Erfahrungen rund um Cloud-ERP

Viel Licht ins Dunkel bringen

Das Freiburger Unternehmen Heliotron, das Flüssigwachskerzen im In- und Ausland vertreibt, bezieht sein ERP-System seit Jahren aus der Cloud. Über die Beweggründe spricht Geschäftsführer Oliver Schneeberger.

  • Brennende Kerzen

    Cloud-ERP-Lösungen können blinde Flecken im Unternehmen ausleuchten. ((Bildquelle: Thinkstock/iStock))

  • Heliotron-Geschäftsführer Oliver Schneeberger

    Heliotron-Geschäftsführer Oliver Schneeberger: „Mit Ausnahme eines initialen Implementierungs-projekts, bei dem wir die Hilfe von SAP in Anspruch nahmen, konnte nahezu jede Anpassung hausintern vorgenommen werden.“ ((Bildquelle: Heliotron))

ITM: Herr Schneeberger, wie organisierte sich Heliotron vor der Nutzung der Cloud-ERP-Software?
Oliver Schneeberger: Vor der Einführung von SAP Business ByDesign hatten wir eine sehr dezentralisierte, kleine Warenwirtschaftslösung im Einsatz, die viel manuellen Buchungsaufwand verursachte, insbesondere in den Bereichen Logistik, Auftragssachbearbeitung und Finanzwesen. Es gab keine automatisierten Prozesse, vielmehr mussten alle Schritte von Mitarbeitern „angestoßen“ werden. Dies bedeutete einen enormen Zeitaufwand und brachte ein hohes Fehlerpotential mit sich. Zudem musste das Beschaffungswesen auf Excel-Tabellen zurückgreifen, um Bedarfe zu planen und Bestände zu prüfen. Ein Echtzeit-Reporting gab es nicht. Das Berichtswesen war ausschließlich monatsbasiert und lieferte nur Informationen über die zurückliegenden Monate, jedoch keine vorwärtsgerichteten Prognosen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITM: In welcher Weise wird BusinessByDesign heute genutzt, an wie vielen Standorten arbeiten wie viele Mitarbeiter und welche Fachabteilungen mit dem System?
Schneeberger: Mit Ausnahme der Projektmanagement-Funktionalitäten nutzen wir die Software vollumfänglich. Den für uns wesentlichsten Bereich machen die Module für CRM, Logistik/Warehousing, internes und externes Finanzwesen, Personalverwaltung sowie Produktion aus. Wir nutzen das System auch für unsere Beschaffung.

Von der Bedarfsprognose bis zur Bestellung ist dieser Prozess vollständig automatisiert. So reagiert das System auch auf stark schwankende oder plötzliche Bedarfe sehr gut und sorgt für einen optimierten Warenfluss sowie für eine verbesserte Lagerumschlaghäufigkeit. Insgesamt beschäftigen wir 67 Mitarbeiter, von denen ca. die Hälfte mit SAP Business ByDesign arbeitet. Unsere Vertriebsmitarbeiter im Außendienst nutzen lediglich den Mitarbeiter-Self-Service-Bereich des Systems zur Eingabe und Verwaltung von Spesenabrechnungen und Abwesenheitsanträgen.

ITM: Was sprach für ein ERP-System aus der Cloud?
Schneeberger: Bevor die Entscheidung für SAP Business ByDesign im Jahr 2010 fiel, nutzten wir bereits einige Jahre eine CRM-Lösung aus der Cloud, mit der wir sehr zufrieden waren. Insofern hat uns diese Erfahrung hinsichtlich der Entscheidung bekräftigt, künftig auch ein ERP-System aus der Cloud zu beziehen.

Als kleiner mittelständischer Betrieb können wir nur eine begrenzte Kapazität an personellen Ressourcen für die Wartung und den Betrieb unserer Systeme vorhalten, sodass die Entscheidung für eine Cloud-Lösung naheliegend war. Zudem können wir in unserer Größenordnung kein System aufbauen, welches den Sicherheitsanforderungen eines großen Rechenzentrums genügen würde. Daher waren wir von Anfang an der Überzeugung, dass unsere Daten im Rechenzentrum der SAP besser aufgehoben sind, als sie es bei uns wären.

