einfach und ohne hohes Budget innerhalb weniger Wochen oder Monate einführen lassen“, weiß Tim Meinen. So mancher Mittelständler habe das letzte Projekt mit einem großen Anbieter noch in schlechter Erinnerung und wisse von Budgetüberschreitungen, Qualitätsmängeln und Terminverschiebungen zu berichten.

Der Einführungsaufwand einer Talent-Management-Lösung hängt stark vom Komplexitätsgrad, dem Umfang und der Art der zu übernehmenden Daten in die Software ab. In der Regel müssen Benutzer- und Unternehmensdaten erfasst werden. Sind diese schon in anderen Programmen enthalten, müssen sie an die neue Software angedockt werden. Beim Kauf oder der Miete einer Software sollten Unternehmen darauf achten, dass die Lösung eigenständig und ohne Programmierkenntnisse anpassbar ist. Laut Tim Meinen sind viele Lösungen nur oberflächlich individualisierbar, können aber in der Tiefe nicht angepasst werden. Das merken Kunden häufig erst, wenn die Entscheidung bereits gefallen und es für eine Korrektur zu spät ist. Ferner mangelt es in Bereichen wie z.B. dem Mitarbeitergespräch oftmals an professionellem Fachinhalt, der die Mitarbeiter „an die Hand nimmt“ und zeigt, wie Gespräche professionell durchgeführt werden. Nicht zuletzt fehlt es an Lösungen, die das Thema „Datenschutz“ fokussieren. Dabei könne laut Christoph Herzog geeignete Software die gesetzlichen Lösch- bzw. Anonymisierungsfristen personenbezogener Daten effektiv überwachen und so die Compliance sichern. Um generell die Datenschutzrichtlinien einzuhalten, „sollte man den Zugriff auf die Systeme nur wenigen Personen im Unternehmen ermöglichen“, empfiehlt Jasmin ­Kraetz. Und es ist wichtig, dass Talent-Management-Lösungen vom Anbieter ausschließlich über gesicherte Internet-Verbindungen zur Verfügung gestellt werden.

In Zukunft wird Talentmanagement weiter an Bedeutung gewinnen. Livius Ziethe könnte sich beispielsweise vorstellen, „dass wie bei der digitalen Personalakte anfangs nur einige Vorreiter entsprechende Software einsetzen und später die Lösung nicht mehr aus den Unternehmen wegzudenken ist“. Und wahrscheinlich sei ein Umdenken auch nötig, z.B. was den Einsatz mobiler Endgeräte betrifft. Laut einer Studie der Ludwig-Maximilians-Universität München nutzen bereits 43 Prozent der Jobsuchenden ihr Smartphone zur Jobsuche. Auch der Mittelstand wird sich dieser Entwicklung nicht verschließen können. Und wenn man noch den Demographie-Aspekt einbezieht, dann wird Talentmanagement in Zukunft sicher auch nicht mehr ohne altersgerechte Arbeitsplatzgestaltung oder Gesundheitsmanagement auskommen. Schließlich sollten die Bedürfnisse aller Generationen berücksichtigt werden.

Bildquelle: Thinkstock / iStock

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