Technischer Großhändler Eisen-Fischer im Interview

Warenwirtschaft mit SAP verknüpft

Eine auf den technischen Großhandel gemünzte Warenwirtschaft liefert bei der Eisen-Fischer GmbH die passende Rezeptur für die Digitalisierung sämtlicher Geschäftsabläufe.

  • Harald Rettenberger (l.), Geschäftsführer Eisen-Fischer, erklärt: „Im nächsten Jahr steht für uns ein umfänglicher Release-Wechsel auf die aktuelle SAP-Version an.“

  • „Wir betreiben das ERP-System auf eigenen Servern, wobei die Betreuung und Weiterentwicklung großteils ein externer Dienstleister übernimmt.“ Manfred Scheunemann (l.) Bereichsleiter IT für die Eisen-Fischer-Gruppe

  • Manfred Scheunemann (geb. Scherer), seit 1. März 2016 Bereichsleiter IT für die Eisen-Fischer-Gruppe, sagt: „Aktuell planen wir die Einführung eines CRM-Systems aus der Cloud.“

Der technische Großhändler Eisen-Fischer GmbH mit Hauptsitz in Nördlingen versorgt das Fachhandwerk, die Industrie sowie die öffentliche Hand u.a. mit Stahl, Biegeprodukten aus Baustahl (Baustahlmatten und -bügel), Badausstattung, -installation, Heizung, Küchen, Maschinen, Werkzeugen sowie Türen, Toren und Fenstern. Dabei bietet der Mittelständler seine Produkte und Dienstleistungen nicht nur in mehreren süddeutschen Niederlassungen an, sondern betreibt bereits seit längerem einen eigenen Online-Shop für registrierte Fachhandwerker. Da man durchschnittlich rund 45.000 Produkte lagernd vorhält, legt man ebenfalls großes Augenmerk auf effiziente Lager- und Logistikprozesse.

Um sämtliche Abläufe bestmöglich steuern zu können, kommt neben dem eingesetzten ERP-System von SAP ein auf den technischen Großhandel ausgerichtetes Warenwirtschaftssystem (WWS) des SAP-Dienstleisters FIS GmbH zum Einsatz. Im Interview erläutern Harald Rettenberger, Geschäftsführer der Eisen-Fischer GmbH, und IT-Leiter Manfred Scheunemann, auf welche Funktionen es dabei besonders ankommt und wie man mit externen Partnern den im nächsten Jahr anstehenden großen SAP-Release-Wechsel gemeinsam meistern möchte.

ITM: Herr Rettenberger, wie gestaltet sich Ihr ­Geschäftsfeld?
Harald Rettenberger:
Als mittelständisches Handelsunternehmen für Haustechnik, Werkzeuge und Baubedarf bedienen wir vorrangig Handwerker, Baufirmen, und Wiederverkäufer. Dabei stammen rund 90 Prozent unserer Umsätze aus dem Geschäfts- und nur zehn Prozent aus dem Privatkundenbereich.

ITM: Konzentrieren Sie sich allein auf den stationären Handel?
Rettenberger:
Nicht nur, denn darüber hinaus betreiben wir einen Online-Shop für registrierte Kunden. Viele Handwerker sind tagsüber auf Baustellen beschäftigt, sodass sie Material früher zumeist nach Feierabend über unseren Telefondienst bestellten. Mittlerweile haben wir solche Bestellprozesse in unseren Web­shop verlagert. Im Internet finden die Kunden einen geschützten Bereich, in dem ihr Kundenprofil inklusive individueller Preise, sämtlicher Bestellungen, ­Lieferungen und Rechnungen hinterlegt ist.

ITM: Herr Scheunemann, inwieweit haben Sie daran eine digitale Kundenakte angebunden?
Manfred Scheunemann:
Noch nicht umfänglich, allerdings planen wir aktuell die Einführung des Customer-Relationship-Management-Systems (CRM) von Salesforce.

