Welche Systeme auslagern?

Wertvolle Hilfe

Sich selbst zu erkennen, ist der Anfang jedes erfolgreichen Outsourcing-Projekts. Denn gerade in Fertigungsunternehmen mit stark individualisierten Prozessen ist die Frage, welche Systeme mit Vorteil ausgelagert werden können, keineswegs trivial.

Lautlos gleiten fahrerlose Transportsysteme an das Montageband heran. Jedes Teil ist wie von Zauberhand im richtigen Moment zur Stelle, wird vom Roboterarm erfasst und in ein werdendes Produkt einbaut. In derartigen Szenarien wird automatische Just-in-time-Produktion von hoch spezialisierter Software gesteuert. Dabei gleicht praktisch kein Fertigungsunternehmen dem anderen: Die Abläufe bei einem Automobilzulieferer sind komplett andere als die eines Kunststoffproduzenten. Allgemein gilt jedoch: Je dichter sich ein IT-System am unmittelbaren Produktionsprozess befindet, desto höher ist in der Regel auch sein Individualisierungsgrad.

Aus dieser Prozess- und Systemspezifik resultieren auch Herausforderungen beim IT-Outsourcing. Das beginnt bereits lange vor dem eigentlichen Projekt mit einer klaren Zieldefinition: Welche konkreten Effekte werden durch Outsourcing angestrebt? Geht es vorwiegend um Kostenreduktion? Gilt es, die IT-Landschaft auf eine bevorstehende Internationalisierung vorzubereiten? Oder sollen Qualitätsmerkmale wie Performance und Verfügbarkeit für bestimmte Anwendungen verbessert werden? Wobei zu beachten ist, dass in den meisten mittelständischen Fertigungsunternehmen nahezu jede IT-Anwendung geschäftskritisch und die IT-Landschaft insgesamt schlank gehalten ist.

Auslagern – aber was?

Die starke Individualisierung produktionsnaher IT-Systeme grenzt von vornherein den Kreis derjenigen Anwendungen ein, die ausgelagert werden können. Denn um Kostenvorteile erwirtschaften zu können, muss ein Outsourcing-Dienstleister zuvor Synergien erzielen. In Bezug auf hoch spezialisierte – und oft genug auch Jahre alte – Industriesysteme besitzt wohl kaum ein Provider das dafür notwendige Know-how. Solche Systeme lassen sich inhouse meist kostengünstiger betreiben als von einem Outsourcing-Provider.

Dagegen sind Standardapplikationen per se gute Outsourcing-Kandidaten. Denn hier sind die zugrunde liegenden Prozesse in vielen Unternehmen vom Prinzip her gleich. Generell ist dabei die Auslagerung vertikaler Anwendungsblöcke dem horizontalen Outsourcing vorzuziehen. Horizontal meint hier beispielsweise die Auslagerung von Infrastruktursegmenten einschließlich des Betriebssystems, während die darauf laufenden Anwendungen weiter in Eigenregie betrieben werden. Größter Nachteil des horizontalen Modells: Verantwortlichkeiten bleiben erfahrungsgemäß unklar. Bei einer Störung ist nicht immer sofort ersichtlich, ob die Ursache in der Infrastruktur liegt oder in der betroffenen Anwendung. Vom zusätzlichen Trouble-Shooting-Aufwand einmal abgesehen, leidet dann auch die Verfügbarkeit, die durch das Outsourcing ursprünglich verbessert werden sollte.

Zeitnahe Integration

Externe Beratung kann schon während der Ist-Analyse und Zieldefinition eine Hilfe sein. Erst recht gilt dies für die Ausarbeitung der Ausschreibungsunterlagen. Hier kommt es nicht nur auf Präzision und Vollständigkeit an, sondern auch auf Vergleichbarkeit. Bei der Angebotsevaluierung sollte man sich weniger auf die eigene Intuition verlassen als vielmehr auf eine fundierte Bewertungsmatrix, wobei sich in der Praxis ein Punktesystem immer wieder am besten bewährt.
Ein entscheidender Aspekt der Anbieterauswahl ergibt sich aus der Orientierung des Gesamtprojekts an den Geschäftszielen: Steht die Internationalisierung vor der Tür, wäre es fatal, einen zwar preiswerten Provider zu beauftragen, der seine Dienstleistung aber nur hierzulande erbringt. Gerade in der Fertigungsindustrie zahlt sich es aus, wenn der Outsourcing-Partner über dezidierte Branchenkenntnisse verfügt wie etwa Freudenberg IT und darüber hinaus auch auf allen wichtigen Wachstumsmärkten präsent ist.

Nicht zuletzt sollte auch die Kontaktschnittstelle des in Aussicht genommenen Outsourcing-Dienstleisters vorab geprüft werden. Muss für jede Nachfrage immer gleich ein Ticket eröffnet werden? Im Alltag lässt sich vieles schneller klären, wenn man einen persönlichen Ansprechpartner hat und spontan zum Hörer greifen kann.

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