Neues ERP-System sorgt für bessere Prozesse

Wachablösung mit integrierter Software

Das Wach- und Objektschutzunternehmen Hauschildt & Blunck mit Hauptsitz in Kiel und fünf Niederlassungen bedient mit rund 200 Mitarbeitern etwa 25 Großkunden. Die eigene IT lässt das Unternehmen hingegen von einem externen Systemhaus betreuen.

  • Wachmann mit Taschenlampe

    Das Produktportfolio von Hauschildt & Blunck umfasst derzeit mehr als 60 Sicherheits- und Überwachungsprodukte.

  • Mario Hauschildt und Niels Blunck

    Für die beiden Geschäftsführer Mario Hauschildt (li.) und Niels Blunck machen sich die verbesserten Prozessabläufe dank integrierter ERP-Software in absehbarer Zukunft schon bezahlt.

Spezialisiert hat sich die 1992 gegründete Firma auf Gebäude- und Werkschutz für Geschäftskunden, vor allem Banken und Sparkassen, Versicherungen sowie mittelständische und große Industrieunternehmen. Außerdem betreibt das Sicherheitsunternehmen eine Notrufzentrale, die vor allem von Geschäftskunden genutzt wird, und erwirtschaftet etwa zehn Prozent des Gesamtumsatzes von gut 5 Mio. Euro mit dem Verkauf und der Vermietung von ITK-unterstützter Sicherheitstechnik. Das Produktportfolio umfasst derzeit mehr als 60 Sicherheits- und Überwachungsprodukte. „Der Trend geht immer stärker hin zu integrierten Sicherheitsdiensten aus einer Hand“, erklärt Geschäftsführer Niels Blunck, fügt hinsichtlich der Geschäftstätigkeit allerdings hinzu: „Wir übernehmen weder Security-Aufgaben bei Veranstaltungen noch Werttransporte oder Wachdienste in Flüchtlingsheimen.“

Ein System statt Insellösungen

Das Unternehmen startete als „ein typisches Zwei-Mann-Unternehmen, bei dem die Rechnungen noch mit der Schreibmaschine erstellt wurden“. Infolge kontinuierlichen Wachstums zogen dann EDV und Software in die Verwaltungsprozesse ein, wobei es sich allerdings meist um Insellösungen handelte. „Unter anderem nutzten wir für Kalkulationsaufgaben Excel. Dokumente wie Briefe, Rechnungen oder auch Aufträge erstellten wir in Word, um sie dann als PDF per Mail zu verschicken oder – wenn gewünscht – als Brief zu versenden. Außerdem setzten wir Lexware als Rechnungslegungs-Software ein. Das war alles längst nicht mehr zeitgemäß, unflexibel, kaum transparent und anfällig für Fehler“, erklärt Geschäftsführer Blunck.

Um die administrativen Prozesse zu optimieren und möglichst alles in einem System abbilden zu können, informierten sich die Geschäftsführer vor gut drei Jahren bei verschiedenen ERP-Anbietern: „Selbst Navision von Microsoft und SAP hatten wir uns angesehen.“ Aber erst der Kontakt mit der MKS Software Management AG in Friedrichshafen brachte die gesuchte Lösung mit MKS Goliath.NET „Wir besuchten zwei Roadshows von MKS und überzeugten uns von der Funktionalität der Lösung.“

Zusätzlich nutzt das Unternehmen eine spezielle Personal-Software für die Mitarbeitereinsätze, die bislang nicht durch Goliath ersetzt werden konnte, da sie die branchenbedingten Einsatz- und Zeitplanungen sowie Abrechnungsbesonderheiten berücksichtigt. Aber: „Sie soll ebenso wie unsere Datev-Anbindung für die Lohnbuchhaltung in die ERP-Lösung als Schnittstelle integriert werden.“

Hauschildt & Blunck
Wach- und Objektschutz
Gründung: 1992  |  Mitarbeiter: 200
Branche: Wach- und Objektschutz
Standorte: Kiel (Zentrale), Hamburg,
Hannover, Berlin, Köln und Frankfurt
www.hauschildtundblunck.de

Vor der Implementierung durch MKS musste geklärt werden, ob alle vorhandenen Kunden- und Artikeldaten über eine Schnittstelle von Lexware überspielt werden sollten. Dies wurde jedoch schnell verworfen, da sonst alle alten, nicht mehr aktuellen Daten mit importiert worden wären. Deshalb, so Blunck, wurden alle Daten neu von Hand eingegeben. „Bei etwa 200 Kunden und 60 Artikelposten ist das einigermaßen gut machbar. Außerdem haben wir so gleich alle Verträge überprüft und auf den neuesten Stand gebracht. Jetzt sind wir dank der neuen Software in der Lage, Verträge jederzeit zu aktualisieren.“

Kein Datenimport

Unterstützt wurde die Einführungsphase durch Telefonkonferenzen und Webinare des MKS-Supports. „Aber das Thema war uns so wichtig, dass wir trotz zusätzlicher Kosten einen MKS-Projektleiter für einige Tage nach Kiel baten, um mit ihm vor Ort alle wichtigen Fragen zur Implementierung, zu den individuellen Einstellungen und den einzelnen Features klären zu können. Außerdem waren damit auch Vor-Ort-Schulungen verbunden.“ Blunck kann diese Vorgehensweise jedem Unternehmen nur empfehlen, das nicht über die IT-Kenntnisse eines Systemhauses verfügt.

Ende 2017 war die Implementierung abgeschlossen, die Software läuft zentral auf einem Server des EDV-Dienstleisters, der dafür Räume in einem Hamburger Rechenzentrum angemietet hat. Seit Ende Januar 2018 läuft MKS Goliath.NET im Vollbetrieb und Geschäftsführer Blunck ist froh darüber, „dass wir nach acht Wochen intensiver Arbeit jetzt alle Abläufe nur noch über einen Server und eine Software verwalten müssen, auf die alle Niederlassungen Zugriff haben“. Die neue ERP-Lösung unterstützt vor allem die laufenden Prozesse, von der Anlage einer Interessentenanfrage über die Angebotserstellung, die notwendigen Gesprächstermine und die nachfolgende Auftragserstellung bis hin zur Vertragserstellung sowie zu zusätzlichen Dokumentationen. Andere administrative Aufgaben wie die Rechnungslegung kommen mit deutlich weniger Schnittstellen aus.

In naher Zukunft, so Blunck, soll die Lieferantenverwaltung für das Verkaufs- und Mietgeschäft optimiert und eine Schnittstelle zu Datev implementiert werden. „Zurzeit programmiert MKS zudem eine Schnittstelle für die Personaleinsatzverwaltung.“ Als weiteren Technologieschritt plant das Sicherheitsunternehmen die Einführung IP-basierter Telefonie. Die Investitionskosten für die Umstellung beziffert Blunck auf gut 30.000 Euro. Das ist angesichts deutlich optimierter Prozesse, spürbarer Zeiteinsparung und höherer Qualität der Abläufe ein Kostenrahmen, der sich in spätesten zwei Jahren amortisieren wird, „vielleicht sogar deutlich früher“.

Bildquellen: iStock, Hausschildt & Blunck

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