Für die digitale Steuerprüfung gewappnet

Weberei mit neuer ECM-Lösung

Die Zeiten turmhoher Aktenstapel bei Anker-Teppichboden sind vorbei. Integrierte Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme gestalten die Wege beim Teppichspezialisten kürzer und die Arbeitsabläufe effizienter. Mit einer neuen Enterprise-Content-Management-Lösung werden jährlich bis zu 250.000 Blatt Papier weniger ausgedruckt.

Die Produkte der Teppichweberei Anker Teppichboden Gebr. Schoeller GmbH sind beispielsweise im Berliner Reichstagsgebäude und in Passagierflugzeugen zu finden.

„Mindestens drei Ausdrucke haben wir früher von jedem Dokument gemacht“, erinnert sich Kamillus Wojczyk, Prokurist und Verantwortlicher für Informationstechnologie bei der Anker-Teppichboden Gebr. Schoeller GmbH & Co. KG. „Diese wurden dann per Hand an die jeweiligen Abteilungen verteilt und nach der Bearbeitung archiviert.“ So war es besonders aufwändig, wenn ein Dokument später noch einmal benötigt wurde. Dann musste einer der 300 Mitarbeiter sich auf den Weg ins Archiv machen und die entsprechenden Papiere heraussuchen – ein umständlicher und zeitraubender Prozess für die größte Teppichweberei Europas, deren Produkte z.B. im Berliner Reichstagsgebäude liegen oder in Passagierflugzeugen um den ganzen Globus fliegen. In der Konsequenz implementierte das Unternehmen im Frühjahr 2013 das Enterprise-Content-Management-System (ECM) Corsa von BCT Deutschland.

Alle Vorgänge werden jetzt komplett digital und leicht auffindbar in diesem System abgelegt. Zettelwirtschaft und Medienbrüche zwischen Papierdokumenten und digitalen Daten gibt es nicht mehr. Stattdessen sind alle Dokumente gebündelt und von jedem Arbeitsplatzrechner aus verfügbar – gemeinsam mit der jeweils relevanten Kundenkorrespondenz. Denn auch Preisinformationen oder Lieferabsprachen per E-Mail werden beispielsweise mit einem Klick digital archiviert und automatisch in den jeweiligen Workflow integriert. Für die Mitarbeiter des Vertriebsinnendienstes bedeutet das ein einfacheres und zugleich effizienteres Arbeiten: Dank der digitalen Akten können sie die gesamte Historie eines Bestellvorgangs sowie alle Bestellvorgänge eines Kunden mit einem Blick erfassen. „Besonders mit den flexiblen Suchmechanismen finden wir die relevanten Informationen jetzt schneller und präziser“, freut sich Wojczyk. „Zeitaufwändiges Suchen an unterschiedlichen Orten – früher eher die Regel als die Ausnahme – hat sich erledigt.“

Reibungsloses Zusammenspiel mit Warenwirtschaftssystem

Eine maßgebliche Anforderung an das ECM wurde bei der Planung schnell offensichtlich: Um den Anker-Mitarbeitern die Nutzung so einfach wie möglich zu gestalten, sollten sie weiterhin in der gewohnten Nutzeroberfläche arbeiten können. Corsa musste sich also in die vorhandene Software-Infrastruktur des Warenwirtschaftssystems „Texware/CS“ integrieren lassen. Beide Systeme sind jetzt über eine bidirektionale Schnittstelle verbunden. Alle täglich benötigten Funktionen der ECM-Lösung können von der Benutzeroberfläche des Warenwirtschaftssystems aus genutzt werden. Obwohl das ECM dabei völlig im Hintergrund bleibt und die Mitarbeiter in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten, übernimmt Corsa das Datenmanagement. Wird in „Texware/CS“ etwa ein neuer Debitor angelegt, wird dieser automatisch als neue Akte im ECM repliziert. Alle Dokumente, die anschließend generiert werden, übergibt das Warenwirtschaftsprogramm an die Enterprise-Content-Management-Lösung. Über eindeutige Dokumenten-IDs sind die Datensätze verknüpft.

Für die optimale Umsetzung benötigte man eine Schnittstelle, über die Daten in beide Richtungen gelesen und geschrieben werden konnten, was am leichtesten durch einen direkten Datenbankzugriff realisiert wird. Wegen der vorhandenen IT-Infrastruktur sollte das ECM-System jedoch von allen Arbeitsplätzen per Browser aufgerufen werden können. Der dazu notwendige Webclient erlaubt allerdings keinen direkten Datenbankzugriff. Also entschied man sich für eine webdienstbasierte Schnittstelle – in der Umsetzung etwas aufwändiger, in der späteren Nutzung aber komfortabler. Dank der Integration in die gewohnte Arbeitsumgebung war keine kostenintensive externe Schulung der Mitarbeiter notwendig.

Bei der Archivierung von vielen Unterlagen haben auch Finanzämter und Behörden ein Wort mitzureden. Nur eine manipulationssichere Speicherung kann die rechtlichen Voraussetzungen von Abgabenordnungen und Handelsgesetzen erfüllen. „Mit der ECM-Lösung haben wir ein System, das die Daten nachvollziehbar auf so genannten Worm-Laufwerken speichert. Damit sind wir für die nächste digitale Steuerprüfung gewappnet“, erklärt Wojczyk. „Die Erfahrung hat gezeigt, dass wir jetzt jährlich bis zu 250.000 Blatt Papier weniger ausdrucken. So reduzieren wir nicht nur unsere Druckkosten, wir benötigen auch weniger Fläche für unser Archiv – ein nicht zu vernachlässigender Beitrag zu mehr Wirtschaftlichkeit in unserem Unternehmen.“



Anker-Teppichboden Gebr. Schoeller GmbH
Branche: Textilwirtschaft
Gründung: 1854
Hauptsitz: Düren
Mitarbeiter: 300
www.anker.eu

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