ITM: Womit Sie auf eine Cloud-Lösung setzen werden …
Scheunemann:
Genau, wobei wir den mit dem CRM-Anbieter geschlossenen Vertrag von mehreren Anwälten rechtlich absichern ließen, damit wir nicht gegen das Bundesdatenschutzgesetz (BDGS) oder andere Gesetze verstoßen. Von daher wissen wir genau, wo unsere Daten liegen – alles andere wäre für uns ein Ausschlusskriterium gewesen.

Das neue CRM-System soll vor allem unseren Außendienst unterstützen: Künftig können die Mitarbeiter mit ihren mobilen Endgeräten alle wichtigen Kundendaten sowie Angebote, Aufträge, Retouren, Lieferscheine und Fakturen von unterwegs einsehen und bearbeiten.

ITM: Sie arbeiten mit zahlreichen Lieferanten ­zusammen. Worauf kommt es dabei an?
Rettenberger:
Unsere über 3.000 Lieferanten werden von uns hinsichtlich der Termintreue beim Liefern inklusive Lieferavis und der Flexibilität bei Retourenprozessen bewertet. Wir kaufen fast ausschließlich vom Hersteller und nur selten von Zwischenhändlern.

ITM: Wie kommunizieren Sie mit Ihren Lieferanten?
Scheunemann:
Neben den klassischen Kommunikationskanälen arbeiten wir mit Edifact, dem für unsere Branche üblichen Standard für den elektronischen Dokumentenaustausch. Übliche Subsets für den Datenaustausch sind Eancom im Handel und Editec für Sanitär. Außerdem beziehen wir Produkte von verschiedenen Einkaufsverbänden. Diese wiederum haben mit großen Herstellern bereits EDI-Anbindungen umgesetzt. Wir bekommen die Rechnungen über verschiedenste Wege (Download von CSV- und Excel-Dateien) von aktuell einem, bald zwei Verbänden über FTPS im Edifact-Standard. Parallel erhalten wir PDF-Dateien als generierte Interpretationen der zugehörigen Edifact-Invoice-Dateien für eine einfachere Prüfung im Fachbereich.

ITM: Um welches ERP-System handelt es sich?
Rettenberger:
Wir haben am 1. Januar 2007 ein SAP-Retail-5.0-System in Betrieb genommen und damit eine Eigenentwicklung in Cobol auf einem Bull-Großrechner abgelöst (Bull ist ein französischer Hersteller für Großrechner, der 2014 von Atos übernommen wurde, Anm. d. Redaktion).

ITM: Welche ERP-Module nutzen Sie?
Scheunemann:
Von Beginn an waren die Module Sales and Distribution (SD), Materialmanagement (MM), Controlling (CO) und Finance (FI) im Einsatz. Dabei sind insbesondere die Module MM und SD in Kombination sehr wichtig, da wir als Großhändler auf die darin abgebildeten Ein- und Verkaufsprozesse angewiesen sind.

Daneben ist für uns – wie wohl für die meisten Mittelständler – das SAP-Modul BC (Basis Component) ein wichtiges Werkzeug, da wir fast alle Schnittstellen via Idocs implementiert haben.

ITM: Welche Aufgaben übernimmt dabei Ihr SAP-Dienstleister, ­die FIS GmbH aus dem unterfränkischen Grafenrheinfeld?
Scheunemann:
Der Anbieter betreut uns seit der ERP-Einführung; außerdem nutzen wir verschiedene Module wie das FIS/wws, die speziell für den technischen Großhandel sinnvoll sind.

ITM: Was ist an dieser Warenwirtschaft besonders?
Scheunemann:
FIS/wws unterstützt u.a. unseren Stahl- und Metallgroßhandel mit Spezialprozessen wie z.B. einer Projektverwaltung oder einer Restlängenverwaltung für Stahlträger. Der SAP-Standard war hier für uns nicht ausreichend. Im Sanitärbereich unterstützt uns FIS/wws bei dem Handling von Diverse-Artikeln, Mietgeräten, Deckungsbeitragsüberwachung und anderen Prozessen.

