Individualsoftware als Alternative für den Mittelstand

Wenn Standardsoftware nicht reicht

Glaubt man Softwarekonzernen wie Microsoft, Oracle, SAP & Co., löst betriebliche Standardsoftware alle Probleme. Kein Wunder, verdienen sie doch als Hersteller gutes Geld mit dem Verkauf – und nebenbei bemerkt auch mit dem Einsatz und vor allem dem Ausbügeln aller Unzulänglichkeiten ihrer Standardprodukte durch Anpassungen und Erweiterungen.

Dass ein- und dieselbe Standardsoftware zu jedem Unternehmen passt, ist reine Werbung. Das wird klar, wenn vorhandene Prozesse mit dieser Software abgebildet werden sollen. Dann kommt „Customizing“ ins Spiel, also die mehr oder weniger umfangreiche Änderung der Software. Dieses Customizing bedeutet außer Kosten auch Testaufwand – es dauert also, gelingt nicht immer und zieht gerne Schwierigkeiten bei Releasewechseln nach sich. Daher sehen Experten wie Dominique Kaiser, Lösungsarchitekt bei Micro Focus, weiterhin Einsatzfelder für individuelle Softwarelösungen im Mittelstand in all den Bereichen, in denen Innovationen geschaffen werden, „denn hier reichen in vielen Fällen die verfügbaren Standardsoftwareprodukte nicht aus“. Die Entwicklung von Individualsoftware lohnt sich laut Erwin Selg, Cheftechniker der GFT Technologies AG, vor allem dann, wenn sie Wettbewerbsvorteile bringt. Das sei der Fall, „wenn neu entwickelte Programme besser sind als die bereits existierenden oder wenn es die benötigte Software noch gar nicht gibt“. Beides sei „natürlich“ nur relevant, wenn davon Kernprozesse des Unternehmens betroffen sind. Ansonsten greift man eher auf Standardprodukte zurück. Niemand würde beispielsweise heute noch ein E-Mail-Programm individuell entwickeln lassen.
 
Außerdem gilt als ausgemacht: Standardsoftware ist günstiger  als Individualsoftware. Das sollte aber genau geprüft werden, denn der Einsatz von Standardsoftware ist nicht nur mit den Anschaffungs- und Einführungskosten verbunden. Dazu können weitere Kosten für Nutzerlizenzen, Wartungsverträge, Schulungen oder Updates kommen – oder nach Upgrades Kosten für spezielle Soft- und Hardware-Umgebungen. All das ist nur auf den zweiten Blick sichtbar, kann sich aber im Laufe der Einsatzzeit aufsummieren. Oft reicht Standardsoftware aber nicht aus, um den speziellen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Gerade für die Kernprozesse, die den Unterschied zum Wettbewerb ausmachen, kann es eigentlich keine Software von der Stange geben. In diesen Fällen bietet es sich an, die Lücken zur Standardsoftware in Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Personalwesen mit-hilfe von selbstentwickelter Software zu schließen.

Mithilfe von Technologien wie etwa PHP, Java oder Power Shell können Lösungen entstehen, die in kurzer Zeit erstellt sind und direkt Anwendung finden können. Das Ziel ist eine am Problem orientierte Entwicklung – mit all den Absicherungen und Qualitätsstufen vor einem Go live, die im Software-Engineering üblich sind. Zu solchen Erweiterungen zählen Portal- und Intranetlösungen, aber auch Onlineshops (Open Source) oder aber mobile Apps.

„Viele Kunden im Mittelstand sind auf individuelle Software für spezielle Aufgaben angewiesen, die nicht von Standardsoftware abgedeckt werden können“, weiß auch Matthias Eißing, Berater bei Embarcadero Germany. Als Beispiele nennt er die automatisierte Produktionssteuerung oder die Qualitätssicherung im produzierenden Gewerbe; auch Fachabteilungen in der Verwaltung hätten oft sehr individuelle Anforderungen, die softwaregestützt umgesetzt werden sollen. „Individuelle Software ist fast immer nötig und wird sich auch in Zukunft nicht durch Standardsoftware gänzlich ersetzen lassen“, glaubt Eißing. Standardsoftware anzupassen sei oft nicht möglich oder so teuer, dass der Mittelstand durch Programmierung Kosten und Zeit sparen könne (siehe hierzu Titelinterview Seite 20).

