Große Menge Trainingsdaten nötig

Wann KI zum Scheitern verurteilt ist

Im Interview erklärt Oliver Schulze, Geschäftsführer der Agorum Software GmbH, wann eine KI gut funktioniert und woran die meisten Unternehmen scheitern.

Oliver Schulze, Geschäftsführer der Agorum Software GmbH

„KI basiert im Wesentlichen auf Wahrscheinlichkeiten“, so Oliver Schulze, Geschäftsführer der Agorum Software GmbH.

ITM: Herr Schulze, was werden anno 2019 die größten Trends im Bereich Dokumenten-Management sein? Was wird von den Marktteilnehmern angegangen und in den Fokus gerückt?
Oliver Schulze:
In unserem Fall ist es das mobile Zusammenarbeiten. Hierbei sprechen wir nicht von dem einfachen Zugriff auf Dokumente oder andere Informationen, sondern davon, mobile Endgeräte so in die Unternehmensprozesse zu integrieren, dass diese ein nahtloser Bestandteil der gesamten Unternehmenskommunikation sind. Das Stichwort lautet „Chatbot“. Und hier ist nicht nur die Kommunikation zwischen Personen gemeint, sondern die Kommunikation zwischen Personen, Prozessen und auch Maschinen. Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, eine Maschine in der Produktion hat einen Ausfall. Ein zuständiger Mitarbeiter bekommt auf sein mobiles Endgerät eine Nachricht über diesen Umstand sowie alle notwendigen Informationen zum Problem und zur Maschine direkt gleich dazu geliefert. Er behebt das Problem, dokumentiert den Umstand, macht ggf. noch ein paar Fotos dazu. Das alles direkt von seinem Smartphone aus, das er ohnehin immer in seiner Tasche dabei hat. Der gesamte Vorgang ist danach lückenlos direkt im Dokumenten-Management-System (DMS) dokumentiert und für spätere, ähnliche Vorfälle verfügbar.

ITM: Welche Bedeutung wird wohl in diesem Jahr der Künstlichen Intelligenz (KI) allgemein zukommen?
Schulze:
Das ist nach wie vor ein „heißes“ Thema. Wenn auch meiner Meinung nach nicht so weit fortgeschritten, wie es die allgemeinen Berichte vermuten lassen. Hier werden vor Allem die Unternehmen weitere Fortschritte machen, die Zugriff auf eine Unmenge an Daten haben.

ITM: Inwieweit lassen sich Dokumenten-Management-Systeme mit KI verknüpfen?
Schulze:
Hier gibt es einige interessante Ansätze: Wir nutzen KI hauptsächlich für die automatische und selbstlernende Dokumentenklassifizierung. Weitere Themen sind: selbstlernendes Auslesen von Dokumenteninformationen, basierend auf OCR-Daten. Auch die automatische Zuteilung bzw. Sammlung von Informationen, die für Personen in verschiedenen Zusammenhängen interessant sind. Oder auch die Auswertung von Prozessinformationen zur Verbesserung von Prozessabläufen.

ITM: Welche Vorteile und Möglichkeiten bringt solch eine Verknüpfung? Können Sie mögliche/konkrete Anwendungsszenarien beschreiben, die gerade auch für mittelständische Unternehmen interessant sind?
Schulze:
KI ist immer dann interessant, wenn große Datenmengen verarbeitet werden müssen und keine klaren Regeln „einfach“ programmatisch definiert werden können, oder Einsatzgebiete von vorneherein nicht bekannt sind. Ein konkretes Beispiel ist die Dunkelverarbeitung von großen Dokumentenmengen, die komplett im Hintergrund abläuft. Hier kann viel wiederkehrende Arbeit vermieden werden. Die KI unterstützt dabei diesen Prozess. Konkret nutzen wir die selbstlernende Klassifizierung in einem Versicherungsunternehmen, bei dem Unmengen an eingehenden Dokumenten automatisch klassifiziert und somit an bestimmte Abteilungen verteilt werden.

