IT-Infrastruktur flexibel gestaltet

Warenwirtschaft und Rechnungswesen im Einklang

IT-MITTELSTAND sprach mit Bettina Trudel, Vertriebsverantwortliche Retail Deutschland der Designagentur Take2, über die Herausforderung, Kreativität und kaufmännisches Denken unter einen Hut zu bringen. So setzt das mittelständische Unternehmen bei der IT-Infrastruktur auf eine Symbiose aus innovativen Neuentwicklungen und seit Jahren bewährten, hoch funktionalen Komponenten. Während das Firmennetzwerk im Laufe der Zeit sukzessive modernisiert wurde und heute weitgehend aus Apple-Systemen neuer Modellgenerationen besteht, setzt Take2 im Bereich Rechnungswesen seit nunmehr 15 Jahren auf eine Microsoft-basierte Finanzlösung von Agenda Software.

„Nicht nur unter kaufmännischen Aspekten, auch in der Kommunikation mit unseren Kunden sind moderne IT-Strukturen unverzichtbar“, erklärt Bettina Trudel, Vertriebsverantwortliche Retail Deutschland der Designagentur Take2.

Design ist Kunst, die sich nützlich macht“ – kaum eine andere Definition beschreibt besser die Unternehmens­ausrichtung von Take2. Spaß haben, den Spieltrieb ausleben, verblüffende physikalische Gesetze selbst erproben und das alles mit innovativen, qualitativ hochwertigen Design­artikeln, die zudem einen praktischen Nutzen erfüllen. Das ist der Anspruch, den die Designagentur an sich und ihre auf den ersten Blick gelegentlich obskuren Eigenentwicklungen stellt. Musterbeispiele sind der inzwischen fast schon legendäre Eierschalensollbruchstellenverursacher „Clack“ oder der Nussknacker „Lucky Punch“. Auch bei der IT-Infrastruktur setzt das Unternehmen auf eine Symbiose aus innovativen Neuentwicklungen und seit Jahren bewährten, hoch funktionalen Komponenten, wie Bettina Trudel, Vertriebsverantwortliche Retail Deutschland der Designagentur Take2, berichtet.

ITM: Erfolgsprodukte wie Clack oder Lucky Punch haben
mit ihrer verblüffenden Funktionalität eine hohe Erwartungshaltung hinsichtlich immer neuer Produkte geweckt. Wie werden Sie diesen Erwartungen gerecht?
Bettina Trudel:
Der überwiegende Teil unseres aktu­ellen Produktportfolios basiert auf eigenen Einfällen. Ich bin sicher, unserer Ideenschmiede unter Leitung unseres Geschäftsführers Markus Roling werden auch in Zukunft die Ideen nicht ausgehen. Generell sind wir aber auch für Produktideen von „außerhalb“ offen. Unsere Anforderungen sind allerdings hoch. Wir suchen ausgefallene Artikel, die aus dem üblichen Rahmen fallen, keine 08/15-Produkte, sondern kreatives Design in Kombination mit Innovation. Leute mit konkreten Vorstellungen für Produkte, die Spaß, Funktion und Überraschungseffekt kombinieren, können sich gerne an uns wenden. Wir machen aus Ideen und Entwürfen Prototypen, übernehmen die Entwicklung zur Marktreife und koordinieren die Fertigung und Montage sowie den späteren Exklusivvertrieb.

ITM: Über welche Vertriebskanäle bieten Sie Ihre Produkte an?
Trudel:
Wir haben einen Multichannel-Vertrieb und bedienen direkte wie indirekte Verkaufskanäle. Kunden können unsere Produkte sowohl direkt bei uns bestellen als auch über Wiederverkäufer erwerben. Klassische Einzelhandelsgeschäfte zählen ebenso dazu wie Onlineshops, Katalogversender oder die Werbe­mittelbranche. Großkunden können von uns auch modifizierte Produkte mit eigenem Firmenlogo, beispielsweise zur Nutzung als Give-aways, erhalten. Aktuell werden etwa 75 Prozent unserer Produkte im Inland verkauft, erfolgreich sind wir allerdings auch in Österreich, der Schweiz oder Dänemark. Großbritannien und Frankreich sind zwei Beispiele neuer Märkte, in denen wir zur Zeit stark expandieren.

