Homeoffice, mobiles Arbeiten & Co.

Willkommen im „New Normal“

Im Januar 2020 wurde in Deutschland offiziell der erste Corona-Fall bestätigt. Seither ist nichts mehr, wie es einmal war. Social Distancing, virtuelle Wein-Tastings, Konzert-Livestreams und Zoom-Familienfeiern sind mittlerweile für viele Menschen keine Fremdworte mehr. Am meisten jedoch hat sich die Arbeitswelt verändert ...

Willkommen im „New Normal“

Homeoffice gilt seit Beginn der Pandemie als das „New Normal".

„Sind Sie wieder im Büro oder machen Sie noch Homeoffice?“ – das war in den vergangenen Monaten wohl die Frage, die während beruflicher Telefonate am häufigsten gestellt wurde. Dabei schüttelten im September 2019, als die Grünen-Bundestagsfraktion in einem Antrag das Recht auf Homeoffice forderte, viele noch den Kopf. Ob das nicht eher „Luxusproblemchen“ seien, fragte sich der eine oder andere. Doch spätestens seit im März 2020 Covid-19 offiziell zur Pandemie erklärt wurde, ist das Arbeiten von Zuhause zum sogenannten „New Normal“ geworden. Doch wie „luxuriös“ ist das Homeoffice-Leben tatsächlich? Was anfangs noch als Zugewinn an Flexibilität und Freiraum gesehen wurde, „trendet“ ein halbes Jahr später bei Twitter schon unter #homeofficeslave. Damit das Arbeiten unter diesen neuen Bedingungen tatsächlich für alle Beteiligten nicht zur Tortur wird, ist von Unternehmensseite Struktur gefragt – das gilt für die Organisation ebenso wie für die technische Ausstattung. Umso mehr, da Experten sich einig sind, dass sich die Arbeitskultur über Corona hinaus verändern wird.

„Vom Klimawandel bis hin zu Fragen der öffentlichen Gesundheit: Ereignisse auf Makroebene führen dazu, etablierte Praktiken zu überdenken. Die Corona-Krise hat Arbeitnehmern weltweit Anlass gegeben, einen der traditionellsten Aspekte der Arbeitsplatzkultur – die Arbeit in einem physischen Büro – zu hinterfragen“, fasst dementsprechend Epos-Präsident Jeppe Dalberg-Larsen die Entwicklungen zusammen und verweist auf aktuelle Studien, denen zufolge sich die Nachfrage nach Remote Work bis 2030 noch einmal um 30 Prozent erhöhen werde. Der Umfang an Videokonferenzen z.B. habe sich Dalberg-Larsen zufolge alleine seit Jahresbeginn in Nordamerika und Asien verdoppelt. Eine solche Situation, gibt er zu bedenken, könne „die Gelegenheit geben, zu prüfen, wie wir unsere Arbeit organisieren und wie wir Richtlinien mit den verfügbaren Lösungen in Einklang bringen können“.

Dazu passend ergab jüngst auch eine BVDW-Studie, dass mehr als zwei Drittel der Bevölkerung sagen, dass Deutschland nach der Corona-Krise einen echten Neustart brauche. Zudem lehne die Mehrheit der Befragten die Rückkehr zum früheren Status quo ab. Eine Einschätzung, die Hannes Schipany, Head of Sales DACH und Country Manager Austria bei Dynabook, teilt. Zwar beobachte er bereits seit einigen Jahren einen zunehmenden Trend hin zu flexibleren Arbeitsplatzmodellen, dennoch habe Corona die Entwicklung beschleunigt und die Nachfrage nach entsprechenden Lösungen extrem ansteigen lassen. „Besonders Branchen, die der flexiblen Arbeitswelt noch skeptisch gegenüberstanden, waren gezwungen, innerhalb kürzester Zeit zu handeln. Sie stellen vielfach fest: Die Arbeit im Homeoffice bringt tatsächlich eine Reihe an Vorteilen für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer – nicht nur in kontaktbeschränkten Zeiten. Schipany und sein Team sind daher überzeugt, dass dieser Trend auch nach der Krise anhalte.

