Telefoniekonzepte für Mittelständler

Verschlüsselung im Internet

Im Interview betont Dominik Mauritz, Geschäftsführer der Vio:networks GmbH, dass virtuelle Telefonanlagen in den nächsten Jahren weiter an Bedeutung gewinnen, aber klassische Systeme nicht verdrängen werden. Wichtig sei die Verschlüsselung der Gespräche, die über das Internet laufen.

Dominik Mauritz, Vio:networks

„Für die Telefonanlage gibt es keinen einmaligen Kaufpreis, sondern eine monatliche Grundgebühr pro Mitarbeiter“, so Dominik Mauritz, Geschäftsführer der Vio:networks GmbH.

ITM: Herr Mauritz, inwieweit sind virtuelle Telefonanlagen für Mittelständler interessant und werden von diesen bereits konkret nachgefragt/eingesetzt?
Dominik Mauritz:
Als wir mit unserer virtuellen Telefonanlage vor rund sieben Jahren gestartet sind, war das Konzept der Telefonanlage aus der Cloud weitgehend unbekannt. Das hat sich bis heute stark geändert. Ich kann sagen, die virtuelle Telefonanlage ist bereits zu einer echten Alternative zum klassischen, lokal betriebenen Telefonsystem geworden. Besonders Kunden, die stark wachsen oder an verteilten Standorten arbeiten, profitieren von der Flexibilität einer Telefonanlage aus der Cloud und fragen diese folglich verstärkt nach.

ITM: Auf dem Markt tummeln sich bereits zahlreiche Anbieter virtueller Telefonanlagen. Worauf sollten Mittelständler bei der Auswahl von Dienstleister und Lösung achten?
Mauritz:
Im gewerblichen Bereich ist die Telefonie für die meisten Kunden eine geschäftskritische Anwendung. Fällt das Telefon aus, weil der Anbieter eine Störung hat, kostet jede Minute Geld. Aus meiner Sicht ist die Verfügbarkeitsgarantie, die der Anbieter aufgrund der technischen Güte seines Systems zusichern kann, das wichtigste Kriterium bei der Auswahl der passenden Lösung. Aus rechtlicher sowie technischer Sicht sollte zudem darauf geachtet werden, dass die Server des Anbieters in Deutschland, mindestens aber innerhalb der Europäischen Union, betrieben werden.

ITM: Welche technischen Voraussetzungen muss ein Anwender erfüllen, der zukünftig auf virtuelle Telefonie setzen möchte?
Mauritz:
Am Kundenstandort muss zwingend eine performante Internetleitung mit ausreichend hoher Kapazität und geringer Latenz vorhanden sein. Welche Bandbreite konkret benötigt wird, ist abhängig vom individuellen Telefonierverhalten des einzelnen Kunden. Auch wenn sich an dieser Stelle in den letzten Jahren viel getan hat, ist in ländlichen Gegenden eine schnelle Internetanbindung leider noch immer keine Selbstverständlichkeit. Neben der Anbindung ans Internet muss auch die interne Hausverkabelung beim Kunden auf einem modernen Stand sein.

ITM: Wie gestaltet sich die Installation/Integration einer virtuellen Telefonanlage im/ins Unternehmen? Mit welchem Aufwand (zeitlich, personell, finanziell) ist sie verbunden?
Mauritz:
Im Vergleich zu einem klassischen Telefonsystem ist die Inbetriebnahme einer virtuellen Telefonanlage sehr einfach und unkompliziert. Beim Anwender vor Ort werden lediglich VoIP-fähige Endgeräte benötigt, die wie jeder Computer eines Mitarbeiters mit dem Netzwerk verbunden werden. Konfiguriert wird die Telefonanlage über eine Weboberfläche im Browser. Die Telefone konfigurieren sich in der Regel völlig automatisch. Ein Standort mit z.B. 50 Telefonen kann ohne weiteres innerhalb von zwei Arbeitstagen aufgesetzt und in Betrieb genommen werden.

ITM: Ändern sich bestehende Rufnummern?
Mauritz:
Die bekannten Festnetzrufnummern eines Unternehmens können mit einer sogenannten Rufnummernportierung zum neuen Anbieter mitgenommen werden. Das wird dem Kunden gesetzlich zugesichert. Allerdings kann dieser Prozess, abhängig von der Vertragslaufzeit des Kunden beim alten Anbieter, einige Zeit in Anspruch nehmen. Alternativ können kurzfristig neue Rufnummern aus dem Ortsnetz des Kunden bereitgestellt werden.

