Unternehmensprozesse im Griff mit Branchen-Software

Weniger Medienbrüche, mehr Flexibilität

Beim Großhändler und Maschinenbauunternehmen VOS Schott mit Sitz im mittelhessischen Butzbach verwalten 19 Mitarbeiter etwa 6.000 Artikel und 2.500 Aufträge pro Jahr und betreuen rund 600 Kunden. Zur Verwaltung seiner Unternehmensprozesse nutzt VOS Schott ein integriertes Branchen-ERP.

  • Prozesstechnik von VOS Schott

    VOS Schott richtet sich mit seiner individuellen Prozesstechnik an Kunden aus der Nahrungsmittel- und Pharmaindustrie.

  • Angelika Freier, Geschäftsführerin der VOS Schott GmbH

    „Auch intern haben wir einen Großteil der Prozesse digitalisiert. Die Übergabe von Aufgaben oder wichtigen Informationen erfolgt nicht mehr auf Zetteln, sondern digital“, sagt Angelika Freier, Geschäftsführerin der VOS Schott GmbH.

Das Traditionsunternehmen mit über 170 Jahren Erfahrung fertigt und vertreibt Produktionslinien zur thermischen Behandlung von Nahrungsmitteln, Tierfutter und Pharmazeutika und richtet sich damit an große und mittlere produzierende Unternehmen der Lebensmittel- und Pharmaindustrie. Neben der Produktion, Installation und Wartung umfassen die Kundenprojekte auch Konzeptentwicklung, individuelle Beratung und Service. Die Vielschichtigkeit und Individualität der einzelnen Projekte und die Tatsache, dass es vom Angebot bis zum Auftrag aufgrund der Höhe der notwendigen Investitionen bis zu zwei Jahre dauern kann, stellen das Unternehmen vor besondere Herausforderungen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2018. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Obwohl VOS Schott bereits vor Einführung der neuen Branchenlösung eine Unternehmenssoftware nutzte, lief ein beachtlicher Teil der Prozesse noch analog ab. Mitarbeiter und Geschäftsführung erledigten wegen der trägen Performance der vorherigen Lösung und der fehlenden E-Mail-Anbindung viele Arbeitsschritte manuell und papierbasiert. Aufgrund der parallelen Nutzung von E-Mail-Programm, Unternehmenssoftware und Papier kam es zu Medienbrüchen: Informationen und Dokumente waren redundant verfügbar. Deren Mehrfachpflege kostete viel Zeit und aufgrund mangelnder Automatisierung und Transparenz war es für die Geschäftsführung sehr aufwendig, die Unternehmensprozesse zu steuern. Auch weil nach einem Serverwechsel die bisherige Unternehmenssoftware nicht mehr kompatibel war, entschieden sich die Verantwortlichen 2015 für die Umstellung auf eine neue Unternehmenslösung.

Digitale Prozessketten statt Medienbrüche

Die Wahl fiel auf die CRM- und ERP-Branchenlösung LS BIZ der Step Ahead AG, bei der durch die Komplettlösung aus CRM und ERP alle Daten über Kunden und Anlagen zentral zusammenlaufen und sich zueinander in Bezug setzen lassen.

Ein weiteres entscheidendes Argument war, dass die Unternehmenslösung speziell auf die Bedürfnisse des technischen Handels bzw. Großhandels zugeschnitten ist. „Dadurch erfüllt die Software schon im Standard die meisten unserer Anforderungen“, berichtet Geschäftsführerin Angelika Freier.

Da bei der Branchensoftware nur kleine Anpassungen vorgenommen werden mussten, erfolgte die Einführung innerhalb von nur vier Monaten. Zunächst schulte Step Ahead die Key User, die das Wissen anschließend weiter ins Unternehmen trugen.

Alle 19 Mitarbeiter nutzen heute die Unternehmenslösung: vom Vertrieb, Service- und Projektmanagement über die Buchhaltung und Verwaltung der Artikel bis hin zum Controlling. Neben CRM und ERP nutzt der Fachhändler die zusätzlichen Module Finanzbuchhaltung, CTI und Dokumenten-Management und bildet damit weitere Prozesse ab.

Durch das eingebundene DMS zum Beispiel erfolgt die Kommunikation inzwischen vollständig papierlos. Mitarbeiter nutzen in der ERP-Oberfläche alle DMS-Funktionen von DocuWare. Die Übertragung der Daten aus dem ERP-System in den zentralen Dokumentenpool erfolgt automatisch. Eingehende Papierbelege werden bei ihrer Digitalisierung verschlagwortet und revisionssicher abgelegt.

Umfassende Prozessabbildung durch Software-Integrationen

Automatische Reports und Informationen zu den Kundenprojekten sowie zur Umsatzkontrolle bieten der Geschäftsführung jederzeit einen Überblick zum aktuellen Stand bei einzelnen Projekten. Während die Geschäftsführung sich auf strategische Unternehmensaufgaben konzentriert, können die Mitarbeiter eigenverantwortlicher arbeiten und müssen nicht bei jedem Teilprozess Rücksprache halten. „Zudem ist das System flexibel, so dass wir auch künftige Anforderungen z.B. im Zuge weiterer Digitalisierungsschritte abdecken können“, berichtet Freier.

Durch die intelligente Steuerung, Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen können heute 50 Prozent mehr Aufträge in der gleichen Zeit bearbeitet werden. Die Mehrfachpflege von Datensätzen und Dokumenten ist nicht mehr notwendig. „Gleichzeitig verbesserten wir die Erfolgsquote im Vertrieb und minimierten Fehlerquellen in der Buchhaltung“, resümiert Freier.

Bildquelle: VOS Schott

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