DMS-Einführung

Weniger Recherche, mehr Transparenz

Die Kröner-Stärke GmbH digitalisiert ihren Datenfluss und hat in diesem Zuge ein Dokumenten-Management-System (DMS) implementieren lassen.

Software von Docuware auf einem Laptopbildschirm

Mit einem DMS lässt sich unter anderem der Aufwand für Recherche eingrenzen.

Mit dem DMS erfasse das Unternehmen jetzt Schriftstücke und Akten elektronisch und archiviert sie revisionssicher. Auf diese Weise seien sämtliche geschäftsrelevanten Informationen orts- und zeitunabhängig abrufbar. Kröner-Stärke optimiere damit seine innerbetrieblichen Abläufe und senke gleichzeitig die Bearbeitungszeiten sowie den Ressourcenverbrauch. Zudem treibe das Ibbenbürener Unternehmen mit der Neuanschaffung die digitale Transformation im Unternehmen voran.

Kröner-Stärke nutzt die serverbasierte Variante von Docuware. Neben dem Ein- und Verkauf sind auch die Finanzbuchhaltung und Personalabteilung an das System angeschlossen, sodass die gesamte Verwaltung mit der Lösung arbeitet. Über Schnittstellen könnten MS-Office-Dateien schnell und einfach in das System eingebunden werden. Auch ein- und ausgehende E-Mails ließen sich über das Outlook-Plugin direkt im Docuware-Archiv speichern. Darüber hinaus sollen sich in dem System ohne Programmierung intuitiv per Drag-and-drop Workflows erstellen lassen, die ein hohes Maß an Kontrolle und Transparenz garantieren würden.

Für den Stärke-Produzent ist die von Wedderhoff IT konfigurierte Software ein großer Schritt zur Digitalisierung, sagt Marco Koch, Leiter der IT-Abteilung bei Kröner-Stärke: „Mithilfe der digitalen Lösung ist es uns möglich, den aktuellen Status beispielsweise von Rechnungen oder Lieferscheinen schnell, transparent und ortsunabhängig abzurufen. Dadurch ist der Rechercheaufwand gesunken und wir sparen Platz und Papier.“ Insgesamt hätte Kröner-Stärke so im letzten Jahr bereits circa 15 Prozent der gesamten Ausdrucke einsparen können.

Bildquelle: Docuware

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