Micro-Epsilon erweitert ERP-System

Umfassend ausgebaut

Der Messtechnikhersteller Micro-Epsilon erweiterte sein bestehendes ERP-System, um mit der neuen Lösung sämtliche Geschäftsprozesse umfassend zu verwalten.

Dr. Alexander Wisspeintner, Leiter Informationstechnologie bei Micro-Epsilon Messtechnik GmbH & Co KG

Das international tätige Unternehmen Micro-Epsilon bietet seit über 40 Jahren Lösungen für die Messung von Weg, Abstand, Position und Temperatur. Das Produktportfolio umfasst Sensoren, Messsysteme und Prüfanlagen mit aktuellen Technologien, wobei die meisten Produkte kundenspezifisch entwickelt und auftragsbezogen produziert werden. Mit weltweit 14 Standorten und Tochterunternehmen (wie Atensor Engineering and Technology Systems GmbH in Steyr) und zahlreichen Patenten adressiert der Messtechnikspezialist sowohl kleine Unternehmen als auch Global Player.

Bereits seit langem nutzt Micro-Epsilon das ERP-System des Anbieters Ibees. Zu Beginn der Zusammenarbeit setzte der Messtechnikhersteller auf das Geschäftsmanagementsystem AFPS 3. Das System bot alle Vorteile einer ERP-Lösung und bildete zusätzlich auch ein CRM-System sowie eine Betriebsdatenerfassung und produktionsorientierte Personalzeiterfassung in einem Portal ab. „Damit hatten wir die Kontrolle über die wichtigsten betriebsrelevanten Prozesse“, beschreibt Dr. Alexander Wisspeintner, Leiter Informationstechnologie bei Micro-Epsilon Messtechnik GmbH & Co. KG, die Ausgangslage. Das System wies aber auch einige gravierende Nachteile auf: So war AFPS 3 nicht Multi-Client-fähig und die Auswertungsmöglichkeiten waren unzureichend. Zudem gab es keine Unterstützung vom Hersteller der Superbase-Datenbank. „Diese Umstände und die Tatsache, dass wir zunehmend mehr Mitarbeiter und Firmen im In- und Ausland beschäftigten, ließ uns nach einer neuen Lösung Ausschau halten“, ergänzt Wisspeintner.

Wie ein Schweizermesser

Die neue ERP-Lösung sollte nicht nur die Kernprozesse wie etwa Beschaffung, Angebots- und Auftragserfassung, Fertigung, Vertrieb sowie Controlling abbilden können, sondern auch sämtliche Informationen rund um Projekte und Aufträge, Kunden, Mitarbeiter, Produkte und E-Mail-Korrespondenz. „Zusätzlich war uns wichtig, dass das System auch als Dokumentenmanagementplattform dienen kann“, so Wisspeintner. Darüber hinaus wurde gefordert, dass die Informationen intensiv verknüpft und den einzelnen Standorten des Unternehmens zugänglich gemacht werden können. In technischer Hinsicht sollte die neue Lösung eine Client-Server-Architektur (J2EE, JBoss) besitzen, datenbankunabhängig sein, auf Java- bzw. XML-Technologie basieren sowie mit Web Services erweiterbar sein. „Im Auswahlprozess war neben Ibees auch SAP im Gespräch. Deren Angebot erschien uns aber für ein kleineres Mittelstandunternehmen, wie wir es sind, zu groß und deshalb zu kostenintensiv. Unsere Wahl fiel daher auf Ibees.ERP. Zudem bot uns dieser Anbieter die Möglichkeit, wie bisher gemeinsam die Lösung weiter zu entwickeln“, erklärt Wisspeintner.