ITM: Wie groß ist bislang noch die Fehlerquote beim automatischen, KI-basierten Sortieren, Ablegen, Verknüpfen etc. von unstrukturierten und semi-strukturierten Informationen bzw. Dokumenten?
Schulze:
KI basiert im Wesentlichen auf Wahrscheinlichkeiten. So genau kann man dies von daher nicht beantworten. Grundsätzlich gilt, je höher die Menge an Trainingsinformationen, desto genauer wird auch die Zuordnung. Mit der zuvor beschriebenen automatischen Zuordnung zu Abteilungen haben wir eine sehr hohe Trefferquote.

ITM: Was sind weitere Herausforderungen und Stolpersteine bei der Verknüpfung von DMS und KI?
Schulze:
Der größte Stolperstein ist die Trainingsmenge. Damit KI gut funktioniert (vor allem Deep-Learning-Algorithmen) ist eine große Menge an aufbereiteten Trainingsdaten notwendig. Hier scheitern die meisten Unternehmen, da nicht genügend valide Informationen für das Lernen vorhanden sind. Aus diesem Grund sammeln die Global Player im KI-Bereich auch so fleißig die Daten der Benutzer.

ITM: Welchen Einfluss übt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf den Einsatz von KI-basierten Dokumenten-Management-Lösungen aus?
Schulze:
Dies hat einen großen Einfluss: Nehmen wir z.B. die bereits genannten Global Player am Markt, die die Informationen der Benutzer benötigen, um ihre KI-Systeme zu trainieren – das ist eine datenschutztechnische Herausforderung, die meiner Meinung nach überhaupt noch nicht gelöst ist. Bei KI-Themen innerhalb des Unternehmens ist darauf zu achten, dass personenbezogene Daten durch KI-Fehler nicht aus Versehen den falschen Personen zugänglich werden. Hier müssen im Vorfeld Verarbeitungsregeln definiert werden, die die Berechtigungen mit beachten.

ITM: Inwieweit müssen die DMS-Anwender selbst KI-Urteile und -Entscheidungen kontrollieren bzw. im Blick behalten, um Datenschutzkonformität beim Einsatz ihrer Lösungen sicherzustellen?
Schulze:
Grundsätzlich ist bei den meisten KI-Themen der Anwender mit beteiligt. Die KI-Systeme lernen durch das Feedback der Anwender. Wenn beispielsweise durch eine falsche Klassifizierung ein Dokument beim falschen Sachbearbeiter landet, kann er dies dem richtigen Sachbearbeiter zuteilen und das System lernt daraus. Was das Thema „DSGVO“ in diesem Zusammenhang angeht, ist das kritisch. Hier sollten die Daten nach Datenschutzkonformität grob vorsortiert werden, um dadurch schon mal die Zuständigkeit, sprich Berechtigungen, zu gewährleisten und zwar, bevor die KI die Dokumente „anfasst“.

ITM: Worauf sollten Mittelständler zukünftig achten, wenn sie sich für eine DMS-Lösung entscheiden? Nach welchen Kriterien sollten sie eine entsprechende Lösung letztlich auswählen?
Schulze:
Unternehmen sollten sich Gedanken darüber machen, welche Anforderungen sie mit einem DMS abdecken möchten. Dazu ist es wichtig, die zukünftigen Nutzer des Systems frühestmöglich ins Boot zu holen. Diese wissen in der Regel am besten, was sie zur optimalen Unterstützung ihrer Arbeitsweise benötigen. Ein gutes DMS sollte sich flexibel an die Prozesse des Unternehmens anpassen und nicht umgekehrt. Damit dies funktioniert, benötigen Unternehmen ein System, das über eine Vielzahl von Schnittstellen verfügt und somit offen nach allen Seiten ist. Zudem muss es sich leicht an neue Anforderungen des Unternehmens anpassen können – gerade auch im schnellen Wandel der neuen digitalen Welt.

Bildquelle: Agorum

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