ITM: Inwieweit musste sich Heliotron an den Standards der Software orientieren bzw. inwieweit lässt die Software Individualisierungen überhaupt zu?
Schneeberger: Bereits vor der Entscheidung für SAP Business ByDesign wussten wir, dass das System auf Basis von Best-Practice-Prozessen operiert. Daher war es uns bewusst, dass wir unsere Prozesse zu einem wesentlichen Teil an die Software würden anpassen müssen. Dies war für uns jedoch eine willkommene Veränderung, da unsere bisherigen Prozesse stark geprägt waren von jahrelanger manueller Abarbeitung einzelner Aufgaben. Somit konnte Heliotron die von SAP definierten Prozesse für sich nutzen, diese zudem auf die individuellen Bedürfnisse zuschneiden und hierdurch eine erhebliche Verbesserung der Effizienz erreichen. Auch wurden im Rahmen der Implementierung diverse Individualisierungen umgesetzt, die spezifische Unternehmensprozesse ermöglichten.

ITM: In welcher Weise erhält Heliotron Unterstützung beim Prozess-Design?
Schneeberger: Wir verfolgen grundsätzlich das von SAP empfohlene Key-User-Konzept. So haben wir seit Einführung ein feststehendes Team an Key-Usern etabliert, die in ihrem Fachbereich Experten sind. Diese Key-User bringen ihre Kenntnisse hinsichtlich der betriebswirtschaftlichen Komponenten und Erfordernisse in die Anpassung der Lösung auf unsere individuellen Bedürfnisse mit ein. Diese Key-User sind auch für die Schulung der Endanwender zuständig. Insofern konnte mit Ausnahme eines initialen Implementierungsprojekts, bei dem wir die Hilfe von SAP in Anspruch genommen haben,  nahezu jede Anpassung hausintern vorgenommen werden.

ITM: Welche Rolle spielten Datenschutzüberlegungen bei der Auswahl?
Schneeberger: Bei unserer Projekteinführung (2010) war das Thema Datenschutz noch nicht ein alles bestimmendes Thema, wie dies heute in Zeiten der DSGVO der Fall ist. Dennoch war es uns natürlich wichtig, dass unsere Daten sicher sind und nicht in die Hände unberechtigter Dritter gelangen, da dies neben datenschutzrechtlichen Problemen auch eine unmittelbare Auswirkung auf unser Betriebsergebnis gehabt hätte. Diesbezüglich ist (und war) Business ByDesign jedoch so gut aufgestellt, dass alle unsere Anforderungen übertroffen wurden.

ITM: Wie erfolgt die Anbindung, um eine möglichst hohe Performance und geringe Latenzzeiten zu erreichen?
Schneeberger: Aufgrund unseres geografischen Standorts, der nur einen sehr begrenzten Breitbandzugang zulässt, erfolgt die Anbindung nach wie vor über eine Kupferleitung mit einer synchronen Geschwindigkeit von 10 MBit/s. Dies ist jedoch für unsere Zwecke viel zu gering dimensioniert, da Business ByDesign bei Weitem nicht unsere einzige Cloud-Anwendung ist. Da sämtliche Telekommunikationsanbieter an unserem Standort keine höhere Bandbreite anbieten, war uns bisher der Weg zu einer performanten Anbindung verwehrt. Glücklicherweise konnten wir nun mit nicht unerheblichen Tiefbauarbeiten eine dedizierte Glasfaserleitung verlegen, welche in den nächsten Wochen in Betrieb genommen wird. Damit stellt die Bandbreite für uns in Zukunft keine Einschränkung mehr dar. Dies dürfte sich sehr positiv auf die Antwortzeiten auswirken.

ITM: Wie fällt die Bewertung des bisherigen Einsatzes von Business ByDesign aus und wie sehen die Planungen für die mittelfristige Zukunft aus?
Schneeberger: Wir sind, abgesehen von einigen Kinderkrankheiten in den ersten zwei Jahren, mit dem System sehr zufrieden. Nach wie vor sehen wir kein Produkt, das besser zu unseren spezifischen Anforderungen passen würde. Mittelfristig planen wir die Integration eines eigenen Webshops sowie die Anbindung mobiler Endgeräte für unsere Verkäufer.

Heliotron

  • Standort: Freiburg im Breisgau
  • Gründung: 1967 
  • Mitarbeiter: 67
  • Branche: hochwertige Kerzen, Flüssigwachs für Flüssigwachskerzen, Leuchten, Dauerkerzen, Ewigbrenner und Zubehör für Hotellerie, Gastronomie, Kirchen und Bestatter

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