HR-Prozesse effizient gestalten

Talentmanagement zur professionellen Personalarbeit

Im Interview meint Christoph Herzog, Public Relations bei der United Planet GmbH, dass in Zukunft gerade in Personalabteilungen die Digitalisierung noch viel stärker Einzug halten werde. Talent-Management-Software werde eine große Unterstützung dabei bieten, HR-Prozesse effizient und gleichzeitig fair zu gestalten.

Christoph Herzog, United Planet

„Eine Software sollte so konzeptioniert sein, dass sie den Anwender mit allen wichtigen Funktionen unterstützt und dennoch intuitiv und einfach bedienbar ist“, betont Christoph Herzog, PR bei der United Planet GmbH.

ITM: Ob Personal-Management-Software, Recruiting-Lösungen oder Bewerbermanagement – HR-Anbieter werben mit den unterschiedlichsten Lösungen. Herr Herzog, wie lässt sich an dieser Stelle das Thema „Talentmanagement“ einordnen? Was verbirgt sich konkret dahinter?
Christoph Herzog:
Talent-Management-Lösungen beinhalten eine Reihe von Software-Werkzeugen für professionelle Personalarbeit. Damit können die richtigen Mitarbeiter schneller gefunden, eingearbeitet und durch Förderung und Wertschätzung langfristig ans Unternehmen gebunden werden.

ITM: Welche Rolle spielt das Thema „Talentmanagement“ aktuell im Mittelstand?
Herzog:
Qualifizierte Mitarbeiter angesichts des heutigen Fachkräftemangels und „War for Talents“ zu finden und zu halten, stellt viele mittelständische Unternehmen vor eine große Herausforderung. Zum einen gilt es, das eigene Unternehmen in den richtigen Kanälen attraktiv zu positionieren, um die richtigen Fachkräfte anzusprechen. Zum anderen muss der passende Kandidat aus einer großen Anzahl von eingehenden Bewerbungen zügig ermittelt werden. Einmal eingestellt, müssen die Mitarbeiter kontinuierlich gefördert und ihre Kompetenzen entwickelt werden. Das verlangt nach geeigneten Software-Werkzeugen, die die Unternehmen dabei unterstützen.

ITM: Was macht einen talentierten Mitarbeiter aus und inwiefern können Firmen von ihm profitieren?
Herzog:
Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind ihr größtes Potential. Jeder Mitarbeiter besitzt Talente, die als Ganzes den Unternehmenserfolg ausmachen. Es gilt, die Mitarbeiter gezielt zu entwickeln und ihre individuellen Fähigkeiten zu fördern. Talent-Management-Software kann diesem Vorgang unterstützen.

ITM: Wo auf dem Arbeitsmarkt findet man anno 2015 talentierte Mitarbeiter? Wie gehen Mittelständler bei der Suche vor?
Herzog:
Immer mehr Fachkräfte nutzen Online-Bewerbungsportale oder externe Stellenbörsen, um sich auf eine Stelle zu bewerben. Auch Plattformen wie Xing und Linkedin werden immer häufiger für Karrierezwecke genutzt. Um qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen, müssen diese Bewerber über entsprechende Kanäle angesprochen werden. Der Bewerbungsprozess sollte einfach gehalten sein. Personendaten und der Lebenslauf sollten über Plattformen wie Xing übernommen werden können, um Zeit zu sparen und den Bewerbungsprozess einfach zu halten. Das Unternehmen hat hier zudem den Vorteil, dass Bewerberdaten besser analysiert werden können. Stetige und punktgenaue Kommunikation mit dem Bewerber in Form von personalisierten Eingangsbestätigungen oder Zwischenbescheiden vermitteln einen guten ersten Eindruck des Unternehmens.

ITM: Inwieweit kann Software helfen, die richtigen Talente/Mitarbeiter für eine zu besetzende Stelle zu finden?
Herzog:
Mit geeigneter Software kann der Bewerbungsprozess standardisiert und damit schnell und fair durchgeführt werden. Wenn ein klarer Ablauf definiert wird, wie Bewerbungen von der Stellenausschreibung bis zur Einarbeitung ablaufen, kann der Prozess verkürzt werden. Somit können beispielsweise attraktive Bewerber eine schnellere Rückmeldung erhalten – noch bevor sie bei der Konkurrenz unterschrieben haben!

ITM: Und konkret: Wie kann eine Talent-Management-Software spezielle Erfolgsfaktoren identifizieren und so die besten Mitarbeiter für offene Stellen herausfiltern?
Herzog:
Erfolgsfaktoren lassen sich sowohl auf Ebene der Ausschreibung als auch auf Ebene der Stellenanforderungen ermitteln. Über K.O.-Fragen lassen sich Kriterien definieren, welche für die Besetzung einer Stelle wichtig und relevant sind und vom Bewerber beantwortet werden müssen. Die Software zeigt dann alle Bewerber an, die die Kriterien erfüllen, und engt den Kreis der passenden Bewerber sofort auf ein Minimum ein. Bewerber werden anschließend im flexibel definierbaren Team evaluiert, zum Vorstellungsgespräch geladen und gegebenenfalls eingestellt.

