Digitale DNA

Vom Datenlieferanten zum Informationsproduzenten

Die Relevanz eines ganzheitlichen Stammdatenmanagements wird in vielen Unternehmen falsch eingeschätzt. Einer neuen Studie zufolge muss daher vor allem der positive Effekt der Disziplin transparenter gemacht werden.

Digitale DNA

Auf organisatorischer Ebene zeigt die Untersuchung, dass es einen Zusammenhang zwischen einer zentralen MDM-Organisation (Master Data Management) und einem höheren Reifegrad des Stammdatenmanagements gibt.

Stammdaten sind die digitale DNA eines Unternehmens. So lautet treffend der erste Satz der von der Management- und Technologieberatung Bearingpoint veröffentlichten Studie „Reifegrad und Relevanz des Stammdatenmanagements“. In dieser Untersuchung gehe es sowohl um die strategischen Aspekte der Eingliederung des Stammdatenmanagements in die Unternehmensstrategie als auch um die operative Reife des Stammdatenmanagements, so die Autoren. An der Studie haben sich 43 Unternehmen aus dem deutschsprachigen Raum (Deutschland, Schweiz, Österreich) beteiligt. Der Schwerpunkt lag in der verarbeitenden Industrie und angrenzenden Branchen; bei dem Großteil der Teilnehmer handelte es sich um mittlere bis größere Unternehmen mit mehreren 1.000 Mitarbeitern und durchschnittlich 5 Mrd. Euro Umsatz.

Der strategische Rahmen

Für ein Stammdatenmanagement, das die richtige Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu den richtigen Kosten bereitstellt, orientiert sich die Studie an dem vom Kompetenzzentrum Corporate Data Quality an der Hochschule St. Gallen (CC CDQ) und EFQM entwickelten Rahmenwerk für Corporate Data Quality Management (CDQM). Es beschreibt Aktivitäten, die für ein effektives und effizientes Management unternehmensweiter Daten erforderlich sind. Dazu müssen Aufgaben auf drei Gebieten gelöst werden: Strategie, Organisation und Systeme (vgl. EFQM 2011, IWI-HSG 2013, Otto/Oesterle 2015).
 
Auf strategischem Gebiet muss die Datenqualitäts-Management-Strategie (DQM) an der Unternehmensstrategie ausgerichtet werden. Dabei geht es darum, Optionen zum Datenmanagement zu bewerten, um darüber entscheiden zu können, wie Unternehmensdaten gemanagt und genutzt werden sollen. Die organisatorische Ebene umfasst nach Otto/Oesterle (2015) drei Gestaltungsbereiche: das Führungssystem für Datenqualitäts-Management (auch: Datenqualitäts-Controlling), die DQM-Organisation sowie Prozesse und Methoden für DQM. Die Systemebene umfasst die Gestaltungsbereiche Datenarchitektur und Anwendungen. Zu Letzteren zählen auch Stammdatenmanagement-Systeme (wie Zetvisions SPoT), die die „eine Wahrheit“ für unterschiedliche Stammdatendomänen über den gesamten Geschäftsprozess hinweg sicherstellen.

In strategischer Hinsicht unterscheidet die Bearingpoint-Studie vier Unternehmensstrategien: Kostenführerschaft, Innovation, Expansion und Verteidigung. Für jede Strategie kommt dem Stammdatenmanagement eine wichtige, aber jeweils unterschiedliche Rolle zu. So steht etwa bei der Kostenführerschaft die Einsparung von Kosten durch erhöhte Effizienz in den Kernprozessen im Zentrum.

Bei Innovationsstrategien geht es um Wachstum durch verbesserte Kundenzufriedenheit. Für Verteidigungsstrategien steht das Management externer Compliance-Anforderungen im Vordergrund. Bei allen genannten Aufgaben sehen die befragten Unternehmen einen Zusammenhang mit bzw. Einfluss durch Stammdaten. Ein Charakteristikum der Situation sei, „dass die Herausforderung nicht der Erfolg in einer Strategiedimension ist, sondern die gleichzeitige Beherrschung von mehreren Strategie-dimensionen.“ Über alle Strategien hinweg betrachten über 80 Prozent die Verbesserung der Effizienz in den unternehmerischen Kernprozessen und die Erfüllung von Compliance-Anforderungen als die wesentlichen Aufgaben des Stammdatenmanagements. Bereits die Hälfte der befragten Unternehmen verfüge über ein übergreifendes Stammdatenkonzept für die Digitalisierung, bei 38 Prozent seien diese Konzepte bereits in der Umsetzung.

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Auf organisatorischer Ebene zeigt die Untersuchung, dass es einen Zusammenhang zwischen einer zentralen MDM-Organisation (Master Data Management) und einem höheren Reifegrad des Stammdatenmanagements gibt. Unternehmen mit einer zentralen MDM-Organisation schätzten die Reife im Mittel mit „gut“ ein, während die anderen sich als „mittelmäßig“ einstuften, fassen die Autoren zusammen. Die Einbindung des Stammdatenmanagements in ein unternehmensweites Prozessmanagement sei nicht ausgeprägt. Nur elf Prozent der Teilnehmer verfügten über eine systematische Einbindung der Stammdatenprozesse in ein unternehmensweites Prozessmanagement.

Größerer Nachholbedarf zeigt sich auch beim Datenqualitäts-Controlling: Rund 40 Prozent der Unternehmen geben an, überhaupt keine Kennzahlen und Messungen für die Beurteilung von Effizienz und Effektivität des Stammdatenmanagements definiert zu haben, und zusätzliche 30 Prozent messen und überprüfen ihre Performance überhaupt nicht oder selten. Dies kommentieren die Autoren wie folgt: „Solange das Stammdatenmanagement seinen Wertbeitrag im Sinne einer messbaren Effizienz und Effektivität der Pflegeprozesse und der Governance-Prozesse nicht transparent machen kann, wird sich die Ansicht, dass eine vorausschauende Gestaltung des Stammdatenmanagements relevant ist, weiterhin nur schwer durchsetzen.“ Wie wahr.

IT-Support gewährleistet

Auf der Systemebene wird der Reifegrad der Informationsarchitektur von der Hälfte der Teilnehmer als „gut“ bewertet. Rund ein Viertel sagt aber, die Stammdaten seien in vielen Systemen separat angelegt, eine systemübergreifende Identifikation der Daten sei schwierig. Die IT-Unterstützung betrachtet etwas mehr als die Hälfte mindestens als „gut“; hier werden die Pflege und Verteilung der Stammdaten durch Workflows und Automatisierungen unterstützt. 40 Prozent sagen, sie sei „mittel“. Mit Blick auf diese Zahlen lägen Defizite im Stammdatenmanagement nicht zwingend an einer mangelhaften IT-Unterstützung, sondern seien eher im Zusammenspiel der einzelnen Teilbereiche (Governance, Prozessmanagement, Informationsarchitektur und IT) auszumachen.

Die Resultate der Studie, so die Autoren abschließend, zeigten auch, dass Stammdatenmanagement in vielen Unternehmen und Organisationen noch als eine reaktive interne Supportfunktion betrachtet werde, deren Aufgabe ausschließlich darin bestehe, bestimmte Kernsysteme mit qualitativ ausreichenden Stammdaten zu versehen. Daher sei das Stammdatenmanagement „als Funktion gefordert, sich vom ‚zuverlässigen Datenlieferanten‘ hin zu einem ‚unternehmerischen Informationsproduzenten‘ zu entwickeln“.

Bildquelle: Gettyimages/iStock

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