CRM-Integration: Leichter gesagt als getan

Wie sich Weiske + Partner auf die ISDN-Abschaltung vorbereitet

Wie viele kleine und mittelständische Unternehmen bereitet sich das Ingenieurbüro Weiske + Partner auf die Abschaltung von ISDN vor. Auf der Suche nach einer neuen Telefonielösung ist das entscheidende Kriterium die Integration des bestehenden Customer-Relationship-Management-Systems (CRM). Doch das ist leichter gesagt als getan.

Das Team von Weiske + Partner

Die Mitarbeiter von Weiske + Partner konnten selbst entscheiden, ob sie die neue Anlage mit Softphone und Headset, mit dem gewohnten Tischgerät oder per Mobility-Client nutzen wollen.

Die Mitarbeiter von Weiske + Partner sind viel unterwegs, etwa bei Projektbesprechungen mit den Bauherren oder Begehungen der Baustellen. Zudem sind an einem Projekt oft viele Parteien beteiligt – vom Bauunternehmer bis zu diversen Dienstleistern. Erreichbarkeit spielt dabei eine wesentliche Rolle. „Der Schwerpunkt unserer Tätigkeit liegt in der Planung und Konstruktion neuer Bauprojekte. Technisches Equipment wie eine Telefonanlage ist Voraussetzung für unsere Arbeit – wie das Licht im Büro. Ich möchte einfach, dass es funktioniert“, sagt Harald Eckstein, einer der vier Geschäftsführer von Weiske + Partner.

Als der alte Vertrag auslief, entschied sich Eckstein für die Einführung einer zukunftsfähigen Cloud-Lösung. Dazu wandte er sich an das Beratungsunternehmen Startech aus der Nähe von Stuttgart, das seit mehreren Jahren für das Ingenieurbüro alle Belange rund um Festnetz, Mobilfunk, Telefonanlage und Internet regelt.

Ein Kriterium, zwei Ansätze


Ein Anbieter war schnell gefunden, der Vertrag unterschrieben, die Geräte wurden geliefert. „Zentrale Anforderung war die Integration unseres CRM-Systems in die neue Anlage. Doch bei der Implementierung stellte sich heraus, dass es gar nicht möglich war“, berichtet Eckstein. Also wurde der Auftrag storniert. Der alte Anschluss und die alte TK-Anlage waren allerdings schon gekündigt. Stellte sich die Frage: Was nun?

Die Berater brachten einen neuen Anbieter ins Spiel. Daraufhin ging wieder alles ganz schnell. Der neue Provider Byon machte ein Angebot, das nicht nur alle Kriterien erfüllte, sondern auch günstiger war und neben der virtuellen Telefonanlage zudem die nötigen SIP-Anschlüsse umfasste.

Umsetzung unter Zeitdruck


Für die Umsetzung blieben sechs Wochen. Eine Herausforderung, aber kein Hindernis. Am Standort in Stuttgart wurde zunächst eine Teststellung installiert, um die IT-Umgebung sowie die CRM-Anbindung auf Herz und Nieren zu prüfen. Die CRM-Software des Ingenieurbüros ist bereits seit vielen Jahren im Einsatz und wird auf dem Server des Unternehmens gehostet. Sie wie gewünscht in die neue Cloud-Telefonanlage zu integrieren, war kompliziert, da es sich nicht um eine standardisierte Verbindung handelte. Also wurde die benötigte Schnittstelle individuell programmiert.

Um eine zuverlässige Sprachqualität der neuen Anlage sicherzustellen, läuft der Sprachdienst bei Weiske + Partner nicht über die normale Internetverbindung, sondern über eine separate Leitung. Das garantiert die fürs Geschäft entscheidende Erreichbarkeit und erhöht gleichzeitig die Sicherheit.

Flexibles Arbeiten


Alle bestehenden Rufnummern wurden übernommen, schließlich sollten die Kunden des Ingenieurbüros von der Umstellung nichts mitbekommen. „Die Migration hat ohne Komplikationen funktioniert“, bestätigt Eckstein. „Am Mittwoch haben wir noch über die alte Anlage telefoniert, am Donnerstag lief dann alles virtuell.“

Die Mitarbeiter von Weiske + Partner konnten entscheiden, ob sie die neue Anlage mit Softphone und Headset, mit dem gewohnten Tischgerät oder per Mobility-Client nutzen wollen – ganz nach persönlicher Präferenz. Außerdem können sie die dienstlichen Mobilfunkgeräte in die virtuelle Telefonanlage integrieren. Anrufe auf der Büronummer werden dann aufs Handy umgeleitet, Anrufe vom Handy gehen mit der Büronummer nach draußen. Eckstein erläutert den Vorteil: „Wir sind viel außer Haus und erledigen auch oft Telefonate von unterwegs. Das muss der Kunde aber nicht wissen. Da ist es gut, wenn die Büronummer angezeigt wird. Es ermöglicht uns flexibles Arbeiten bei konstanter Außenwirkung.“

Schrittweise Umstellung an den Standorten


Seit Ende November 2016 läuft die neue Anlage nun im Stuttgarter Hauptbüro. Im Herbst 2017 wird sie am Berliner Standort eingeführt. „Gerade nach der Pleite mit dem ersten Anbieter haben wir uns ganz bewusst für diese schrittweise Umstellung entschieden, um erst einmal zu sehen, wie die Migration an einem Standort läuft“, sagt Eckstein. „Mit der neuen Anlage sind wir zufrieden. Auch die Integration mit unserem CRM-System funktioniert problemlos. Das ist für unsere tägliche Arbeit essentiell, da wir alle Kundenprozesse über dieses System abbilden. Eine Umstellung des CRM-Systems aufgrund einer neuen Telefonanlage wäre keine Option gewesen.“


Weiske + Partner GmbH

Branche: Ingenieur- und Bauwesen
Portfolio: Bauwerks- und Tragwerksplanung, bautechnische Prüfungen, Gutachten und Objektüberwachung
Standorte: Stuttgart, Berlin und Ulm
Mitarbeiter: > 50


Bildquelle: Weiske + Partner GmbH

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