So haben Mittelständler die Kosten im Blick

Transparenz bei der Abrechnung von ERP Anpassungen?

Mittelständler müssen die Kosten im Blick behalten, auch und gerade beim Thema ERP. Dazu zählt insbesondere das Vertrauen in die Fähigkeiten der Berater und Programmierer, wenn es beispielsweise um Anpassungen und Individualisierungen geht. Wie können die Kunde nachvollziehen, ob der abgerechnete Aufwand wirklich nötig war?

„Wir wollen das Gefühl haben, dass der Berater in der Zeit, in der er bei uns tätig ist, tatsächlich etwas zustande bringt. Dieses Gefühl haben wir leider nicht bei allen IT-Dienstleistern“, bringt es ein IT-Leiter im Gespräch mit IT-MITTELSTAND auf den Punkt. Manchmal beschleiche ihn vielmehr das ungute Gefühl, dass die hohen zeitlichen und finanziellen Aufwendungen das Ergebnis nicht rechtfertigten. Die Krux an der IT-Dienstleistungsfront sei, dass die Tage immer bezahlt werden müssten, unabhängig davon, wie zufriedenstellend das Ergebnis am Ende ist.

Gerade von Beratern werden aber verlässliche Antworten und Aufwandsschätzungen erwartet und auch, dass sie zugeben, wenn sie in einem Thema nicht firm sind. Dies steigert das Vertrauen. Das Gegenteil wird bewirkt, wenn Berater Wissen vortäuschen und mehrere Tage ohne entsprechendes Ergebnis an einer Themenstellung herumdoktern. Dies ist für die Anwender mehr als ärgerlich. Schenkt man dem zitierten IT-Leiter Glauben, ist es jedoch eher die Regel als die Ausnahme.

Unsere Frage an die ERP-Lieferanten lautet also, wie sie den Kunden Transparenz darüber liefern wollen, wenn es um die Abrechnung für Erweiterungen oder Anpassungen geht. Oder andersherum: Wie können die Kunde nachvollziehen, ob der abgerechnete Aufwand wirklich nötig war?


Dirk Bingler von GUS setzt auf eine enge Abstimmung mit den Kunden im Vorfeld über die inhaltlichen Anforderungen und das geplante Vorgehen. Geht es um aufwendige Programmierungen, wird bereits in der Konzeptionsphase ein Entwickler hinzugezogen. Sobald gemeinsam detailliert festgelegt ist, was zu tun ist, bildet eine Aufwandsschätzung die Basis für die Beauftragung. Die getätigten Aufwendungen werden auf Stundenzetteln dokumentiert, sodass die Anwender eine möglichst hohe Transparenz erhalten.

Branchenbezogene Referenzmodelle

Zusätzlich ziehen die Kölner für die Erarbeitung und Umsetzung konkreter Verbesserungsvorschläge branchenbezogene Referenzmodelle heran. Sie sind in der ERP-Suite hinterlegt, werden fortlaufend aktualisiert und halten bestimmte Voreinstellungen, Best Practices und Datenmodelle bereit, die aus anderen Projekten zusammengetragen wurden. Der Vorteil für den Kunden soll sein, dass damit konkrete Erfahrungswerte und Lösungsansätze für die Umsetzung der Kundenanforderungen genutzt werden können, wodurch sich insgesamt der Aufwand reduzieren soll.

Bei Kumavision nutzt man zur Projektsteuerung mit dem Kunden eine selbstentwickelte Plattform auf Basis von Microsoft SharePoint. Mit den integrierten Projektmanagement-Bestandteilen wie Ampelsteuerungen, Projektmethodik und -planung werden alle Projektbeteiligten über den zeitlichen und budgetären Projektverlauf auf dem aktuellen Stand gehalten. So will das Unternehmen die Transparenz im Projekt, gerade bezüglich notwendiger Arbeiten und des tatsächlichen Arbeitsaufwands, erhöhen. Was zu gelingen scheint, weil bereits von mehreren Kunden die Nachfrage kam, die Plattform zur Steuerung eigener Projekte nutzen zu wollen. (Seit Kurzem wird die Plattform unter dem Namen Alight.target als eigenständiges Produkt angeboten.)

Dialog über die Prozessfortschritte

Bei Cormeta erhalten die Kunden ein konkretes Angebot über die Höhe der Kosten bzw. die benötige Zeit für die definierten Erweiterungen und Anpassungen. Dieses Angebot wird in der Regel von erfahrenen Beratern oder Entwicklern ermittelt. Die zuständigen Mitarbeiter dokumentieren ihre Stunden mithilfe eines IT-gestützen Erfassungssystems. Oft werden die Erweiterungen und Anpassungen der Berater im Dialog mit den entsprechenden Ansprechpartnern bei Kunden vor Ort erledigt, sodass auch diese Zeiten dokumentiert sind. Als entscheidend sieht Holger Behrens allerdings den Dialog über die Prozessfortschritte zwischen dem ERP-Spezialisten und dem Ansprechpartner beim Kunden an.

Bei IFS erhalten die Kunden ausführliche Spezifikationen mit vielen technischen Details und Detailkalkulationen. Damit sollen sie nachvollziehen können, wie viel angepasst wurde. Außerdem liefern die Schweden die Anpassungen im Quellcode aus. Zudem enthalten die Angebote geplante Zeitwerte und die Abrechnungen der tatsächlichen Zeiten.

Godelef Kühl streicht heraus, die Software seines Unternehmens sei auch vom Anwender oder von Dritten anpassbar. Der Umfang von Anpassungen werde üblicherweise im Rahmen vorgeschalteter Workshops verbal beschrieben, gegebenenfalls als Mockup vorgestellt und dann angeboten. Circa 80 Prozent der Anpassungsdienstleistungen werden dabei zum Festpreis erbracht, sodass die Kunden den genauen Preis vor einer Kaufentscheidung kennen.

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