Technischer Händler nun mit einheitlichen Daten

Von Insellösungen zum integrierten System

Der technische Handel Max Lamb mit Hauptsitz in Würzburg führte 2017 ein neues ERP-System ein. CRM, Berichtswesen, Produktion und Lagerverwaltungssystem sind integrale Bestandteile der neuen Software. Die Anwender arbeiten nun über alle Unternehmensbereiche hinweg mit einer einheitlichen und kohärenten Datenbasis.

  • Hochregallager bei Max Lamb

    Lamb feiert in diesem Jahr seinen 90. Geburtstag. Das Handelsunternehmen ist außer am Hauptsitz in Würzburg mit vier Niederlassungen in Bayern und Baden-Württemberg vertreten.

  • Das Team Geschäftsprozesse und IT betreut das ERP-Projekt bei Lamb: (v.l.) Holger Präg, André Schneider und Leiter Markus Kopala.

    Das Team Geschäftsprozesse und IT betreut das ERP-Projekt bei Lamb: (v.l.) Holger Präg, André Schneider und Leiter Markus Kopala.

  • Die Zentrale der Max Lamb GmbH & Co. KG

    Die Zentrale der Max Lamb GmbH & Co. KG

Nachdem das 17 Jahre lang eingesetzte Warenwirtschaftssystem Sangross am Ende seines Entwicklungszyklus angelangt war und sich auch funktionale Grenzen zeigten, fiel im Unternehmen die Entscheidung, die Auswahl einer neuen Unternehmenssoftware anzugehen. Um die Warenwirtschaft herum waren im Laufe der Zeit weitere, ergänzende Softwareinseln entstanden, z.B. eine selbst entwickelte CRM-Lösung auf Access-Basis und ein Außendienst-Informationssystem, das Vertriebsmitarbeiter mit Informationen über Angebote versorgte. Zudem wurden Angebote und Aufträge per Mail übermittelt und Umsatzlisten in Excel geführt. Jeder Mitarbeiter pflegte seine eigenen Adressen, teilweise auch in verschiedenen Systemen. Die Mitarbeiter organisierten ihre Aufgaben zum Teil in Outlook, zum Teil auch als Dateisammlung in einem Serververzeichnis. Die zeichenbasierte Software Sangross führte darüber hinaus zu langen Einarbeitungszeiten und Akzeptanzproblemen bei neuen Mitarbeitern. Nicht zuletzt fehlten dem Warenwirtschaftssystem Schnittstellen zur Außenwelt.

Dateninseln überwinden

Diese Verteilung von Datensätzen auf verschiedene Systeme und Umgebungen sollte mit eNVenta ERP von Nissen & Velten überwunden werden. Customer Relationship Management (CRM) und Berichtswesen sollten ebenso in das ERP-System integriert sein wie E-Mail-Funktionalität und Office-Dokumente. Bessere Auswertungsmöglichkeiten und ein integriertes Lagerverwaltungssystem standen ebenfalls auf der Anforderungsliste. Dazu kamen eine moderne IT-Architektur, die Flexibilität der Software sowie die Möglichkeit, einfache Anpassungen von Benutzermasken ohne großen Programmieraufwand vornehmen zu können. Und natürlich sollten die Branchenfunktionen des technischen Handels abgedeckt werden, beispielsweise die Konfektionierung von Riemen und Profilschienenführungen, das Handling von Stücklisten oder die elektronische Anbindung von Kunden und Lieferanten.

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Obwohl eNVenta erst relativ spät in den Auswahlprozess aufgenommen wurde, wurden vor allem die Integration von CRM und Lagerverwaltungssystem in das ERP-System sowie die Anpassungsfähigkeit der Software bei Lamb auf Anhieb positiv bewertet. Seit dem 1. Oktober 2017 arbeiten 70 Anwender mit der Branchenlösung Technischer Handel. Geschäftsführer Max Lamb: „Die Verzahnung von Innen- und Außendienst funktioniert nun sehr gut. Arbeitsintensive Schnittstellen der alten Systemumgebung sind wir los geworden. Mit dem Wiedervorlagensystem organisieren wir den firmeninternen Workflow, anstatt einzelne Mails herumzuschicken.“ Zudem lassen sich mit dem neuen System auch Besuchsberichte und zusätzliche Dokumente strukturiert ablegen und jederzeit wiederfinden.

