„Organisation ist die halbe Miete“

Vorurteile beim Dokumenten-Management

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sollen Unternehmen helfen, Papierberge per Mausklick zu digitalisieren. Trotzdem schrecken viele vor ihrer Einführung zurück. Im Interview räumt Frank Dembach, Business Development Manager ECM bei TA Triumph-Adler, mit den Vorurteilen auf.

  • Gestresste Bürokraft vor einem Berg aus Dokumenten

    Die althergebrachte Oganisation von Unterlagen und Dokumenten kann schnell zum Stressfaktor werden. ((Bildquelle: Getty Images/iStock))

  • Frank Dembach von TA Triumph-Adler

    „DMS ist eine Veränderung, aber eine Veränderung zum Positiven“, betont Frank Dembach von TA Triumph-Adler. ((Bildquelle: TA Triumph-Adler))

ITM: Herr Dembach, das erste Vorurteil lautet: „Das ist doch alles viel zu kompliziert.“ Stimmt das?
Frank Dembach: Das kann ich so nicht gelten lassen. Jeder von uns arbeitet heute bereits digital, vielleicht noch nicht vollumfänglich, aber Office, Outlook und Co. können wir alle bedienen. Und die meisten Software-Lösungen funktionieren ähnlich intuitiv und lassen sich ebenso leicht handhaben. Außerdem: Bei der Einführung eines DMS gibt es Nutzerschulungen und Einzelanwenderschulungen – alleingelassen wird niemand. Schon zu Beginn der Implementierung planen die Unternehmen mit den Anbietern, wie das Schulungsprogramm aussieht. Die Anwender sind übrigens jedes Mal überrascht, wie einfach ein DMS zu händeln ist. Die Dokumentensuche funktioniert z.B. nicht anders als eine simple Suchanfrage im Internet.

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ITM: Das zweite Vorurteil lautet: „Die Umstellung dauert zu lange.“ Wie denken Sie darüber?
Dembach: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und hat über Jahrzehnte hinweg mit Papier gearbeitet. Gerade wenn es um digitale Lösungen geht, wird Veränderung deswegen zunächst als Störfaktor empfunden. Besonders weil Mitarbeiter die Einführung eines DMS oftmals mit der einer komplexen neuen Finanzbuchhaltungs-Software oder einem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) vergleichen. Solche Systeme stellen vorübergehend die komplette Firma auf den Kopf. Eine DMS-Einstiegslösung ist jedoch schon für unter 10.000 Euro zu haben und lässt sich – je nach Unternehmensgröße und Anzahl der DMS-Nutzer – bereits in zwei Tagen implementieren. Hier ist es wichtig, schrittweise vorzugehen und die Lösung allmählich auszubauen, damit sie sich reibungslos in den Arbeitsalltag integrieren lässt.

ITM: Drittes Vorurteil: „Gewohnte Arbeitsprozesse werden gestört und neue müssen erst mühsam erlernt werden.“ Ist das richtig?
Dembach: Ja, manche Dinge ändern sich. Aber nicht unbedingt zum Schlechteren, im Gegenteil! Wer schafft es denn, in wenigen Sekunden seinen gesamten Aktenschrank zu durchsuchen? Mit einem DMS geht das per Mausklick. Auf diese Art spart man viel Zeit. In zahlreichen Firmen kursieren z.B. noch immer tagtäglich Umlaufmappen, was die Bearbeitungsprozesse auch so langwierig macht. Die Mappen liegen irgendwo auf einem Schreibtisch und niemand weiß, wer die Dokumente gerade bearbeitet. Mit einem DMS nimmt man ein Dokument und packt es in eine virtuelle Umlaufmappe, die dann auf 50 „Schreibtischen“ gleichzeitig liegt und bearbeitet werden kann. Dieser Mehrwert kann übrigens auf jegliche Unternehmensprozesse wie Rechnungen, Lieferscheine, Bewerbungen etc. übertragen werden. Bei einer Rechnungsprüfung wird dann statt einer Unterschrift auf einem Blatt Papier ein Haken hinter das Dokument in der Software gesetzt. Das heißt: Ein DMS optimiert lediglich die Arbeitsweise, die Arbeitsprozesse bleiben in der Essenz jedoch die gleichen.

ITM: Und das vierte Vorurteil: „Digitale Daten sind flüchtig. Nur was ich anfassen kann, hat auch Wert.“ Teilen Sie diese Sorge?
Dembach: Diese Sorge ist typisch für Deutschland. Bei der Einführung eines DMS erleben wir immer wieder, dass das Druckvolumen zu Anfang messbar ansteigt. Der Grund? Bevor Mitarbeiter ein Dokument in der „elektronischen Wolke“ nicht wiederfinden, drucken sie es lieber noch mal aus. Nach ein paar Wochen sinkt das Volumen wieder, weil die Mitarbeiter verstehen, dass die Daten auf dem Server sicher und vor allem schnell auffindbar sind.

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