Das richtige Tool gegen Meeting-Frust

Videokonferenz, Webmeeting und Co.

Interview mit Benoît Le Guellaut, Enterprise Sales Executive DACH beim UC-Anbieter LogMeIn, über Meeting-Frust in Unternehmen und welche Tools wie Web- oder Videokonferenzen eine Besserung bringen könnten

  • Meeting-Frust

    Welches Tool hilft gegen Meeting-Frust?

  • Benoît Le Guellaut, LogMeIn

    „Die wichtigsten Tools werden jene sein, die eine schnelle und unkomplizierte Zusammenarbeit ermöglichen und dabei möglichst vielseitig sind“, sagt Benoît Le Guellaut von LogMeIn.

ITM: Herr Le Guellaut, sind die mittelständischen Unternehmen bereits in der mobilen, virtuellen Welt angekommen oder arbeiten sie bei Meetings nach wie vor mit veralteten Tools und Prozessen?
Benoît Le Guellaut:
Laut einer Umfrage des Meinungsforschungsinstituts Ovum steigt die Anzahl der Meetings kontinuierlich an: 89 Prozent der Befragten haben angegeben, dass die Zahl zunimmt oder auf hohem Niveau gleichbleibt. Immer mehr dieser Meetings finden dabei in einer vernetzten Welt virtuell statt. Und hier kommt tatsächlich oft noch veraltete Technik zum Einsatz, vor allem, wenn mehr als zwei Personen involviert sind. Das führt einerseits dazu, dass 39 Prozent der befragten Einkäufer in Unternehmen nach neuen Lösungen für die Zusammenarbeit suchen; andererseits bringen immer mehr Arbeitnehmer ihre eigenen Geräte wie Tablets oder Laptops mit, um virtuelle Konferenzen unkomplizierter durchzuführen. Während Bring your own Device (BYOD) den Arbeitsalltag erleichtern kann, kann es z.B. in Bezug auf Sicherheitsaspekte durchaus problematisch sein.

ITM: Welche Problematiken treten in Unternehmen auf, die nicht mit der Zeit gehen und die alten Techniken hinter sich lassen?
Le Guellaut: Ich glaube, jeder von uns hat schon einmal  in einem virtuellen Meeting gesessen, das zu spät anfing, weil eine oder beide Seiten Technikschwierigkeiten hatten. Während das im Einzelfall selten dramatisch ist, können diese Verzögerungen in ihrer Gesamtheit zu einem Problem für die Produktivität werden.

ITM: Was sind die häufigsten Ursachen für Meeting-Frust bei den Mitarbeitern?
Le Guellaut:
Klassische Frustfaktoren sind: keine klare Agenda, keine Definition von Zielen, keine konkreten Ergebnisse und keine Definition der nächsten Schritte. Aber auch veraltete und langsam oder nicht funktionierende Technik kann ein extremer Frustfaktor sein. Die daraus resultierenden Verspätungen sind auch ein Grund, warum ein Meeting als nicht effektiv wahrgenommen wird. Oft ergibt sich daraus auch ein Dominoeffekt: Ein zu später Beginn führt dazu, dass das Meeting länger dauert, so dass sich alle folgenden Timings verschieben und man sein Pensum nicht schafft. Zumindest den technischen Hindernissen kann man aber durch den Einsatz moderner Tools leicht entgegenwirken.

ITM: Was werden anno 2015 grundsätzlich die wichtigsten Meeting-tools sein und warum?
Le Guellaut:
Die Zukunft gehört Lösungen, die Screen- und Filesharing sowie Telefonieren ermöglichen, und das alles gleichzeitig und mit einer intuitiven Benutzeroberfläche. Es ist allerdings viel Bewegung im Markt, deswegen ist es schwierig, hier konkrete Voraussagen zu treffen. Zusätzlich zu den bereits genannten Features ist es wichtig, dass ein Tool auch mobil nutzbar ist, und das ohne zusätzlichen Aufwand über alle Geräte hinweg.

ITM: Wie kann ein Mittelständler die für sich passenden Tools und den entsprechenden Anbieter „herausfinden“?
Le Guellaut:
Indem er überlegt, was genau er eigentlich braucht. Man sollte hinterfragen, ob die Tools, die man verwenden möchte, auch etwas zu dem gewünschten Ergebnis des Meetings beitragen. Braucht man für eine kurze Absprache mit einem Geschäftspartner z.B. wirklich eine komplette Videokonferenz? Wenn es sich um ein Ad-hoc-Meeting handelt, bei dem nur wenige Informationen ausgetauscht werden, ist es dann wirklich notwendig, eine Webkonferenz herzustellen, oder können Informationen auch auf einfacherem Wege geteilt werden? Müssen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Zugriff auf große Datenmengen haben können?

Die meisten Meetings profitieren von Interaktion, nicht von Frontalvorträgen eines einzelnen Moderators. Deshalb sollte man Tools nutzen, mit denen man unkompliziert den Moderator wechseln kann. Idealerweise entscheidet man sich dann für ein Tool, das alles kann und darüber hinaus auch noch einfach zu bedienen ist.

ITM: Wie würden Sie das zukünftige Verhältnis von virtuellen zu persönlichen Meetings beschreiben? Welche Bedeutung haben sie jeweils im Geschäftsalltag?
Le Guellaut:
Unserer Erfahrung nach nehmen sowohl virtuelle Meetings als auch spontane Zweiermeetings zu. Bereits heute sind beinahe die Hälfte aller Meetings Vieraugengespräche. Und mehr als ein Viertel sind virtuelle Besprechungen, bei denen wenigstens einige Teilnehmer von unterwegs, z.B. von anderen Unternehmensstandorten, per Telefon oder Internet zugeschaltet sind. Es gibt jedoch Dinge, die man weiterhin am besten persönlich bespricht – und hier werden auch die technisch perfektesten virtuellen Meetings so schnell kein adäquater Ersatz werden.

Bildquelle: © Thinkstock/iStockphoto

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