ITM: Standen noch andere ERP-Lösungen zur Disposition?
Rettenberger:
Neben der SAP-Lösung mit der FIS/wws-Erweiterung haben wir uns weitere Systeme angesehen, darunter Microsoft Navision und Semiramis von KTW (mittlerweile Comarch, Anmerk. d. Red.). Nach der Prüfung dieser Lösungen haben wir uns für das System der Walldorfer sowie deren Partnerunternehmen FIS entschieden. Die Einführung des ERP-Systems dauerte insgesamt rund anderthalb Jahre.

ITM: Wer betreut das ERP-System?
Scheunemann:
Wir betreiben das SAP-System auf eigenen Servern in unserem Rechenzentrum in Nördlingen – und zwar virtuell mit VMware. Die Betreuung und Weiterentwicklung des ERP-Systems übernimmt großteils die FIS GmbH, wozu auch das Einspielen aktueller Hinweise und Patches zählt. Daneben nutzen wir erwähnte Lösung FIS/eSales für unseren Online-Shop.

ITM: Auf welchem Release-Stand befindet sich das ­ERP-System?
Rettenberger:
Seit 2007 arbeiten wir mit der Version Retail 5.0. Allerdings planen wir nächstes Jahr einen umfänglichen Release-Wechsel auf die aktuelle SAP-Version. Nach fast zehn Jahren auf demselben System wird dies jetzt ein enormer Aufwand und kommt fast einer ERP-Neueinführung gleich.

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ITM: Warum ist der Umstieg so komplex?
Scheunemann:
Es geht um weit mehr als das bloße Einspielen der aktuellen ERP-Version. Wir müssen alle bisherigen Spezialmodule, Eigenentwicklungen oder andere Abweichungen vom Standard neu überdenken: Wollen wir künftig den SAP-Standard nutzen, so ersetzen die neuen Codestrecken unsere Modifikationen. Benötigen wir die für uns individuellen Eigenentwicklungen jedoch auch weiterhin, so müssen diese quasi neu in die SAP-Standardteile eingebaut werden.

Voraussichtlich müssen wir uns diese Frage während der Umstellung bei gut der Hälfte unserer ca. 500 Modifikationen stellen. SAP bietet eigene Transaktionen und Tools an, die das Update prinzipiell wesentlich einfacher machen. Einen Großteil dieser Entwicklungstätigkeit werden wir von FIS einkaufen; wir haben aber auch eigene SAP-Entwicklungskapazitäten im Haus.

Der Hintergrund: 2007 wurden in vielen Fällen Programmierungen für zusätzliche Funktionen vorgenommen, die die Nutzer im Altsystem gewohnt waren. Es wäre in manchen Fällen besser gewesen, näher am SAP-Standard bzw. FIS/wws-Standard zu bleiben, jedoch hatte man sich damals anders entschieden.

ITM: Liegt das Augenmerk dabei allein auf der ­Kostenersparnis?
Scheunemann:
Wir werden für das Release-Wechselprojekt sehr hohe Kosten haben und sehen keine Möglichkeit, dem zu entgehen. Es werden während des Release-Wechsels keine zusätzlichen Änderungen durchgeführt um unnötige Komplexität des ohnehin schon schwierigen Vorhabens zu vermeiden. Generell wollen wir nach dem Release-Wechsel so viel wie möglich im Standard abbilden, da dies das IT-Leben deutlich einfacher macht. Daher werden wir im Nachgang versuchen, einige Modifikationen wieder rückzubauen. Parallel dazu sehen wir uns an, welche der vielen neuen Funktionalitäten des SAP-Standards und FIS-Standards einen Mehrwert für uns darstellen.