ITM: Wie werden Interessenten auf Ihre Produkte aufmerksam?
Trudel:
Neben den Onlinemedien, die zunehmend an Bedeutung gewinnen, sind wir auch auf einschlägigen Fachmessen präsent. Dazu zählt zum Beispiel die Ambiente in Frankfurt.

ITM: Welche Rolle spielt die IT innerhalb Ihres
Unternehmens?
Trudel:
Nicht nur unter kaufmännischen Aspekten, auch in der Kommunikation mit unseren Kunden sind moderne IT-Strukturen unverzichtbar. Um sicherzustellen, dass unsere Geschäftsprozesse optimal über die EDV unterstützt werden, beschäftigen wir in Teilzeit eine IT-Koordinatorin. Sie kennt unsere Arbeitsabläufe und konzipiert auf unsere Erfordernisse hin zugeschnittene IT-gestützte Lösungen. In technischen Angelegenheiten unterstützt wird sie dabei von zwei externen IT-Administratoren, die unser Netzwerk per Fernzugriff überwachen, notwendige Installationen und Konfigurationen vornehmen sowie uns im Falle von Systemstörungen zur Seite stehen.

Falls Investitionen in neue IT-Systeme anstehen, erarbeitet unsere Koordinatorin in Zusammenarbeit mit der entsprechenden Fachabteilung beziehungsweise den betroffenen Mitarbeitern ein Konzept inklusive einer Kostenkalkulation. Der Vorschlag wird anschließend von den Administratoren auf seine technische Umsetzbarkeit geprüft. Ist diese gewährleistet, wird das Konzept mit entsprechender Begründung unserer Geschäftsleitung zur Genehmigung vorgelegt.

ITM: Gibt es festgelegtes IT-Budget?
Trudel:
Nein, das gibt es in der Form nicht, stattdessen erfolgen IT-Investitionen bedarfsorientiert. Unser Ziel ist es, unsere IT-Infrastruktur proaktiv auf einem sicheren und modernen Entwicklungsstand zu halten, um eventuelle Problem bereits im Vorfeld zu vermeiden. Aus diesem Grunde haben wir beispielsweise kürzlich ein neues ERP-System implementiert.

ITM: Welche Gründe haben Sie dazu veranlasst?
Trudel:
Unser bisheriges Warenwirtschaftssystem, mit dem wir seit mehr als zehn Jahren gearbeitet hatten, war an funktionale Grenzen gestoßen. Take2 konnte in den vergangenen Jahren starkes Wachstum verzeichnen. Unsere Datenbank beinhaltet aktuell Datensätze von rund 10.000 Kunden. Wie in vielen mittelständischen Unternehmen laufen auch bei uns noch viele Geschäftsprozesse komplett papierbasiert. Mit dem neuen ERP-System Advanter für Apple-Netzwerke, das ein integriertes Dokumentenmanage­mentsystem (DMS) beinhaltet, verfügen wir jetzt über eine stabile Basis für die sukzessive Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Wir sind in der Lage, Arbeitsabläufe deutlich effizienter als bisher zu gestalten und zusätzlich unseren Kundenservice zu verbessern.

ITM: Wie verlief die ERP-Einführung und mit welchen ­Herausforderungen wurden Sie dabei konfrontiert?
Trudel:
Um einen störungsfreien Übergang zwischen den beiden Warenwirtschaftssystemen zu gewährleisten, haben unsere Technikexperten Advanter zunächst auf einem Testsystem implementiert. Hier haben wir verschiedenste Konstellationen mit „echten“ Datensätzen unter realen Bedingungen simuliert. Auch unsere Mitarbeiter hatten Zugriff auf das Testsystem und konnten ohne Angst, durch Bedienungsfehler Daten zu verlieren, Erfahrungen mit dem neuen System sammeln.

