Herwig Jahn (Scaltel) und Ralf Scherm (Avanade) im Interview

Unified Communications im Mittelstand

Mit innovativen Lösungen für Unified Communications & Collaboration (UCC) steigern große Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter, verbessern die Effizienz ihrer IT und sparen auch noch Kosten. Da werden die Mittelständler hellhörig, wissen aber oftmals nicht genau, wie sie das komplexe Thema angehen sollen.

  • Ralf Scherm, Solution Specialist Office 365 bei Avanade

    Ralf Scherm, Solution Specialist Office 365 bei Avanade

  • Herwig Jahn, CTO Collaboration, Industrie 4.0 und Funklösungen bei der Scaltel AG

    Herwig Jahn, CTO Collaboration, Industrie 4.0 und Funklösungen bei der Scaltel AG

Um die Unsicherheiten und Bedenken der Mittelständler bei Unified Communications & Collaboration auszuräumen, haben die großen Hersteller kostengünstige „Starter-Pakete“ geschnürt und arbeiten fleißig an Schnittstellen. Denn der Mittelstand ist wie üblich auf der Suche nach einfachen, leicht einzusetzenden und günstigen Lösungen. Einzelne Dienste wie Audio- und Videokonferenzen, Mobilfunkintegration oder Präsenz werden längst geschätzt und eingesetzt, doch die von den Herstellern propagierten „Komplettlösungen“ für UCC gelten als zu komplex – und ihre Vorteile sind noch zu selten greifbar.

Diese Zurückhaltung hat wenig mit noch nicht ganz ausgereifter Technik zu tun, sondern vielmehr mit den Kosten – vor allem mit den Kosten der Integration und denen für die Lizenzen. Wir haben zwei Experten gefragt, wie sich die unbestrittenen Vorteile einer UCC-Lösung auch in der Praxis voll entfalten können.

ITM: Worauf ist bei der Einführung von „Unified Communication & Collaboration“ in mittelständischen Unternehmen besonders zu achten, damit sich die Zusammenarbeit künftig auch wirklich effizienter und produktiver gestaltet?
Ralf Scherm:
Die UCC-Einführung bedeutet, dass eine Vielzahl neuer Funktionen in ein Unternehmen und zu dessen Mitarbeitern gelangt. Eine unternehmensweite UCC-Lösung hat außerdem das Potential, bestehende Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.

Die Arbeitsweisen der Endanwender und gegebenenfalls die Geschäftsabläufe verändern sich; daher ist es wichtig, eine solche Einführung als Change-Programm zu betrachten und nicht als reine technische Umstellung. In unseren zahlreichen Projekten sprechen wir in diesem Zusammenhang stets vom „Change Enablement“, also von der Befähigung, die Anpassung der Geschäftsprozesse und die veränderte Arbeitsweise erfolgreich in ein Unternehmen zu bringen. Für uns als Service-Anbieter hat die Unterstützung unserer Kunden beim Change-Prozess daher eine ebenso große Bedeutung wie die technische Umsetzung.

Herwig Jahn: Die Einführung sollte nicht nur die reine Ablösung von Telekommunikationsanlagen (TK) beschreiben. Vielmehr ist darauf zu achten, dass Prozesse so verändert werden, dass Menschen effizienter und produktiver miteinander arbeiten können.

Dieses Ziel kann nur mit einer umfassenden Ist-Analyse vor Projektstart erreicht werden. Vor einer Umstellung muss verstanden werden, wie sich Arbeits- und Kommunikationsabläufe im Unternehmen derzeit gestalten, welche Lösungen im Einsatz sind und welche Problembereiche es gibt. Auf Basis dieser Erkenntnisse kann ein klares Projektziel definiert werden, das beim Finden der passenden UC-/Collaboration-Lösung hilft.

ITM: „Big Bang“ oder Schritt für Schritt: Welche Vorgehensweise empfehlen Sie bei der UCC-Einführung im Mittelstand – und warum?
Jahn:
Die Frage der Migrationsstrategie kann nicht global beantwortet werden. Vielmehr gilt es hier, die besonderen Anforderungen eines jeden Kunden individuell zu betrachten.

Besteht beispielsweise die Möglichkeit, alle vorhandenen Komponenten (Festnetz, Dect, Contact Center, Amtsanschluss, Mobilfunkintegration…) durch neue zu ersetzen, so empfehlen wir den „Big Bang“. Müssen aber bestimmte Anlagenteile (z.B. Dect, Contact Center…) aus betrieblichen oder organisatorischen Gründen weiter betrieben werden, so empfiehlt sich eine „sanfte Migration“. Grundlage dieser Entscheidung muss immer eine individuelle Betrachtung der betrieblichen Gegebenheiten und Kundenanforderungen sein.