ITM: Steigen Sie parallel mit dem Release-Wechsel auch auf die In-Memory-Computing-Lösung SAP Hana um?
Scheunemann:
Wir nutzen die Datenbank MaxDB, die support-seitig bis mindestens 2023 unterstützt wird. Von daher existiert kein Zwang für einen Umstieg, und wir wollen neben dem Release-Wechsel nicht auch noch eine neue Datenbank einführen.

ITM: Laut Hersteller kann man mit Hana aber doch immens an Performance gewinnen …
Scheunemann:
Das mag sein. Allerdings verlieren wir bei unseren Abläufen momentan nicht aufgrund unserer Datenbank an Geschwindigkeit, sondern wegen umständlicher Suchanfragen und aus heutiger Sicht nicht optimal programmierter Codestrecken. Zudem wäre der Umstieg auf Hana mit hohen Investitionskosten verbunden. So müsste man neue Server-Hardware anschaffen und eine aufwendige Migration auf die neue Datenbank durchführen.

Die Eisen-Fischer GmbH …
… ist mit Standorten in Nördlingen, Crailsheim, Heidenheim und Bad Mergentheim ein mittelständisches Groß- und Einzelhandelsunternehmen mit großer Sortimentstiefe und -breite. Das Unternehmen versorgt Fachhandwerk, Fachhandel, Industrie und die öffentliche Hand mit Produkten und Dienstleistungen rund um die Themen Stahl und Baubiegerei, Badausstattung und -installation, Heizungs- und Wärmetechnik, Pellet- und Kaminöfen, Werkzeuge und Maschinen, Betriebsausstattung und Arbeitsschutz, Haustüren, Tore und Fenster sowie Forsttechnik, Gartengeräte, Küchen und Küchengeräte.

Gründung:    1874
Hauptsitz:    Nördlingen (Bayern)
Mitarbeiter:    rund 450 Mitarbeiter, darunter 40 Auszubildende

ITM: Wer begleitet Ihren ERP-Release-Wechsel?
Rettenberger:
Wie in der Vergangenheit wird FIS mit von der Partie sein und gleichzeitig die eigenen Module auf den neuesten Stand bringen. Daneben arbeiten wir bewusst mit einem externen Projektleiter zusammen, der eine neutrale Sicht auf ein solches Großprojekt mitbringen kann. Damit haben wir uns mit Absicht gegen einen Verantwortlichen aus unserem eigenen Haus oder aus unserem Systemhaus entschieden.

Scheunemann: Wir setzen hier auf einen erfahrenen Externen mit Branchenexpertise, der bereits mehrere Release-Wechsel begleitet hat. Wir erwarten uns von einem unabhängigen Projektleiter eine Abwicklung des Projekts in Time, Budget und Quality.

ITM: Sie haben Ihre IT zentral am Standort Nördlingen aufgestellt. Wie werden die einzelnen Standorte daran angebunden?
Scheunemann:
Wir haben eine V-Lan-Vernetzung mit den beiden größeren Außenstellen über jeweils 10 Mbit Standleitung und eine 20-Mbit-Anbindung für unsere Zentrale in Nördlingen. Den vierten Standort haben wir mit einer SDSL-Verbindung mit Site2site-VPN angebunden. Wir haben Backup-Leitungen, die bei einem Pro­blem automatisch greifen. Einmal haben wir es via DSL realisieren können, bei anderen Standort mussten wir aufgrund der örtlichen Gegebenheiten sogar auf LTE (d.h. via Mobilfunk) zurückgreifen.

ITM: Wie sind Sie generell kommunikationsseitig aufgestellt?
Scheunemann:
Wir nutzen derzeit noch eine klassische Telefonanlage, die wir im Zuge der All-IP-Umstellung bis 2018 ablösen müssen. Wir müssen auch unsere Verkabelung zu den Arbeitsplätzen der User teilweise neu machen, da teilweise noch 10 Mbit Kabel verlegt sind. Optimal wäre es, jeden Arbeitsplatz mit zwei 1-Gbit-Leitungen zu versorgen: Telefon und Rechner getrennt.