Als technische Herausforderung erwies sich einzig die Kopplung von Advanter mit der im Bereich Rechnungswesen eingesetzten Finanzsoftware Agenda. Wir nutzen diese Betriebswirtschaftssoftware ebenfalls seit 15 Jahren, sind mit der Funktionalität sehr zufrieden und wollten diese auf einem Microsoft-Server laufende Lösung auf jeden Fall weiter betreiben  

ITM: Was zeichnet diese Software Ihrer Erfahrung nach aus?
Trudel:
Agenda bietet ein modular aufgebautes Angebot an Software-Anwendungen für alle wichtigen betriebswirtschaftlichen Aufgabenbereiche. Für unser Anforderungsprofil ist das Modul Rechnungswesen optimal geeignet. Es deckt alle Bereiche des Rechnungswesens von der Finanz- und Anlagenbuchführung über das Forderungsmanagement bis hin zu Anfertigung von Jahresabschlüssen und Bilanzberichten ab. Alle Funktionen sind intuitiv zu bedienen, Standards wie die Datev-Buchungslogik machen es unserer Buchhaltung einfach, sich in der Software zurechtzufinden und stets den Überblick über Zahlungsflüsse und Liquidität zu behalten.

Als vorteilhaft erweist sich in der Praxis auch das Abonnement-modell. Hotlineberatung, Wartungsdienste und sämtliche Updates, die sich beispielsweise aus Gesetzesänderungen ergeben, sind im monatlichen Mietpreis der Software enthalten. Das gewährleistet Kostenkontrolle und Rechtskonformität zugleich.

ITM: Welche Daten werden konkret zwischen Ihrem neuen ERP-System und der Agenda-Software ausgetauscht?
Trudel:
Zwischen unserem alten ERP-System, das eher eine kaufmännische Basissoftware als ein echtes Warenwirtschaftssystem war, und der Agenda-Software fand in der Vergangenheit kein automatischer Datenaustausch statt. Die über das ERP-System erstellten Ausgangsrechnungen mussten bislang von unserer Buchhaltung im Rechnungswesen manuell als offene Posten eingebucht und bei Zahlungseingang wieder abgeglichen werden. Mahnungen wurden zudem aus dem ERP heraus erstellt und verfolgt. Bei schätzungsweise 500 bis 600 Buchungen pro Monat verursachten diese doppelten manuellen Buchungstätigkeiten einen nicht unerheblichen Aufwand.

All diese Defizite sind mit Beginn des Produktivbetriebs der neuen ERP-Software am 1. Juli dieses Jahres beseitigt. Mit Unterstützung der technischen Supportabteilung von Agenda wurde eine Schnittstelle implementiert, über die Daten im freien Datenbank- und Tabellenformat CSV aus dem ERP-System automatisch übernommen werden. Das gesamte Mahnwesen wird nunmehr einfach und transparent über das Rechnungswesenmodul von Agenda gesteuert.

ITM: Wie fällt Ihr Resümee nach mehrmonatigem Produktiv-
betrieb aus?
Trudel:
Mit dem neuen ERP-System sehen wir uns für die kommenden Jahre gut gerüstet. Unser Ziel ist es, insbesondere international weiter zu expandieren und den Anteil des Auslandsumsatzes zu erhöhen. Advanter unterstützt uns beispielsweise bei der Auftragsabwicklung mit dem Ausland, weil Versand- und Ausfuhrpapiere deutlich einfacher erstellt werden können. Ein großer Markt, auf dem wir aktuell noch nicht präsent sind, sind die USA. Hier gilt es, die Marke Take2 bekannt zu machen. Aufgrund der Tatsache, dass mit dem neuen ERP-System viele Geschäftsprozesse deutlich effizienter abgewickelt werden können als in der Vergangenheit, haben die Mitarbeiter mehr Freiraum, sich nicht nur um bestehende Kunden, sondern auch um Interessenten und Neukunden zu kümmern. Die gewonnene Zeit möchten wir aber auch in verstärkte Marketingaktivitäten investieren, beispielsweise Newsletter verschicken oder die Pressearbeit intensivieren.

