ERP Hand in Hand mit der Fibu

Warenwirtschaft sucht Anschluss

Worauf muss man bei der Auswahl einer Lösung für die Finanzbuchhaltung achten, damit Synergien zu ERP-Anwendungen oder Waren­wirtschaftssystemen entstehen?

Auf der Suche nach einer neuen Warenwirtschaftslösung stehen die Verantwortlichen immer wieder vor der Frage, ob eine integrierte Finanzbuchhaltung ein Ausscheidungskriterium für die Software-Auswahl darstellen sollte. Denn nicht selten bedeuten umfassende Anforderungen an ein Fibu-Modul eine Einschränkung bei der Auswahl potentieller Partner, die aber ansonsten gute Branchenlösungen bieten.

Typische Szenarien bilden beispielsweise integrierte Fibu-Module, die nur eingeschränkt sinnvolle Funktionen bieten, oder Software-Lösungen, die über gar kein eigenes oder nur ein schlecht angebundenes Finanzmodul verfügen. Medienbrüche, die aufwendige, manuelle und damit fehleranfällige Eingaben notwendig machen, redundante Stammdatenpflege, fehlende Informationsbereitstellungen wie z.B. die Anzeige offener Posten, Detailinformationen zu Rechnungen im Mahnwesen oder unvollständige Salden im Mahnwesen des Warenwirtschaftssystems sind die Folge.

Zweifelsohne schlummert Potential in der lückenlosen Integration der verschiedenen Systeme. Werden die Verantwortlichen auf der Suche nach einer Komplettlösung nicht fündig oder schränken die Anforderungen an die Fibu die Lösungsauswahl zu stark ein, sollten sie auf eine optimal ausgestaltete Schnittstelle achten. Zu den Mindestanforderungen an die Schnittstellenkommunikation zählen dabei der Austausch von Kunden-/Debitorstammdaten, Lieferanten-/Kreditorstammdaten sowie (offene) Posten und Salden. Dabei muss für jeden Datentyp ein führendes System definierbar sein, also z.B. für Kunden- und Lieferantendaten ist das Warenwirtschaftssystem führend, für offene Posten und Salden die Finanzbuchhaltung.

Der Datenaustausch sollte zudem zeitnah und möglichst automatisiert, ad hoc oder in parametrierbaren Abständen stattfinden. Und: Die übertragenen Daten müssen vollständig sein. Oftmals verfügen Systeme z.B. über eine Standard-Datev-Schnittstelle, die jedoch relevante Felder wie die Rechnungs- oder Belegnummer nur gekürzt überträgt. Ideal sind hingegen aktive Schnittstellen wie Web-Services oder DLL-gestützte Funktionsaufrufe, durch die der Datenexport und -import automatisiert stattfinden kann.

Effizienz wird dann erreicht, wenn im Warenwirtschaftssystem generierte Belege als PDF archiviert und über die Schnittstelle an die Fibu weitergegeben werden. Dort können die Fachverantwortlichen im Buchungsprozess direkt den Rechnungsbeleg einsehen.

Verfügt das Warenwirtschaftssystem über ein Belegwesen für Eingangs- und Kostenbelege mit entsprechender Workflow-Unterstützung, wie es etwa Optimasuite bietet, gelingt auch die Übermittlung dieser Belege inklusive der Kreditorenvorgänge über die Schnittstelle an das Fibu-System. Dies führt zu einem medienbruchfreien Arbeitsablauf und optimiert gleichzeitig die Arbeitszeit der Mitarbeiter.

Werden Warenwirtschaftssysteme und Finanzbuchhaltungslösungen als Insellösungen gepflegt, kann viel Potential verlorengehen. Damit beide Anwendungen Hand in Hand funktionieren, sollten der Umfang und die Leistungsfähigkeit der Schnittstelle daher wesentliches Kriterium bei der Auswahl der Software­lösungen sein.

Praxisbewährte Funktionen

  • Ausgangsrechnung ist unmittelbar nach dem Druck- und Verbuchungsvorgang in der Warenwirtschaft als offener Posten in der Finanzbuchhaltung sichtbar
  • Kundensaldo (mit der Fibu als führendem System) auch unmittelbar im Warenwirtschaftssystem sichtbar
  • Saldowarnung bei Auftragserfassung zeigt den aktuell in der Fibu gebuchten Wert, inklusive neuer Rechnungen und kürzlich gezahlter Posten
  • Informationen über Datum und Verlauf von Zahlungen werden auch im Warenwirtschaftssystem sichtbar
  • Ausführung von Überweisungs- und Lastschriftläufen wahlweise im Warenwirtschaftssystem oder in der Fibu


Quelle: New Frontiers Software GmbH

 

Bildquelle: Thinkstock / LiquidLibrary

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