Genügend Bandbreite gefragt

Voraussetzungen für Cloud-Telefonie

Interview mit Jürgen Städing, CPO, und Martin Czermin, CSO bei der Nfon AG, über die Voraussetzungen für den Einsatz einer virtuellen Telefonanlage und welche Stolpersteine auf Mittelständler oftmals zukommen

  • Jürgen Städing, Nfon

    „Rufnummern können in die Cloud mitgenommen werden, das gilt auch für Servicerufnummern“, verspricht Jürgen Städing, CPO bei Nfon.

  • Martin Czermin, Nfon

    „Warum sollte sich ein mittelständisches Unternehmen langjährigen Verträgen aussetzen und sich einem abstrusen und althergebrachten Serviceverhalten hingeben?“, fragt sich Martin Czermin, CSO bei Nfon.

ITM: Herr Czermin, inwieweit sind virtuelle Telefonanlagen für den Mittelständler interessant und werden von diesen bereits konkret nachgefragt/eingesetzt?
Martin Czermin:
Cloud-basierte Telefonanlagen sind für den Mittelstand die einzig wahre Lösung. Das hat verblüffend einfache Gründe: Einfachheit, Sicherheit und Kosteneffizienz. Warum sollte sich z.B. ein mittelständisches Unternehmen langjährigen Verträgen aussetzen und sich einem abstrusen und althergebrachten Serviceverhalten hingeben? Das kostet nur Zeit und Nerven und ist somit weder förderlich für die Effizienz noch für das Unternehmen. Hinzu kommt aber auch, dass wir uns etwa dem Qualitätsleitbild „Made in Germany“ verschrieben haben und uns an die deutschen Sicherheits- und Datenschutzmaßstäbe halten.

ITM: Herr Städing, welche konkreten Möglichkeiten bietet eine virtuelle Telefonanlage im Vergleich zu einer herkömmlichen Telefonanlage?
Jürgen Städing:
Dort, wo sich ein Internetanschluss befindet, kann auch die TK genutzt werden. Also überall: Das gilt für das Firmengelände, wo sich schnell mal eine Arbeitsgruppe in einem beliebigen Raum mit Telefonen versorgen kann, als auch für neue Filialen oder Heimarbeitsplätze, die hinzugenommen werden sollen. Ebenso gibt es auch keine Endgerätetypbindung Es gibt eine große Auswahl unterschiedlichster Geräte, und die können auch untereinander kombiniert werden.

ITM: Welche technischen Voraussetzungen muss ein Anwender erfüllen, der zukünftig auf die virtuelle Telefonie setzen will?
Städing:
Grundvoraussetzung ist ein Internetanschluss, der ausreichend Bandbreite bietet. VoIP benötigt pro Gespräch zirka 100 Kbit/s symmetrisch. Das ist nicht viel, aber die müssen dann auch vorhanden sein, damit die Qualität stimmt. Dann sollte der Kunde eine ordentliche LAN-Verkabelung und einen Switch einsetzen. Als letztes muss die Firewall die passenden Einstellungen haben, dass die Telefone auch sauber mit der Cloud-TK zusammenarbeiten können, häufig sind diese Einstellungen aber schon vorhanden. In Summe gibt es so gut wie keine Voraussetzungen, die nicht erfüllt werden können.

ITM: Wie gestaltet sich die Installation/Integration einer virtuellen Telefonanlage im/ins Unternehmen? Mit welchem Aufwand (zeitlich, personell, finanziell) ist sie verbunden?
Städing:
Ich möchte mit einem Beispiel antworten: Ein Großer Kunde (zirka 2.000 Mitarbeiter) hat kürzlich auf Nfon umgestellt. Geplant war die Umstellung für einen Zeitraum von drei Wochen. Abgeschlossen war die Umstellung aber bereits nach vier Tagen! Wir bereiten den Wechsel vor und testen diesen. Das spart Zeit, Nerven und letztendlich Kosten.

ITM: Was sind häufige Stolpersteine?
Städing:
Meist sind es Unwissenheit sowie eine falsche Erwartung und das, was die alte Telefonanlage für Anforderungen erledigt. Dies gilt es so zu übertragen, dass die alten Anforderungen zzgl. der neuen Wünsche sauber umgesetzt werden. Sprich ungenügende Vorbereitung kann auch die beste cloud-basierte Telefonanlage nicht kompensieren. Also: überlegen, planen, testen und loslegen.