ITM: Sehen Sie in den Bereichen Buchhaltung und Rechnungswesen weitere Optimierungspotentiale?
Trudel:
Wie bereits erwähnt, sehen wir uns hier mit dem von Agenda Software angebotenen betriebswirtschaftlichen Software-Modulen ebenfalls sehr gut aufgestellt. Ein nächster Schritt zur Optimierung buchhalterischer Prozesse könnte die Einführung des Agenda-Moduls Personalwesen sein. Da wir hier allerdings nicht unter Handlungsdruck stehen, werden wir zu gegebener Zeit den Nutzen dieses Moduls für unsere Verwaltungsprozesse prüfen.

In Zeiten, da Außendienstmitarbeiter und Heimarbeitsplätze zunehmend an Bedeutung gewinnen, könnte mittel- und langfristig auch das Modul „Anywhere“ für uns von Interesse sein. Die VPN-Lösung besteht aus einem kleinen Server und individuellen USB-Sticks. Nach der Passworteingabe stellt die Software eine verschlüsselte Verbindung zum Server her. Das Gerät wird für das Firmennetzwerk konfiguriert und der Mitarbeiter kann es wechselweise zu Hause und im Büro anschließen und sofort damit arbeiten.

ITM: Welche weiteren Aufgaben sehen Sie in den kommenden Jahren auf Ihr Unternehmen zukommen?
Trudel:
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen wir die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse konsequent vorantreiben. Mit dem in das neue ERP-System integrierten DMS verfügen wir jetzt über ein digitales Archivsystem. Durch das gezielte Digitalisieren von bestimmten Dokumentengruppen, wie beispielsweise Eingangsrechnungen, und deren Verarbeitung über effiziente, digitale Workflows muss es uns gelingen, die klassische Papierablage deutlich zu reduzieren. 



Bettina Trudel

  • Alter: 42 Jahre
  • Beruflicher Werdegang: Ausbildung zur Bürokauffrau, Bürotätigkeit im Baugewerbe, seit 2001 angestellt bei Take2
  • Derzeitige Position: Vertriebsverantwortliche Retail Deutschland
  • Hobbys: eigenes Pferd, Handarbeiten



Take2 Designagentur GmbH & Co. KG


Als kreativer Kopf und Chef der Ideenschmiede führt Firmengründer Markus Roling die im Jahr 2003 aus einer seit 1995 bestehenden Vertriebsgesellschaft für Einrichtung und Accessoires hervorgegangene Designagentur. Seit 2008 ist er alleiniger Inhaber und Geschäftsführer. Etwa 30 Kernprodukte, die in unterschiedlichen Varianten angeboten und auf Wunsch auch kundenspezifisch modifiziert werden, umfasst das aktuelle Produktportfolio an hochwertigen Give-aways und Geschenkartikeln. Zwei bis drei eigenentwickelte Neuprodukte kommen Jahr für Jahr hinzu. Vertrieben werden die Artikel über direkte und indirekte Verkaufskanäle im In- und Ausland, wobei der Anteil des internationalen Geschäfts derzeit bei etwa
30 Prozent liegt.

Das Rosenheimer Unternehmen beschäftigt aktuell rund 25 Mitarbeiter (50 Prozent fest angestellt, 50 Prozent in Teilzeit beschäftigte Aushilfskräfte) und erwirtschaftete im abgelaufenen Geschäftsjahr einen Gesamtumsatz von knapp 2 Mio. Euro. 
www.take2-design.de

 

 

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