Einführungsprojekt

Verbesserte Tourenplanung mit ERP-Software

Die Elting GmbH setzt seit Juli 2016 auf die ERP-Branchenlösung Enventa SHK von Nissen & Velten, wobei das Einführungsprojekt von dem Partner SHD Enventa betreut wurde. Heute arbeiten rund 120 Anwender mit einem integrierten System, das neben der Warenwirtschaft auch das Rechnungswesen, die Lagerverwaltung und die Tourenplanung umfasst.

Fuhrpark der Elting GmbH

Fuhrpark der Elting GmbH: Die Lkw-Flotte umfasst 17 Lieferfahrzeuge.

Der SHK-Fachgroßhandel Elting verfügt neben dem Hauptsitz in Dülmen im Münsterland über acht weitere Niederlassungen in Nordrhein-Westfalen. Die rund 200 Mitarbeiter erwirtschafteten im Jahr 2015 mit Sortimenten in den Bereichen Sanitär, Heizung, Installation, Klima, Lüftung, Elektro und Fliesen einen Jahresumsatz von ca. 46 Mio. Euro. Nachdem die über lange Jahre im Unternehmen eingesetzte Branchen-Software Topsoft nicht mehr weiterentwickelt wurde, war die Lösung immer weniger in der Lage, die sich wandelnden Ansprüche des Unternehmens zu erfüllen. Jungen EDV-Mitarbeitern waren zudem die alten Programmiersprachen nicht mehr vertraut. Viele Arbeitsabläufe erwiesen sich vergleichsweise umständlich in der Handhabung. Alles Gründe für das Management, nach einer zukunftssicheren Alternative zu suchen.

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Nach einer Marktrecherche entschied man sich für Enventa SHK, weil, so Geschäftsführer Patrick Marx, „die Lösung die Branchenanforderungen abdeckt und ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis bietet“. Übergreifende Ziele des ERP-Projekts waren neben der Einführung moderner Bildschirmarbeitsplätze insbesondere die Erhöhung der Prozesseffizienz und die Sicherung der zukünftigen Weiterentwicklung des Unternehmens. Im Detail gefielen in Dülmen die moderne Technologieplattform auf .Net-Basis, die strukturierten Anwendermasken, das integrierte Lagerverwaltungssystem und die Tourenplanung.

Echtzeittests in der Vorbereitung

Das Projektteam bei Elting war sich über die Herausforderungen bei der Einführung eines neuen ERP-Systems von Anfang an im Klaren. So berichtet EDV-Leiter Franz Kuhmann: „Wir haben lange vor dem Echtstart viel Arbeit und Energie in die Schulung der Mitarbeiter am Hauptsitz und in unseren Niederlassungen investiert. Jeder Mitarbeiter konnte und musste über einen längeren Zeitraum zwei Stunden in der Woche verwenden, um die neuen Geschäftsprozesse im ERP-Testsystem einzuüben.“

Automatisierte Tourenplanung

Da bei Elting 120 Anwender auf einen Schlag nicht nur mit der Warenwirtschaft, sondern auch mit dem Rechnungswesen, dem Lagerverwaltungssystem und der Tourenplanung starten sollten, ging das Projektteam kein Risiko ein und führte im Februar, April und Mai 2016 Echtstarttests durch, bei denen die virtuelle Server-Umgebung unter Volllast gefahren wurde. Tatsächlich wurden dabei Performance-Probleme entdeckt, die durch die Einrichtung weiterer virtueller Server behoben werden konnten. Software und Hardware stehen im Rechenzentrum in Dülmen und werden von der SHD Enventa und – soweit es die Hardware betrifft – der SHD AG betreut. So kann EDV-Leiter Franz Kuhmann heute sagen: „Dank der umfänglichen Vorbereitung haben wir einen guten Start mit dem neuen ERP-System hingelegt. Wir waren durchgehend lieferfähig. In dem einen oder anderen Punkt mussten oder müssen noch Anpassungen vorgenommen werden.“
Das zentrale Lager in Dülmen lief schon vor der ERP-Einführung auf Hochtouren. Hand-Scanner waren zu diesem Zeitpunkt noch nicht im Einsatz, wohl aber eine Zonenkommissionierung. Die Lagerverwaltungssystem-Logik (LVS) des ERP-Systems wurde auf die Prozesse des Mittelständlers angepasst. Wenn beispielsweise ein Teilauftrag im Kleinteilelager bereits kommissioniert worden ist, lässt er sich jetzt sofort auf eine Lkw-Tour verteilen und nicht erst, wenn der komplette Auftrag kommissioniert am Tourenpackplatz steht.