Scherm: Die UCC-Einführung sollte sich immer an den besonderen Gegebenheiten eines Unternehmens ausrichten. „One size fits all“ gibt es nicht – und wo eine „Big-Bang-Umstellung“ bei einem bestimmten Projekt Sinn ergibt, kann wiederum eine Einführung Schritt für Schritt bei einem anderen Unternehmen die richtige Strategie sein.

Grundsätzlich gilt es, bei der Entscheidung folgende zentralen Aspekte zu bedenken: zentrale versus dezentrale Standorte, IT-Support-Strukturen, Benutzerverhalten bei Veränderungen, der digitale Entwicklungsstand der verschiedenen Fachbereiche, finanzielle Aspekte im Sinne des Schutzes getätigter Investitionen und Abhängigkeiten zu vorhandenen digitalen Unternehmenslandschaften. Gerade vor dem Hintergrund der vielen zu berücksichtigenden Faktoren kann auch eine Mischstrategie sinnvoll sein, bei der eine Einführung in wenigen, aber großen Wellen stattfindet.

ITM: UCC gilt als teuer – wegen der notwendigen Investitionen in Netzwerkinfrastruktur, Endgeräte, Software und Schnittstellen. Gibt es Mittel und Wege, beim Umstieg auf UCC ohne Abstriche an der Qualität der Kommunikation nachhaltig Kosten zu sparen?
Scherm:
Aus unserer Erfahrung handelt es sich hierbei um einen Mythos, der sich nicht bestätigt. Langfristig zahlt sich eine Investition in UCC auf jeden Fall aus. Das zeigen unsere zahlreichen Projekte in Unternehmen unterschiedlichster Größenordnung – und auch Analysten bestätigen das, u.a. Forester in der Studie „The Total Economic Impact of Microsoft Office 365“.

Natürlich besteht zunächst Investitionsbedarf, im Schnitt amortisieren sich diese Ausgaben jedoch innerhalb von sieben Monaten; spätestens nach zwölf Monaten ist die „Gewinnschwelle“ erreicht. Der durchschnittliche Return on Invest (RoI) liegt bei 162 Prozent. UCC in Verbindung mit Cloud-Technologie wie Office 365 bedeutet zudem Einsparungen bei Hardware, Rechenzentrum, Software, Betrieb usw. Zusätzlich steigt die Effizienz und somit die Produktivität enorm; Unternehmen können also nicht nur einsparen, sondern echte Mehrwerte erwirtschaften.

Weiterhin erhöht die Einführung von UCC basierend auf Office 365 die Agilität der IT-Abteilung, was sich positiv auf die verschiedensten Unternehmenseinheiten auswirkt. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die UCC-Einführung vorhandene heterogene IT-Landschaften harmonisiert – das spart ebenfalls Kosten.

Die Qualität der Kommunikation wird nachhaltig verbessert: Die Verknüpfung der verschiedenen Kommunikations- und Kollaborations-Tools erleichtert die Zusammenarbeit, was wiederum die Mitarbeiter motiviert. Dabei spielt der zuvor genannte Punkt Change-Enablement eine entscheidende Rolle.

Jahn: Eine neue UCC-Lösung kann nicht generell als teuer bezeichnet werden. In den meisten Fällen besteht heutzutage schon eine gute IP-Netzwerkinfrastruktur, die auf „Voice Readyness“ überprüft werden muss. Mit dem Einzug von WLAN wurden in der Regel schon PoE-fähige (Power of Ethernet) Switche in den Etagen angeschafft, die für die IP-Telefone verwendet werden können. Der Austausch von nicht PoE-fähigen Switchen gegen PoE-fähige Varianten erfolgt immer mehr im Zuge der End-of-Sale- oder End-of-Support-Deadlines der Switche.

Der Wechsel von festen Tischtelefonen zu Soft-Phones mit Headsets wird populärer. Somit entfallen die Anschaffungskosten von Tischtelefonen, außerdem wird nicht einmal mehr ein PoE-Port am Switch benötigt.

Kosten sparen kann man auch mit dem Einsatz von modernen IP-Festnetztelefonen. Trotz farbigem Display mit guter Videoauflösung verbrauchen diese Endgeräte weniger Strom als ihre Vorgänger. Über den integrierten Power-Save-Modus werden diese Telefone zusätzlich noch einmal in ihrer Leistungsaufnahme stark reduziert, falls sie über Nacht oder am Wochenende nicht benötigt werden.

Allgemein ist zu sagen, dass neue Möglichkeiten – etwa Videotelefonie und -konferenz, Präsenzinformation, Chat, Desktop-Sharing oder Webkonferenz – die Produktivität der Mitarbeiter messbar steigern. Im Endeffekt wirkt sich auch das positiv auf die Kostenbilanz des Unternehmens aus.

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