Das neue ERP-System ist eine modulare und auf Java basierende Lösung, sie ist plattformunabhängig und lässt sich auch mit großen, gängigen Datenbankservern koppeln. Dabei steuert und überwacht das Workflow-Managementsystem der Lösung sämtliche zentralen Geschäftsprozesse – von der Kundenanfrage über die Angebots- und Auftragserstellung sowie die daraus abgeleiteten Fertigungsaufträge, den Bearbeitungsstand der Aufträge, den Konstruktionsfortschritt und den Materialbeschaffungsprozess bis hin zu Versand und Rechnungslegung. Zusätzlich wird bei Micro-Epsilon nun auch der Entwicklungsprozess neuer Produkte – inklusive kompletter Korrespondenz, E-Mails, beigestellten Zeichnungen und Anlagen sowie dem Kalender – im ERP-System abgewickelt und dokumentiert. Die Lösung stellt alle Prozessabläufe mit Hilfe von Cockpits, Reports und Kennzahlen übersichtlich dar. Durch eine einfach zu bedienende Suchfunktion im Cockpit haben die Benutzer jederzeit Überblick über die Prozessfortschritte und können rasch auf einzelne Datensätze zugreifen – beispielsweise um sich alle offenen Rechnungen anzeigen zu lassen und bei Bedarf auch die Rechnungsdetails einzusehen.

Sechs Monate bis zum Ziel

Als erster Schritt in der Umsetzung stand die Ablösung des Altsystems AFPS 3 auf dem Plan. Dabei war auch die Nachbildung einiger Funktionen nötig. So mussten beispielsweise die Berechtigungen für Dokumente neu definiert, der Exchange- und Integrationsserver angebunden sowie das automatische Followup eingerichtet werden. Zusätzlich zu den Standardfunktionen wurde die neue ERP-Lösung um eine Schnittstelle für den Newsletter sowie eine Geheimsetzungsfunktion erweitert. Darüber hinaus wurden weitere Schnittstellen eingerichtet, um das System an die Finanzbuchhaltung, die Personalzeiterfassung, die Zollabwicklung sowie an den Warenversand anzubinden. Im nächsten Schritt wurden auch die Tochterfirmen und Entwicklungsstandorte mit der neuen Lösung vertraut gemacht und mit dem zentralen Server vernetzt. Obwohl die Lösung nach den Wünschen von Micro-Epsilon angepasst und weiterentwickelt werden musste, stand dem Go Live der Lösung nach knapp sechs Monaten nichts mehr im Wege.

Die neue ERP-Lösung ist nun in der gesamten Micro-Epsilon-Unternehmensgruppe durchgängig sowie abteilungs- und bereichsübergreifend im Einsatz. Derzeit arbeiten mehr als 400 der insgesamt 500 Mitarbeiter regelmäßig mit dem System. Die Produktionsstandorte verfügen über jeweils eine eigene Installation des neuen ERP-Systems. Die Vertriebsniederlassungen sind direkt mit dem zentralen Server vernetzt. Damit wichtige Informationen wie etwa Artikelstamm oder gemeinsame Kunden in allen Niederlassungen immer auf aktuellem Stand sind, werden diese regelmäßig und automatisch synchronisiert. „Das ist deshalb wichtig, weil die Produktentwicklung auf mehrere Standorte aufgeteilt ist. Optische Messtechnikprodukte beispielsweise werden in der Dresdner Tochterfirma entwickelt, die Software dazu wiederum am Firmensitz in Ortenburg“, erläutert Wisspeintner.

Da E-Mails, Aufgaben und Termine in der ERP-Lösung zentral verfügbar sind, können Informationen rasch ins System eingespielt oder auch im Projektmanagement sogenannte „Meilensteine“ gesetzt werden. Diese Aufgaben erscheinen bei den betroffenen Personen als Termin oder Aufgabe in Outlook am PC oder auf dem Smartphone. Auch sind nun Workflows wie etwa Urlaubsanträge automatisiert. „Das spart Zeit und schafft Übersicht. Alle Geschäftsprozesse sind im System klar dokumentiert und jederzeit auffindbar“, berichtet Wisspeintner abschließend.

 

Micro-Epsilon
Geschäftsfeld: spezialisiert auf die Messung von Weg, Abstand, Position und Temperatu; Herstellung von Sensoren, Systemen und Prüfanlagen
Hauptsitz: Ortenburg
Gründung: 1968
Mitarbeiter: rund 500 Mitarbeiter
www.micro-epsilon.de

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