ITM: Welche Rahmenbedingungen seitens des Anwenders setzt ein funktionierendes Talentmanagement voraus?
Herzog:
Eine Talent-Management-Software sollte intuitiv und selbsterklärend bedienbar sein, die wichtigsten Funktionen abdecken und den Anwender systematisch durch die Anwendung führen. Erfüllt eine Software diese Anforderungen, sind in der Regel keine Schulungen oder sonstige Rahmenbedingungen seitens des Anwenders nötig.

ITM: An welchen Stellen hakt es bei Talent-Management-Lösungen oftmals noch?
Herzog:
In Themengebieten wie z.B. dem Mitarbeitergespräch mangelt es oftmals an professionellem Fach-Content, der die Mitarbeiter an die Hand nimmt und zeigt, wie Gespräche professionell durchgeführt werden. Daher arbeiten wir eng mit dem Fachverlag C.H.Beck zusammen, der hochqualifizierten Content für unsere Anwendungen liefert. Im Bereich Bewerbermanagement fehlt es an Lösungen, die das Thema Datenschutz fokussieren. Dabei kann geeignete Software die gesetzlichen Lösch- bzw. Anonymisierungsfristen personenbezogener Daten effektiv überwachen und so die Compliance sichern.

ITM: Wie wird die Sicherheit der Personaldaten gewährleistet, die mit Talent-Management-Software-Lösungen verarbeitet werden?
Herzog:
Benutzergruppen können sicherstellen, dass Mitarbeiter nur die Informationen sehen, für die sie die Berechtigung besitzen. Im Bereich Bewerbermanagement ist darauf zu achten, dass die Software datenschutzkonform arbeitet und personenbezogene Daten innerhalb der gesetzlichen Fristen löscht bzw. anonymisiert und Bewerbungen nicht unrechtmäßig vervielfältigt, verteilt oder auf Postein- und -ausgängen unbemerkt erhalten bleiben. Dieses Problem ist zu beheben, indem die Bewerbungen ausschließlich innerhalb der Bewerber-Management-Applikation verweilen und alle Evaluierungsprozesse in der Software stattfinden.

ITM: Auf dem Markt tummeln sich zahlreiche Talent-Management-Software-Anbieter. Wie sollten Mittelständler bei der Auswahl vorgehen? Nach welchen Kriterien sollten sie den Dienstleister und eine entsprechende Lösung auswählen?
Herzog:
Eine Software sollte so konzeptioniert sein, dass sie den Anwender mit allen wichtigen Funktionen unterstützt und dennoch intuitiv und einfach bedienbar ist. Mittelständische Unternehmen sollten sich bei der Auswahl von HR-Software daran orientieren, für welche Mitarbeiterzahlen die Software-Lösung geeignet ist. Zudem ist darauf zu achten, wie einfach die Lösung an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann.

ITM: Mit welchem Aufwand ist die Einführung einer entsprechenden Software verbunden (zeitlich, personell, kostentechnisch)? Stolpersteine?
Herzog:
Der Einführungsaufwand hängt stark vom Komplexitätsgrad und dem Umfang und Art der zu übernehmenden Daten in die Software ab. In der Regel müssen Benutzerdaten und Daten zum Unternehmen wie z.B. Organisation und Abteilungen erfasst werden. Sind diese schon in anderen Software-Programmen enthalten, müssen die Daten angedockt werden. Beim Kauf oder der Miete einer Software sollte darauf geachtet werden, dass die Software eigenständig und ohne Programmierkenntnisse anpassbar ist, um Zeit und Kosten zu sparen.

ITM: Inwieweit sind die Lösungen individualisierbar?
Herzog:
Unser Grundsatz ist es, dass der Anwender immer im Zentrum steht. Daher sollten die Programme möglichst leicht an die konkreten Praxisanforderungen angepasst werden können. Dies lässt sich z.B. über eine graphische Entwicklungsoberfläche erreichen, auf der Elemente wie Eingabefelder etc. verschoben oder hinzugefügt werden können.

ITM: Inwieweit greifen Talent-Management-Lösungen in das Thema „Personalförderung/-weiterbildung“ ein?
Herzog:
Software-Lösungen im Bereich Mitarbeitergespräch, Fortbildungen und Skill-Management sorgen dafür, dass Kompetenzen und Ziele jedes Mitarbeiters systematisch erfasst und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um Kompetenzen zu fördern.

ITM: Wie könnte sich das Talentmanagement der Zukunft gestalten?
Herzog:
In Zukunft wird gerade in Personalabteilungen die Digitalisierung noch viel stärker Einzug halten. Talent-Management-Software wird eine große Unterstützung dabei bieten, HR-Prozesse effizient und gleichzeitig fair zu gestalten. Durch glatt laufende Abläufe kann den Mitarbeitern die ihnen gebührende Wertschätzung zukünftig viel besser zuteilwerden. Auch hinsichtlich der vielbeschrienen „Generation Z“ wird es immer wichtiger werden, die Identifikation mit dem Unternehmen und damit auch die Motivation der Mitarbeiter zu fördern.

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