Unified Communications für den Mittelstand

UC-Lösungen aus der Cloud

Wer glaubt, dass die Implementierung von Unified Communications (UC) immer aufwendig und teuer sein muss, der irrt. Vielmehr machen Cloud-Technologien und eine kluge Planung diese Kommunikationsinfrastrukturen auch für mittelständische Unternehmen attraktiv.

Unified Communications für Mittelstand

Cloud-Technologien machen Unified Communications auch für den Mittelstand attraktiv

Vor der Implementierung einer Unified-Communications-Lösung (UC) sind sowohl eine umfassende Bedarfsanalyse als auch Anschaffungsplanungen entscheidende Faktoren. Zudem sollte im Rahmen des Kosten/Nutzen-Aspekts die Schaffung und Optimierung der Kommunikationstransparenz betrachtet werden. Dabei müssen die jeweiligen Anwendungsfälle berücksichtigt werden, sprich mit welchem Gerät und über welchen Kanal kann und sollen die Mitarbeiter künftig von wo und mit wem zusammenarbeiten können.

Darüber hinaus ist es wichtig, Kommunikationskanäle für das gesamte Spektrum des Nutzerverhaltens bereitzustellen – abgestuft nach Abteilung und Funktion der verschiedenen Mitarbeiter. So steht die Integration mobiler Kanäle beispielsweise bei einem Dienstleister im Vordergrund, der stark vertriebs- und service-orientiert bei Kunden vor Ort tätig ist. Auch die Kundenstruktur gilt es zu berücksichtigen. Die Kommunikation mit einer überschaubaren Anzahl großer Kunden stellt völlig andere Anforderungen an die Infrastruktur als der Service für Hunderte oder gar Tausende von Privatkunden.

Gesetzliche und Compliance-Richtlinien beachten

Außerdem müssen Unternehmen verschiedene Regularien berücksichtigen. So legen die Datenschutzrichtlinien u.a. fest, welche Verschlüsselungen erforderlich sind. Bei der Datenklassifizierung ist zu definieren, welche Inhalte über die verschiedenen Kommunikationskanäle transportiert werden dürfen.

Auch eine frühzeitige Einbindung des Betriebs-/Personalrats in die Planung eines UC-Projekts ist sinnvoll, da der Verfügbarkeitsanzeige der Mitarbeiter manchmal der Ruch eines Überwachungsinstruments anhaftet. In Zusammenarbeit mit Betriebs-/Personalrat lässt sich wertvolle Aufklärungsarbeit leisten und Mitarbeitern die Möglichkeit einräumen, selbst zu entscheiden, ob sie ihren Status eintragen oder nicht.

Abschließend müssen Unternehmen die Kosten für den internen oder externen Betrieb der UC-Lösung unter Berücksichtigung von Hardware und Lizenzen, Provider-Steuerung sowie Betriebskosten abwägen. So kann die richtige Wahl für den Betrieb der UC-Lösung die Nutzung als Managed Service sein – auch wenn der externe Betrieb etwas teurer ist, er aber strategisch für das Unternehmen die bessere Lösung darstellt.

Für kleinere und mittelständische Unternehmen ist oftmals auch die Cloud das Mittel der Wahl. Denn im Gegensatz zu Großunternehmen sind die Skaleneffekte der Effizienzgewinne von voll integrierten Inhouse- oder dedizierten UC-Lösungen bei kleineren Unternehmen nicht ausreichend, um die erforderlichen Zusatzkosten in ausgewogenem Maß zu amortisieren.

Vorteile von UC-Lösungen

Gehen Unternehmen die Einführung einer UC-Lösung geplant an und setzen auf die für sie passende Lösung, profitieren sie bgesehen von den Kosteneinsparungen, beispielsweise durch geringere Telefongebühren oder Reisekosten, in der Regel von einer deutlichen Effizienzsteigerung. Denn die Nutzung von UC-Lösungen verspricht Zeitgewinn, Flexibilität und Transparenz, aufgrund des höheren Automatisierungsgrads. Dabei haben die Mitarbeiter beispielsweise die Möglichkeit, ihren Status in der UC-Lösung einzustellen oder automatisiert aus dem Kalender zu übernehmen. So sehen Kollegen direkt, ob ein Mitarbeiter telefonisch zu erreichen ist. Dadurch entfallen Leerlaufzeiten.

* Der Autor Sebastian Obermeier ist Senior Consultant bei Campana & Schott.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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