Einfache, sichere Urlaubsverwaltung

Urlaubs-App aus der Cloud

Für die Urlaubsverwaltung verschwenden mittelständische Unternehmen oftmals viel Zeit und Ressourcen. Mit der passenden App aus der Cloud erhalten Personalverantwortliche einen praktischen Helfer, der vom Stellen der Anträge bis zur Planung und Kontrolle alle Aufgaben zuverlässig erledigt.

Urlaubsplanung wird zum Kinderspiel

Mittels Cloud-App wird die Urlaubsplanung für die Mitarbeiter zum Kinderspiel

Die Aufwände in der Personalverwaltung steigen ständig, was vor allem an den hierzulande strengen Regularien und Gesetzten liegt. Faktoren wie das Arbeitsrecht, der Betriebsrat und die Arbeitsverträge geben hier einen engen Rahmen vor. Personaler sind daher bestrebt, nach Lösungen zu suchen, wie sie diese Anforderungen möglichst effizient bewältigen können. Eine weitere Herausforderung stellt die heutige, anspruchsvollere Mitarbeitergeneration dar – Stichwort Generation Y. Sie erwarten attraktive Rahmenbedingungen und entsprechend bemühen sich viele Personalverantwortliche, die Qualität der Services ständig zu verbessern.

Ins Blickfeld rückt dabei schnell das Thema Urlaubsplanung. Denn die Praxis zeigt, dass hier ein permanenter, unterschätzter Stressfaktor lauert. Falsch gestellte Urlaubsanträge, fehlende Stellvertreter oder unberechtigte Resturlaubstage können das Klima zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern schnell vergiften. Schuld am Planungschaos sind meistens rückständige Werkzeuge, wie sie bis heute in vielen Unternehmen eingesetzt werden. So herrscht oft noch Zettelwirtschaft, und auch das vermeintliche Büro-Allheilmittel Excel steigert die Fehlerwahrscheinlichkeit enorm. Falschen Einträge oder versehentliche Löschungen sind hier schnell passiert und können hinterher von niemandem mehr nachvollzogen werden.

Urlaubsverwaltung aus der Cloud

Doch welche praktikablen Lösungen stehen Personalern zur Verfügung? Zunächst einmal ist festzustellen, dass HR-Fachleute kaum Sympathie für große Softwareprojekte hegen. Die üblichen betriebswirtschaftlichen Lösungen beispielsweise sind teuer und ziehen große Einführungsprojekte nach sich. Gefürchtet ist aber auch die dabei notwendige Interaktion mit der IT-Abteilung, die viel Energie für Planung und Abstimmung erfordert. Außerdem gelten die Standardlösungen der etablierten ERP-Anbieter, zumindest wenn es um HR-Funktionen wie die Urlaubsplanung geht, als funktional beschränkt. Die bekannten Urlaubsplaner in diesem Umfeld helfen in erster Linie bei der Dokumentation, unterstützen jedoch kaum echte Planungsprozesse.

Für Personaler, die ihre tägliche Arbeit mit Fachanwendungen einfacher gestalten wollen, bietet der Markt inzwischen verschiedene Alternativen zur klassischen Software über die Cloud. Der Vorteil solcher per Internet bereitgestellter Apps: Die Benutzer müssen keine Programme auf ihren Geräten installieren oder dies bei der IT-Abteilung beantragen. Stattdessen laufen Cloud-Apps in jedem Browser – vom Smartphone über das Tablet bis zum PC.

Was solche Tools leisten können, zeigt beispielsweise die Urlaubsverwaltungs-App des Aachener Office-365-Spezialisten Utilitas. Die browser-basierende Anwendung unterstützt Unternehmen bei den Aufgaben rund um Urlaubsplanung, Genehmigung und Benachrichtigung. Hier einige Funktionen der Urlaubsverwaltungs-App:

– Basiert auf Microsofts Cloud-Dienst Office 365 und lässt sich in gängige Office-Umgebungen integrieren
– Eine benutzerfreundliche Oberfläche macht tägliche Aufgaben wie das Eintragen von Urlauben oder das Überprüfen der Urlaubsbelegung zu einer einfachen Übung
– Für wichtige Aktivitäten gibt es vorgefertigte Workflows.
– Bei allen Schritten, die eine Kommunikation erfordern, werden automatische Mails erzeugt. So erhält bei Beantragung der Genehmiger sofort eine E-Mail und kann den Urlaub per eingebetteten Link umgehend bestätigen.
– Das Planungsboard zeigt in einer grafischen Übersicht die Urlaube der Mitarbeiter an. Auch die Urlaubsansprüche sind an einer Stelle zentral einsehbar.
– Falls ein Mitarbeiter vergessen hat, im Kalender einzutragen, dass er beispielsweise wegen eines Kundentermins nicht im Haus ist, kann man das mit nur wenigen Klicks nachholen.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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