„Durch eine Eigenentwicklung kann ein Unternehmen agiler auf sich ändernde Wettbewerbsbedingungen reagieren und muss nicht warten, bis Änderungen in eine Standardsoftware eingeflossen sind“, schlägt Peter Jäger, Senior Director Developer and Platform Evangelism (DPE) bei Microsoft, in die gleiche Kerbe. Es könne aber nur im Einzelfall beurteilt werden, wo das der Fall sei. Solche Einsatzfelder sieht Gary Calcott überall dort, wo eine komplexe Verzahnung der Geschäftsprozesse vorherrscht, die sich mit Standardsoftware nicht abdecken lässt. Der Marketingmanager bei Progress Software empfiehlt individuelles Vorgehen außerdem für mobile Lösungen, die Geschäftsereignisse unterstützen – etwa ein System, das dem Produktionsleiter unterwegs automatisch mitteilt, dass sich in der Fertigung ein Stau anbahnt. „Cloud-basierte Entwicklungslösungen machen individuelle Software generell immer wirtschaftlicher“, weist Calcott auf die Bezahlung je Nutzung hin.

Zielgruppe erörtern

Wenn es um die Ergänzung bewährter Standardsoftware mit mobilen Apps geht, sollte zunächst die Zielgruppe einer solchen App und deren Einsatzszenarien betrachtet werden. „Greifen die App-Nutzer eher lesend auf die Daten und Funktionen der Standardsoftware zu, sind sie eher an einer einfachen Bedienung und ansprechenden Visualisierung interessiert?“, arbeitet Microsoft-Evangelist Jäger die Konsequenzen für die Gestaltung der App heraus. „Betreiben sie intensive Dateneingabe und -verarbeitung, greifen andere Bedienkonzepte – und es sind entsprechend effiziente Schnittstellen gefordert.“ Ebenso spielen die eingesetzten Endgeräte eine wichtige Rolle: Smart­phones, Tablet Computer oder klassische PCs. „Geht es um einfache Applikationen, ist es möglich, das Know-how dafür im eigenen Haus aufzubauen“, so Progress-Mann Calcott. „Eine Zusammenarbeit mit externen Spezialisten empfiehlt sich bei komplexeren mobilen Anwendungen – etwa nativen Apps für iOS oder Android.“

Eine Individualentwicklung von mobilen Apps will Embarcadero-Experte Eißig nur empfehlen, „wenn der zu erwartende Einfluss für das Unternehmen eine entscheidende Rolle spielt“. Der Grund: Die Einarbeitung in die Entwicklungsumgebungen und die Umsetzung mobiler Apps mit ihren sehr spezifischen Paradigmen in Bedienung und Architektur fordern ein breites Wissen und sehr viel Zeit. Und für manche Standardaufgaben gibt es auch schon vorkonfektionierte, leicht anpassbare mobile Apps, die durchaus in das Gesamtbild passen können.

„Der erste Schritt bei bereits bestehenden Webapplikationen ist die Anpassung des Layouts“, hat Jan Burkl, Senior Solution Consultant beim PHP-Experten Zend Technologies einen anderen Ratschlag parat. „Mithilfe des Responsive Designs ist es ohne Änderung der Businesslogik möglich, die Ausgabe für mobile Endgeräte so zu modifizieren, dass die Benutzung der Website auch auf Smartphones oder Tablets dem Nutzerverhalten angepasst wird.“ Im zweiten Schritt könne dann über native Apps nachgedacht werden, wobei sich hier die Verwendung von HTML5 und Javascript bewährt habe. Diese Technologien können in native Apps für iOS, Android, Windows Phone und andere mobile Plattformen mit einer Code-Basis kompiliert werden. Bei der Entwicklung mobiler Apps hält Jürgen Pilz, Manager Presales Consulting bei HP Software, zwei Aspekte für besonders wichtig. Erstens kurze Entwicklungszyklen – diese sind Voraussetzung dafür, schnell auf neue Anforderungen der Märkte zu reagieren zu können. Dafür eignen sich agile Entwicklungsmethoden. Zweitens sollten Apps eine bestmögliche und fehlerfreie User-Experience bieten, denn der Geduldsfaden sei bei mobilen Anwendungen besonders kurz.