ITM: Neben der Kommunikation stellt das ERP-System das Rückgrat ihrer Prozesse dar. Wie schlimm wäre dessen Ausfall?
Rettenberger:
Fällt das ERP-System aus, so hätte die Wiederherstellung natürlich die höchste Priorität. Denn ein Arbeitstag ohne ERP würde einem sechsstelligen Umsatzverlust gleichkommen.

ITM: Dies zeigt, wie abhängig Sie als Mittelständler von einer ­funktionierenden IT sind …
Scheunemann:
Genau, wobei die Endnutzer dies oftmals gar nicht wissen. Sie bekommen von dem ganzen Aufwand, der hinter reibungslosen Netzwerken, IT-Infrastrukturen und Software-Landschaften steckt, wenig mit.

ITM: Apropos Ausfallsicherheit: Besitzen Sie einen eigenen Sicherheitsverantwortlichen?
Rettenberger:
Hinsichtlich der Einhaltung des Datenschutzes arbeiten wir mit einem externen Sicherheitsberater zusammen. Für die Netzwerksicherheit (Virenschutz, Firewall, VPN-Zugang, usw.) ist das Technikteam unserer IT zuständig.

ITM: Wie viele Mitarbeiter sind in der IT-Abteilung beschäftigt?
Scheunemann:
Elf Kollegen betreuen die Bereiche Helpdesk, Entwicklung und Technik. Dabei ist unser Helpdesk erste Anlaufstelle für alle IT-Fragen, die bevorzugt per Ticket durch den Fachbereich selbst aufgenommen werden oder uns über die interne IT-Support-Telefonnummer erreichen. Für die Prozesse im IT-Service-Management diente uns ITIL als Vorlage.

ITM: Welche Software entwickeln Sie selbst?
Scheunemann:
Vorrangig entwickeln wir Schnittstellen im EDI-Umfeld selbst (SAP-Idocs in Kombination mit Microsoft Biztalk Server 2013 R2). Wir haben auch neulich für unsere jährliche Hausmesse ein SAP-Programm selbst entwickelt, mit dem wir die Einladungen und Zusagen unserer Geschäftskunden über SAP verwalten können. Gleichzeitig konnten wir damit die Registrierung der Teilnehmer und das Einlassprocedere automatisieren und somit zu deutlich weniger Wartezeit für unsere Kunden beitragen.

ITM: Was haben Sie über den SAP-Release-Wechsel hinaus in nächster Zukunft geplant?
Scheunemann:
Neben der bereits erwähnten CRM-Implementierung wollen wir gemeinsam mit dem Hersteller Henrichsen AG ein Archivsystem einführen. Zudem wollen wir mit der FIS GmbH den sogenannten SAP Workforce Performance Builder (WPB) einsetzen. Dahinter verbirgt sich ein Tool zur Erzeugung von Nutzerdokumentationen für SAP- und Drittsysteme.

ITM: Wie funktioniert das im Detail?
Scheunemann:
Die Nutzer klicken sich durch eine fast beliebige Software (z.B. auch SAP). Als Ergebnis erzeugt WPB die Bedienungsanleitung analog der Eingaben des Users inklusive Screenshots und Feldbezeichnungen. Das Ergebnis kann man als Dokument oder als interaktives Lernvideo nutzen. Wir wollen das Modul insbesondere zur Vorbereitung für den Release-Wechsel einsetzen und damit das Testprocedere beschleunigen.