Geschätzt wird auch die Möglichkeit, Dokumente, die im Archivsystem Proxess abgelegt sind, im ERP-System aufzurufen. Das grafische Informationscockpit sorgt für Transparenz bei den Geschäftszahlen und Prozessen. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter hat sich vereinfacht, da vieles nun intuitiv verständlich ist.

Ein wichtiges Teilprojekt bei der Einführung des neuen ERP-Systems war die Programmierung der Schnittstelle zur Vertriebskooperation Move it 24, in der sich Lamb mit acht weiteren Händlern der Branche zusammenschloss. Auf diese Weise können Kunden mit Produktionsstätten in ganz Deutschland aus einer Hand versorgt werden. Auch können die beteiligten Händler bei Bedarf auf Lagerbestände der Partner zugreifen. Die Webshops der beteiligten Händler basieren auf dem Portal IT24. Die in eNVenta ERP geführten Artikel bei Lamb werden bei jeder Bestandsänderung fortlaufend mit IT24 abgeglichen, sodass sie immer aktuell sind.

Produktion im ERP-System

Gar nicht abgebildet waren im alten Warenwirtschaftssystem die Produktionsprozesse im Unternehmen. Heute werden Konfektionierungen, wie das Zuschneiden von Antriebsriemen oder das Trennen von Linearschienen, ERP-seitig erfasst und in Rechnung gestellt. Arbeitsintensivere Angebote für die Kunden werden sogar mit dem Produktionsmodul der Software gesteuert. Dazu zählt die Montage von Getrieben und der Bau von Schaltschränken, den Lamb anbietet. Der Vorteil liegt für das Unternehmen unter anderem darin, dass im dem Produktionsmodul die Arbeitszeiten erfasst und in der Kalkulation berücksichtigt werden können.

Max Lamb GmbH & Co. KG

  • Unternehmenssitz: Würzburg
  • Mitarbeiterzahl: 90
  • Kundenzahl: 5.000
  • Gründung: 1929
  • Geschäftsfeld: technischer Handel

Für 2019 ist nun die Einführung des Lagerverwaltungssystems (LVS) von eNVenta geplant. Mit der Kombination von LVS, Scannern und chaotischem Lager soll sich die Pickqualität erhöhen, da Produkte mit ähnlichen Artikelnummern dann räumlich getrennt lagern und die Gefahr von Verwechslungen deutlich abnimmt. Zurzeit experimentieren die Mitarbeiter mit einem kleinen Testlager, um den richtigen Einsatz von Ladehilfsmitteln und mögliche Optionen der Lagerfachaufteilung zu untersuchen. Ein weiteres anstehendes Projekt ist die Erzeugung von BMEcat-Katalogen aus dem ERP-System heraus.

Dann wird auch der Key-User-Kreis wieder aktiv, der sich nie aufgelöst hatte und heute per Telefonkonferenz koordiniert. Er unterstützt die dreiköpfige IT-Abteilung. Bereits bei der Implementierung wurden in Zweier-Teams erfahrene Kollegen mit Prozesswissen und jüngere, technologieaffine Mitarbeiter in den Abteilungen zusammengespannt.

Zur Zukunft des technischen Handels sagt Max Lamb: „Der Preiswettbewerb wird intensiver und wir müssen uns gegenüber den Global Playern durch unsere Beratung, unseren Service und unsere Flexibilität differenzieren. Wir müssen nach Möglichkeit die individuellen Wünsche unserer Kunden erfüllen.“ Das könne die Form der Verpackung und der Etikettierung sein, das könnten aber auch Kanban-Systeme sein. Das ERP-System unterstütze dabei.

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