Die Tourenplanung war auch ein wesentlicher Punkt in der Entscheidung für Enventa ERP. Franz Kuhmann berichtet: „Wir möchten in Zukunft so weit gehen, dass die Planung nach Postleitzahl und Straße automatisch läuft, was mit dem ERP-System machbar ist.“ Man werde dann die Lieferscheine nach Routen ausdrucken, was zum Teil schon jetzt im Zentrallager passiere. Die Mitarbeiter erfassen Bestellungen auf das Zentrallager, sodass 80 Prozent der Bestellungen in Dülmen ausgeliefert werden. In den dezentralen Lagern der Niederlassungen befinden sich vor allem viel gefragte Artikel – die sogenannten Schnelldreher, die im Lager-Lager-Verkehr der 17 Fahrzeuge umfassenden Lkw-Flotte des Unternehmens regelmäßig aufgefüllt werden.

Mehr Aufwand als zunächst erwartet verursachte im Projekt die Anpassung der ERP-Schnittstelle zur E-Commerce-Lösung der Firma SCT, was jedoch gemeinsam gemeistert wurde. Auf der Basis von SCT läuft der Webshop von Elting, der in einem Rechenzentrum gehostet wird.

Übersichtliche Benutzermasken

Die ERP-Anwender im Hause Elting arbeiten heute mit einer strukturierten Benutzeroberfläche, die deutlich mehr Informationen als früher auf einem Bildschirm bereithält. Dadurch sind die Mitarbeiter gegenüber den Kunden besser auskunftsfähig. Viele weiterführende Informationen bis hin zu Dokumenten im Archiv sind mit nur einem Klick recherchierbar. Auf Begeisterung stößt bei den Anwendern auch die Office-Integration. So arbeiten die Mitarbeiter jetzt aus dem ERP-System heraus mit Outlook, Excel und Word. „Aus Anwendersicht ist der Wechsel ein Quantensprung“, erklärt Franz Kuhmann, auch wenn sich Mitarbeiter, die 25 Jahre mit dem alten System gearbeitet hatten, zunächst noch etwas schwergetan hätten.

Anklang finden bei den Mitarbeitern auch die vielen Automatikfunktionen des ERP-Systems: beispielsweise die Möglichkeit, Liefertermine auf Positionsebene festzulegen, worauf der Auftrag dann zum festgelegten Zeitpunkt automatisch zur Auslieferung kommt. Die dynamische Verfügbarkeitsprüfung der Software sorgt für optimale Lagerbestände im Unternehmen.

Geschäftsführer Patrick Marx entwickelt bereits weiterführende Pläne für den Einsatz der ERP-Lösung. So ist eine vertiefte Zusammenarbeit mit befreundeten Handelspartnern angedacht, die das gleiche ERP-System im Einsatz haben. Die Voraussetzungen für unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse sind auf dieser Basis ideal und bieten Synergiepotential. Vom gegenseitigen Zugriff auf die Läger und einem automatisierten Austauschverkehr zwischen den Unternehmen verspricht sich Marx eine Verringerung der Kapitalbindung im Lager bei gleichzeitig signifikant erweiterter Lieferfähigkeit in puncto Sortimentsbreite. So gesehen ist die Einführung des neuen ERP-Systems kein Schlusspunkt, sondern der Startpunkt für weitere zukunftsweisende Projekte.

Bildquelle: Elting

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