ITM: Was halten Sie von aktuell stark strapazierten „Hype-Begriffen“ wie Digitalisierung?
Scheunemann:
Per se stellt dies nichts Neues für uns dar, da wir die Digitalisierung im Unternehmen seit Jahren vorantreiben. Im Zuge dessen digitalisieren wir beispielsweise kontinuierlich papierbasierte Prozesse. Der Feinwareneingangsprozess sieht beispielsweise vor, dass Abweichungen handschriftlich auf dem Lieferschein vermerkt werden, bevor dieser gescannt und unter „Dienste zum Objekt“ an der Bestellung in SAP hochgeladen werden. Der Einkauf braucht diese handschriftlichen Vermerke auf dem Lieferschein für Folgeprozesse.

Mit dem Abschluss unseres Archivprojekts beginnt auch die Implementierung eines elektronischen RechnungseingangsWorkflows. Wir werden die Rechnungen via OCR automatisch auslesen und in SAP vorerfassen. Der Workflow beschleunigt dann die Abarbeitung der Rechnungen deutlich.

ITM: Inwieweit haben Sie mobile Lösungen in Ihre Geschäfte eingebunden?
Scheunemann:
Unsere künftige CRM-Lösung läuft auf allen mobilen Endgeräten unseres Außendienstes. Daneben arbeiten wir im Warenein- und -ausgang sowie in Verbindung mit unserem Lagerverwaltungssystem (LVS) mit mobilen Devices, zumeist mit Handhelds. Beim LVS erfolgt die mobile Datenerfassung (MDE) mit entsprechenden (Barcode-)Scannern.

ITM: Was ist das Besondere am Stahlhandel?
Rettenberger:
Er gestaltet sich sehr komplex, da Stahl zu stark schwankenden Preisen eingekauft wird – somit folgt die ­Disposition nicht den klassischen Regeln für Handelsware, sondern wird aufgrund von aktuellen und zu erwartenden Preisen in Korrelation mit dem aktuellen Bedarf eingekauft. Beispielsweise kann man den zukünftigen Verlauf des Stahlpreises ganz einfach an unserem Stahlmattenbestand ablesen: Ist der Stapel bis zur Decke, so erwartet unser Disponent steigende Preise; ist der Stapel eher klein, so wird erwartet, dass der Preis bald sinken wird. Zu viele verschiedene Chargen darf man jedoch auch nicht erwerben. Wir müssen größtenteils chargenrein lagern und damit sind unsere Lagerplätze zusätzlich begrenzt. Das Werkszeugnis der jeweiligen Charge ermöglicht es, den Stahl bis zur Stahlhütte rückverfolgen zu können.

ITM: Welche Größenordnung besitzt Ihr Lager?
Rettenberger:
Unser Zentrallager verfügt über rund 10.500 Paletten- und ca. 120.000 Fachbodenregalplätze. Dabei halten wir durchschnittlich rund 45.000 Produkte lagernd vor, wobei aktuell insgesamt grob 107.000 Artikel in unseren Stammdaten im SAP-System angelegt sind.

ITM: Was gilt es weiterhin zu beachten?
Rettenberger:
Wir verfahren im Lager nach dem Prinzip „First in, first out“, damit keine alten Modelle zurückbleiben, sondern immer die neuesten Geräte und Materialien an die Kunden geliefert werden.

ITM: Wie verwalten Sie etwaige Retouren Ihrer Kunden?
Scheunemann:
Wir haben speziell dafür eigene Teams aufgesetzt und vereinheitlichen alle Retourenprozesse. Parallel dazu gibt es separate Retourenläger. Diese Strukturen sind entsprechend in der Warenwirtschaft abgebildet, wobei die Retouren in der Regel entweder als A-Ware (originalverpackt und unbeschädigt) wieder in den Lagerkreislauf gelangen oder als B-Ware separat behandelt werden. Produkte mit technischen Defekten werden wieder an den Hersteller geschickt. Nicht zuletzt muss bei elektrischen und mit Motoren ausgestatteten Geräten vor dem Verkauf an die Kunden stets eine Sicherheitsprüfung erfolgen. 

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