ITM: Welche Hardware findet sich letztlich beim Anwender? Telefoniert er mit Headset oder kann er für die virtuelle Telefonie auch ein herkömmliches Telefon nutzen?
Mauritz:
Die Wahl des Endgerätes liegt beim Kunden. Sowohl VoIP-Tischtelefone, die praktisch nicht von klassischen Systemtelefonen unterscheidbar sind, als auch Softphones zur Telefonie mit PC und Headset sind verfügbar. Auch das Sortiment an schnurlosen Dect-Telefonen ist in den letzten Jahren gewachsen. Die große Mehrzahl unserer Kunden setzt auf Tischtelefone. Die Anzahl der PC-Telefonierer nimmt aber zu.

ITM: Wie gestaltet sich die Flexibilität einer virtuellen Telefonanlage, wenn das Anwenderunternehmen expandiert, z.B. neue Mitarbeiter oder gar Standorte hinzukommen?
Mauritz:
Die Erweiterbarkeit ist eine der großen Stärken einer virtuellen Telefonanlage. Üblicherweise bezahlt der Kunden zu jeder Zeit nur genau das, was er gerade benötigt. Wächst sein Unternehmen, kann er auf Knopfdruck fast unbegrenzt weitere Nebenstelle hinzubuchen. Auch die Integration von zusätzlichen Standorten oder Home-Office-Arbeitsplätzen ist mit einer Cloud-Telefonanlage besonders einfach machbar.

ITM: Welche technischen Probleme können grundsätzlich auftreten und wie erfolgen Wartungen/Reparaturen?
Mauritz:
Mit Betrieb und Wartung der virtuellen Telefonanlage hat der Kunde nichts zu tun. Darum kümmert sich der Anbieter im professionellen Rechenzentrum, wo alle Komponenten redundant ausgelegt sind. Das führt zu einer hohen Verfügbarkeit der Telefonanlage. Am Kundenstandort ist darauf zu achten, dass die Internetleitung möglichst stabil und idealerweise ebenfalls redundant ausgelegt ist. Um schließlich unterbrechungsfreie Telefonie in immer perfekter Sprachqualität sicher zu stellen, sollte Sprachverkehr im Netzwerk vor allen anderen Daten priorisiert werden. Das lässt sich mit einem sogenannten Quality of Service (QoS) umsetzen.

ITM: Wie ist es um die Sicherheit bei virtuellen Telefonanlagen bestellt?
Mauritz:
Um die vertraulichen Daten unserer Kunden zu schützen, betreiben wir alle unsere Server in deutschen Rechenzentren. Zudem verschlüsseln wir die Telefonate unserer Kunden auf dem Weg durch das Internet vom Endgerät bis zur Telefonanlage. Um die Ausfallsicherheit unseres Systems zu gewährleisten, haben wir eine Vielzahl technischer Vorkehrungen getroffen, die es uns erlauben, eine Verfügbarkeitsgarantie von 99,9 Prozent zuzusichern.

ITM: Welche Abrechnungsmodelle sind bei virtuellen Telefonanlagen üblich?
Mauritz:
Für die Telefonanlage gibt es keinen einmaligen Kaufpreis, sondern eine monatliche Grundgebühr pro Mitarbeiter. Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung der Telefonanlage sind damit abgedeckt. Abgerechnet wird zu jedem Zeitpunkt nur das, was der Kunde aktuell nutzt.

ITM: Wie ist es um die Kündbarkeit bestellt?
Mauritz:
Die Kündigungsfrist beträgt bei den meisten Anbietern einen Monat. Lange Vertragslaufzeiten, wie bei klassischen Verträgen im ITK-Umfeld üblich, gehören damit der Vergangenheit an.

ITM: Werden virtuelle Telefonanlagen Ihrer Meinung nach die herkömmlichen Telefonanlagen zukünftig verdrängen?
Mauritz:
Ich bin mir sicher, dass virtuelle Telefonanlagen in den nächsten Jahren weiter an Bedeutung gewinnen werden. Es gibt sehr viele gute Argumente für dieses Konzept der Telefonie. An eine vollständige Verdrängung herkömmlicher Telefonanlagen glaube ich allerdings nicht.

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