DMS-Einführung

Technik für Feld und Natur

Die Einführung eines Cloud-basierten Dokumenten-Management-Systems (DMS) trug zügig Früchte. Schneller, transparenter und sicherer sind seither Rechnungsprüfung, Auftragsabwicklung und Personalverwaltung beim erfahrenen Landmaschinenspezialisten Agrar-Markt Deppe.

  • Agrar-Markt Deppe GmbH mit Sitz in Bad Lauterberg-Barbis

    Die Firma Agrar-Markt Deppe GmbH mit Sitz in Bad Lauterberg-Barbis hat derzeit 140 Mitarbeiter.

  • Beim mittelständisches Familienunternehmen werden Tradition und Innovation großgeschrieben: (v.l.) Sven, Marcel, Justin und Friedrich Deppe.

    Beim mittelständisches Familienunternehmen werden Tradition und Innovation großgeschrieben: (v.l.) Sven, Marcel, Justin und Friedrich Deppe.

Die Tradition hochzuhalten, Innovation aber ständig voranzutreiben, darauf ist das Familienunternehmen stolz: Bereits vor 100 Jahren gegründet gehört die Agrar-Markt Deppe GmbH heute mit ihren neun Standorten und 140 Mitarbeitern zu den führenden Landmaschinenhändlern in Mitteldeutschland. Das auf Technik für Land, Forst und Garten spezialisierte Unternehmen liefert seinen Kunden alles, was ihnen die Arbeit auf dem Feld und in der Natur erleichtert – vom 250-PS-Traktor bis zur Rosenschere. Und dazu einen umfassenden Service. Kundennähe und eine schlanke Organisation zählen bei Deppe zu den Erfolgsfaktoren. „Wir verkaufen innovative Technik“, sagt Marcel Deppe, Prokurist beim Familienunternehmen. „Aber auch intern wollen wir unsere Prozesse immer weiterentwickeln.“ Dafür ist seit Frühjahr 2017 ein Docuware-DMS im Einsatz.

Anbindung aller Standorte

Vor Einführung des DMS stand die Verwaltung vor einer ständigen Herausforderung: Die monatlich rund 1.800 Eingangs- und 3.000 Ausgangsrechnungen ordnungsgemäß abzulegen, war umständlich und kostete viel Zeit. Die Eingangsrechnungen und Lieferscheine wurden jeweils in den einzelnen Standorten archiviert. Damit auch die Unternehmenszentrale in Bad Lauterbach auf die Belege zugreifen konnte, mussten diese herausgesucht, kopiert und verschickt werden. Dabei konnte man nicht ganz sicherstellen, alle Rechnungen revisionssicher zu archivieren. Um das zu garantieren, entschied das Unternehmen, ein DMS einzuführen.

Außerdem sollten Arbeitsprozesse, die an den Standorten teils unterschiedlich abliefen, angeglichen werden, etwa im Bereich der Auftragsabwicklung. Die problemlose Anbindung aller Standorte an das DMS war deshalb ein entscheidendes Argument für Docuware, ebenso die mögliche Schnittstelle zur ERP-Software des Unternehmens. Wegen des Preis-Leistungs-Verhältnisses entschied man sich für die Cloud-Lösung. So musste weder ein neuer Server angeschafft noch mussten sonstige technische Vorbereitungen getroffen werden. „Für die Cloud spricht auch, dass wir ohne Aufwand Updates erhalten“, sagt Marcel Deppe.

Vom Workshop zum Workflow

In einem Workshop konnten sich die Mitarbeiter schon vor dem Start des DMS-Einsatzes im März 2017 mit dem System vertraut machen. Gemeinsam wurden zunächst die Arbeitsabläufe an den einzelnen Standorten analysiert und die Prozesse angeglichen. Im Workshop gut eingearbeitet fand das System bei den Mitarbeitern schnell Akzeptanz. Begonnen wurde mit der Archivierung der Eingangsrechnungen und Lieferscheine, anschließend wurde der DMS-Einsatz ausgeweitet. Docuware ist in das ERP-System AMS Arista integriert, eine Branchenlösung für den Landtechnikvertrieb. Mit nur einem Mausklick werden nun die Ausgangsrechnungen revisionssicher abgelegt.

Für optimierte Arbeitsabläufe sorgt bei Deppe eine Reihe neuer Workflows. Als Erstes wurde ein Workflow für die Prüfung von Eingangsrechnungen installiert. Dieser startet, sobald eine Eingangsrechnung gescannt‚ automatisch verschlagwortet und in Docuware archiviert ist. Sie wird an die Verantwortlichen in den zuständigen Abteilungen weitergeleitet, dort geprüft und anschließend in der Finanzbuchhaltung gebucht und bezahlt. Ein zweiter Arbeitsablauf wurde zur Auftragsabwicklung eingerichtet. Diese läuft jetzt an allen Standorten des Unternehmens einheitlich ab. Sobald ein Außendienstmitarbeiter vom Kunden den unterschriebenen Auftrag erhält, wird dieser gescannt und archiviert. Damit startet der Workflow. Der Auftrag erscheint in der Aufgabenliste des Verkaufsleiters. Dieser genehmigt den Auftrag und leitet ihn mit einem elektronischen Stempel zur Auftragsabwicklung weiter. Dort werden Indexdaten ergänzt und eine Auftragsbestätigung erstellt, die wiederum – vom Verkaufsleiter genehmigt – von der Auftragsabwicklung per Post an den Kunden sowie per Mail an die Werkstatt gesendet wird.

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Transparente Prozesse

Dort wird die Landmaschine für die Auslieferung fertig gemacht. Mit dem Okay aus der Werkstatt wird der Lieferschein gedruckt. Sobald dieser vom Kunden unterschrieben wieder im Unternehmen eintrifft, wird er gescannt und archiviert. Damit geht automatisch eine Mail an die Auftragsabwicklung, die daraufhin die Rechnung generiert. Auch können Mitarbeiter reibungslos ihren Urlaubsantrag per Online-Formular stellen. Selbsttätig weitergeleitet an Vorgesetzte und Personalabteilung kann dieser ohne unnötige Verzögerung genehmigt werden.

Auf das DMS wollen die Mitarbeiter bei Agrar-Markt Deppe  nicht mehr verzichten. Nicht nur die schnelle und revisionssichere Ablage spart wertvolle Arbeitszeit. Mitarbeiter sind auch nicht mehr mit stundenlangem Suchen nach Unterlagen beschäftigt, sondern haben mehr Zeit für ihre Aufgaben in Finanzverwaltung und Vertrieb. Sowohl in der Zentrale als auch an allen Standorten kann jetzt jeder Berechtigte schnell auf die Informationen zugreifen, die er für seine Arbeit braucht, und bei Kundenanfragen ist sofort eine genaue Auskunft möglich.

Intuitive Bedienung

Was Marcel Deppe am neuen DMS besonders gefällt, ist die intuitive Nutzung des Systems. Eine Schulung der Mitarbeiter war dadurch nicht nötig. Dass sich die Software weitgehend selbst administrieren lässt, ist für ihn ein weiteres Plus: „Wir müssen das Systemhaus nicht oft um Hilfe bitten.“ Der Docuware-Einsatz wird so kontinuierlich weiter ausgebaut. Die digitale Personalakte und dazu ein Workflow zum Bewerber-Management stehen derzeit auf der Agenda. Noch in diesem Jahr ist der Umstieg auf ein neues ERP-System geplant, verbunden mit einer noch tieferen Integration des digitalen Dokumenten-Managements.

Bildquelle: Agrar-Markt Deppe GmbH

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