Digitale Arbeitswelten

Videokonferenzen als Service für den Mittelstand

Die neuen technologischen Möglichkeiten verändern mitunter die Kommunikation in den Unternehmen. Ein klassisches Beispiel sind hier Videokonferenzen, vor allem Videokonferenzen as a Service (VaaS). Dieses Servicemodell soll gerade mittelständischen Unternehmen eine günstige Alternative im Vergleich zu unternehmenseigenen Videokonferenzinfrastrukturen bieten. Warum?

Videokonferenz

Eine eigene Videokonferenzinfrastruktur lohnt sich nur, wenn deren Anschaffungs-, Implementierungs- und Wartungskosten günstiger sind als die monatlichen Gebühren für einen entsprechenden Service.

Mittelständler können mit VaaS die Vorteile von Videokonferenzen nutzen, ohne vorher in die Infrastruktur zu investieren. Dabei ist es häufig nicht einmal notwendig, langfristige Verträge abzuschließen. Zudem sprechen für dieses Modell die transparente Kostenstruktur sowie die Planungssicherheit, etwa wenn Fixpreise pro Monat und Nutzer vereinbart sind. In der Praxis gängig sind auch Minutenmodelle.

Was braucht eine zuverlässige VaaS-Lösung?

Grundvoraussetzung für den Einsatz von VaaS-Lösungen ist eine stabile Breitbandanbindung. Darüber hinaus müssen passende Endgeräte zur Verfügung stehen. Je nach Nutzungsszenario können das z.B. Videokonferenzsysteme im Besprechungsraum und Computer mit hochauflösenden Webcams sein oder auch mobile Geräte wie Tablets oder Smartphones. Wer auch hierbei auf hohe Anschaffungskosten verzichten will, kann selbst bei der Hardware auf die „as-a-Service“-Variante zurückgreifen. Herstellerunabhängige Full-Service-Anbieter wie GMS Global Media Services können individuell beraten und die passenden Produkte bereitstellen.

Auch in puncto Sicherheit zahlt sich die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen UC-Dienstleister aus. Denn das Sicherheitslevel einer Lösung variiert von Anbieter zu Anbieter. Gerade Provider, deren Server sich im Ausland befinden, werden von deutschen Kunden eher kritisch gesehen. Gründe dafür sind immer noch der NSA-Skandal und die unterschiedlichen Datenschutzregelungen. Dies führt dazu, dass in Deutschland befindliche Rechenzentren mit entsprechender Zertifizierung (ISO – International Standards Organisation) an Beliebtheit gewinnen. Ein häufig weniger beachtetes Risiko als der Ort der Datenspeicherung ist allerdings der Anwender. Gezielte Schulungen, Trainings und ein klares Regelwerk sorgen für einen sicheren und einen effizienten Umgang mit dem digitalen Kommunikationsmittel. Zudem fördern diese Maßnahmen die Akzeptanz für Videokonferenzen.

Rechnen sich VaaS-Modelle?

Natürlich lohnt sich eine eigene Videokonferenzinfrastruktur, wenn deren Anschaffungs-, Implementierungs- und Wartungskosten günstiger sind als die monatlichen Gebühren für den Service. Dennoch gilt: Wer erst einen Testlauf für unternehmensweite Videokonferenzen durchführen will, ist mit VaaS gut beraten. Eine weitere Option sind Hybrid-Lösungen. Dabei arbeiten Unternehmen mit ihrer eigenen Infrastruktur, die jedoch von einem Service-Provider betrieben wird. Letzterer schaltet dann nach Bedarf zusätzliche Ressourcen, z.B.Video-Ports, als Dienstleistung dazu. Ob eigene Infrastruktur, VaaS oder Hybrid – für jede Variante sollten die Verantwortlichen einen fundierten Roll-out-Plan entwickeln, der auch die genannten Anwenderschulungen berücksichtigt.

Für die kommenden Jahre zeichnet sich ein klarer Trend in Richtung Unified Communications as a Service, kurz UCaaS, ab. Das bedeutet, dass erfahrene Anbieter via Cloud UC-Funktionen als Paket bereitstellen, das etwa File Sharing, Chats oder Presence beinhaltet. Immer wichtiger wird auch Social Collaboration, also das Angebot von UC-Funktionen direkt in Social Media. Damit erhalten Unternehmen eine vollständige Kommunikationslösung as a Service, unabhängig vom Arbeitsort und Endgerät – der nächste Schritt in Richtung digitale Transformation.

Bildquelle: GMS

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