Ob der IT-Chef Know-how im eigenen Haus aufbauen oder die Entwicklung an einen externen Dienstleister übertragen sollte, hängt nach Ansicht des Microsoft-Experten Peter Jäger von mehreren Faktoren ab. Etwa ob es sich um ein kontinuierliches Projekt mit mehreren Releases handelt. Oder ob die Software einen hohen Anteil an Produkt- und Service-Know-how bzw. an geistigem Eigentum enthält.

„Hier gibt es kein Falsch oder Richtig“, sagt auch IBM-Sprecher Hans-Jürgen Rehm. „Eigenes Know-how kann Wettbewerbsvorteile bringen, aber auch höhere Fixkosten. Outsourcing kann schneller zu Lösungen führen, aber auch zu stärker standardisierten.“ Eine pauschale Antwort hat auch Berater Eißing nicht parat. Es hänge ab vom spezifischen Wissen, das man nicht so einfach an einen Dienstleister vermitteln kann – weil der Prozess zu langwierig und damit zu teuer wäre. Das geistige Eigentum, also die Herausgabe von internen Abläufen, die man doch lieber für sich behielte, hält auch Eißing für eine entscheidende Hürde vor der Auftragsvergabe an Externe, ebenso die (leider) sehr oft unstrukturierte und „auf-zuruf“ basierende Kommunikation mit dem Dienstleister.

„Grundsätzlich sollte sich der Unternehmer gut überlegen, ob er von der mobilen Ergänzung Wettbewerbsvorteile erwartet“, mahnt GFT-Manager Selg. „Eventuell lohnt sich dann die Investition in eine individuelle Lösung.“ Je kritischer eine Anwendung für den Unternehmenserfolg sei, desto eher sollte das Know-how dafür direkt im Unternehmen vorhanden sein. „Dienstleister können sicher Expertise in die Entwicklung einbringen und eine Umsetzung unter Umständen effizienter durchführen“, so Jäger. „Dabei muss von vornherein geklärt sein, wie eine Betreuung der Anwendung ausgestaltet wird, wie Änderungen vorgenommen werden und wo die Rechte an der Anwendung liegen bzw. ob die Anwendung exklusiv beim Auftraggeber oder auch bei anderen Unternehmen (ggf. in Teilen) zum Einsatz kommen kann.“

Eigenes Know-how für wichtige Anwendungen sollte immer aufgebaut werden, rät Selg, denn „es sollte im eigenen Haus klar sein, welche Prozesse durch die Software abgebildet werden sollen, wie die Nutzer arbeiten und welche Anforderungen sie haben“. Die Entwicklung selbst würde er an externe Dienstleister übertragen: „Beim Aufbau einer eigenen Entwicklungsabteilung würden hohe Fixkosten anfallen; es wäre auch schwierig, Fachkräfte zu gewinnen, denn die arbeiten eher beim spezialisierten Dienstleister. Der wiederum hat den Vorteil, dass er mit der hohen Innovationsgeschwindigkeit am Markt Schritt halten kann und somit Zugang zu den aktuellen Technologien bietet.“