ITM: Ändern sich bestehende Rufnummern?
Städing:
Rufnummern können in die Cloud mitgenommen werden, das gilt auch für Servicerufnummern. Darüber hinaus können auch neue Nummern geschaltet werden. Auf die Rufnummern der ausländischen Standorte können bei uns (sofern dieses Land erschlossen ist) in die Anlage portiert und wie gewohnt genutzt werden. Insbesondere dieser Punkt, dass alle Rufnummern aller Standorte in einer Anlage vereint sind, bietet interessante Vorteile in der Wartung sowie in der Benutzung und Optimierung der Kommunikation.

ITM: Welche Hardware findet sich letztlich beim Anwender? Telefoniert er mit Headset oder kann er für die virtuelle Telefonie auch ein herkömmliches Telefon nutzen?
Städing:
Er kann die herkömmlichen IP-Telefone, Headsets und Softphones nutzen und sogar sein Mobilfunkgerät integrieren. Außerdem lassen sich auch analoge Endgeräte wie Fax oder Türöffner, Gegensprechanlagen etc. einbinden.

ITM: Wie gestaltet sich die Flexibilität einer virtuellen Telefonanlage, wenn das Anwenderunternehmen expandiert, z.B. neue Mitarbeiter oder gar Standorte hinzukommen?
Städing:
Unsere Lösung ist grundsätzlich auf beliebige Skalierung ausgelegt. Die Einfachheit in der Bedienung macht es leicht, weitere Nebenstellen hinzuzufügen und Geräte anzuschließen, aber auch diese zu reduzieren, wenn es darum geht, nicht genutzte Nebenstellen wieder zu löschen und so die Kosten zu reduzieren.

ITM: Welche techn. Probleme können grundsätzlich auftreten und wie erfolgen Wartungen/Reparaturen?
Städing:
Wie bei jeder komplexen Technik können natürlich unterschiedliche Probleme auftreten. Aber in der Regel sind es Probleme in der Verbindung zwischen Endgerät und Cloud, die sich meist auf der Internetanbindung des Kunden reduzieren. Hier kann man vorbeugen: erstens einen ordentlichen Internetanbieter und am besten als Redundanz eine zweite Anbindung einplanen. Dies empfehle ich im Grunde jedem Geschäftskunden, völlig abgesehen davon, ob er eine cloud-basierte Telefonanlage nutzt oder nicht. Denn wenn man sich mal vor Augen führt, wie wichtig Internet für die meisten Geschäftskunden generell ist, wird dann doch ganz schnell festgestellt, dass eine einzige Anbindung einem Gang auf schmalen Grad gleicht. Sollte z.B. mal eine Störung vorliegen, erreicht der Kunde unsere Support-Hotline. Von hier aus wird die Fehleranalyse und Behebung koordiniert. Dabei ist zunächst unwesentlich, ob der Fehler bei uns oder beim Kunden liegt. Wichtig ist, dass der Fehler gefunden wird, und dann klar ist, wie er schnell behoben werden kann.

ITM: Wie ist es um die Sicherheit bei virtuellen Telefonanlagen bestellt?
Städing:
Wir können nun schon auf über sieben Jahre Betrieb zurückblicken. In dieser Zeit haben wir die Lösung auch unter Sicherheitsaspekten gut aufgestellt. Abgesehen von den üblichen Themen wie Zugriff, Datenschutz etc. legen wir auch Wert auf den Schutz vor Missbrauch durch Dritte, so dass unsere Kunden keine bösen Überraschungen erleben. Insbesondere hier haben wir Prüf- und Schutzmechanismen entwickelt, um unsere Kunden zu schützen. Wichtig ist auch, wenn wir schon über Sicherheit sprechen: die Ausfallsicherheit. Fällt etwa der Strom in einem Büro beim Kunden aus, schaltet die Cloud-TK auf das Mobiltelefon um und der Kunde telefoniert ganz normal mit seiner Büronummer weiter.

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