Agile Entwicklungsmethoden

Letztlich geben Anwenderunternehmen heute für individuelle Eigenentwicklungen genauso viel Geld aus wie für Standardsoftware, zeigt eine aktuelle Umfrage von Forrester Research. Demnach liegt der Anteil von gekauften Standardpaketen am Softwarebudget der Unternehmen im Durchschnitt bei 25,8 Prozent, der der Eigenentwicklungen bei 25,6 Prozent. IT-Leiter versprechen sich laut Forrester von Eigenentwicklungen geringere Kosten und weniger Komplexität, denn von Anfang an bleibt individuelle Software an den Bedarf angepasst. Schon in der ersten Planungs- und Entwicklungsphase wird jedes Modul Funktion für Funktion individuell abgestimmt. Die Programmierung erfolgt im Idealfall interaktiv, zeitnah und liefert exakt das, was die Anwender brauchen: Keine Funktion ist überflüssig, wirklich alle Geschäftsabläufe spiegeln sich in der Software wider. Dafür ist bei Standardsoftware in der Regel das eingangs erwähnte Customizing nötig. Forrester empfiehlt demzufolge, keine Software-Suite zu kaufen, wenn im Grunde nur ein kleiner Ausschnitt ihrer Funktionen gebraucht wird; Individualsoftware sei durchaus eine Alternative. Allerdings sollte der Änderungsbedarf bei Eigenentwicklungen möglichst gering sein. Während IT-Chefs die erforderlichen Modifikationen bei Eigenentwicklungen selbst vornehmen müssen, kümmern sich die Standardsoftware-Anbieter im Rahmen der Wartung darum. Fragt sich nur: Wann und wie? Im Gegensatz zu Standardsoftware bleibt individueller Sourcecode dagegen das Eigentum des Anwenderunternehmens und deshalb verfügbar. Daher lassen sich Funktionen beliebig an neue Anforderungen anpassen, ergänzen und erweitern.

Um die Geduld der User dabei nicht unnötig zu beanspruchen, sind laut HP-Fachmann Jürgen Pilz zwei Dinge entscheidend: Funktions- und Usability-Tests sowie eine sehr gute Verbindung der mobilen Apps an das Backend, was wiederum Anforderungen an Bandbreite und Infrastruktur stellt. „Bei mobilen Zugriffen auf Applikationsserver wirken sich Netzwerkabbrüche negativer aus als bei konventionellen LAN-/WLAN-Verbindungen“, empfiehlt HP-Experte Pilz neben dem funktionalen Testen auch Last- und Performancetests vor Inbetriebnahme mobiler Lösungen.

Damit ein Mittelständler sich durch die interne Software-Entwicklung keine Dauerbaustelle einrichtet, ist laut Dominique Kaiser vor allem darauf zu achten, dass sie genauso professionell angegangen wird wie alle anderen Entwicklungsaktivitäten im Haus. Für Kaiser ist es unabdingbar, „dass zumindest ein Mitarbeiter vorhanden ist, der auf eine langjährige Erfahrung mit Entwicklungsprojekten zurückblicken kann“. Entscheidend sei zudem, dass Tests als integraler Bestandteil der Entwicklung gesehen werden. Nicht zuletzt sind bei allen Entwicklungsaktivitäten immer auch mögliche Auswirkungen auf nötige Wartungs- und Unterstützungsleistungen zu berücksichtigen. Das heißt, es sollte nie hektisch und „hemdsärmelig“ auf die Schnelle entwickelt werden, denn der Preis für spätere Wartungsaufwände wäre eindeutig zu hoch.



Pro und Kontra Individualsoftware

Vorteile

  • Exakte Anpassung an die spezifische Unternehmenspraxis
  • Jede Prozessverbesserung lässt sich sofort in der Software widerspiegeln.
  • Keine Abhängigkeit vom Softwarehersteller
  • Keine laufenden Lizenz- und/oder Wartungskosten
  • Keine vorgeschriebene Hard- und Software als Infrastruktur

Nachteile

  • Möglicherweise hohe Entwicklungskosten
  • Bei jeder nachträglichen Änderung entstehen erneut Kosten
  • und Testaufwände.
  • Die Software ist erst nach einer Entwicklungsdauer einsatzfähig.
  • Abhängigkeit von den Programmierern/dem Dienstleister
  • Schulung der Anwender in Eigenregie

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