Die neue Normalität in der Praxis

Doch worum geht es eigentlich genau bei „Arbeiten 4.0“? Andreas Dangl hat dazu eine sehr genaue Vorstellung: „Arbeiten 4.0 ist ort- und zeitungebundenes digitales Arbeiten, das barrierefrei und auf diversen mobilen Endgeräten stattfindet.“ Als Voraussetzung dafür müssten die Geschäftsprozesse allerdings vollständig digitalisiert sein und Daten über eine sichere, beispielsweise Cloud-basierte Plattform zur Verfügung stehen, führt der Business Unit Executive für Cloud-Services beim Software-Unternehmen Fabasoft aus.

Und auch Lutz Krocker, Prokurist bei Proxess, sieht den Begriff in enger Verbindung mit digitalen Strukturen, hat allerdings hierzulande noch Luft nach oben ausgemacht. „Für den Experten für Dokumenten-Management ist Arbeiten 4.0 kein Status, der irgendwann erreicht ist, sondern ein fortlaufender Prozess, den einige Unternehmen schon vor Jahren gestartet haben, bei dem andere aber nun Corona-bedingt aufholen müssen. Wer bereits vor der Pandemie mit der Automatisierung und Verschlankung von Prozessen begonnen habe, sei nun im Vorteil. Und auch in Bezug auf das Thema „Heimarbeit“ habe Corona die Spielregeln neu definiert: „Vor dem Lockdown gab es in vielen Köpfen Vorurteile gegenüber Heimarbeit, insbesondere was die Effektivität und Kontrolle der Mitarbeiter betrifft. Aktuelle Tools und die Erfahrungen der letzten Monate haben jedoch gezeigt, dass das Konzept ,Homeoffice‘ sehr gut funktioniert“, stellt er fest. In der Vergangenheit, so Krocker, hätten es sich gerade KMU ob ihrer geringen Größe oft noch leisten können, an Investitionen digitaler Lösungen zu sparen und den Grad der Digitalisierung klein zu halten, da sie häufig pragmatischer aufgestellt seien. „Die Auswirkungen der Corona-Krise hat diese Unternehmen dann kalt erwischt und sie waren gezwungen, kurzfristig auf digitale Prozesse umzustellen“, merkt er allerdings an. Kunden, die bereits vor der Krise z.B. eine digitale Rechnungsprüfung hatten, seien um eine Prozessumstellung herumgekommen und konnten wie gewohnt weiterarbeiten, berichtet er.

Die richtigen Voraussetzungen schaffen

Etwas abstrakter formuliert es Weclapp-CEO Ertan Özdil. Für den Unternehmer und ERP-Experten sollte Arbeit zunächst ganz allgemein sinnstiftend sein und den Antrieb haben, die Welt zu verbessern: „Das ist Arbeit – etwas schaffen und mit sich zufrieden sein“. Arbeiten 4.0 sei für viele verbunden mit Umwälzungen durch die Digitalisierung, neuen und flexiblen Organisationsstrukturen sowie innovativen Kommunikationsmitteln. Für ihn hingegen stecke dahinter vor allem eines, nämlich „dem Ziel der idealen Arbeit mithilfe von Tools ein entscheidendes Stück näher zu kommen.“ Dementsprechend habe sein Unternehmen diesen Weg schon vor langem eingeschlagen und sich in flexiblen und agilen Teams organisiert. „Die Beschleunigung der Entwicklung bringt Arbeit und Gesellschaft in eine Richtung, die ich sehr begrüße – auch wenn die Umstände, die dazu geführt haben, natürlich nicht erfreulich sind“, konstatiert Özdil.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Doch Arbeiten 4.0 erfordert mehr als nur die Bereitschaft, prozessuale und organisatorische Abläufe zu flexibilisieren, denn um dies auch tatsächlich umsetzen zu können, sind einige technische Anforderungen zu erfüllen. Für Hannes Schipany von Dynabook ist hierbei die Wahl der richtigen Hardware entscheidend. Das IT-Equipment sollte vor allem auf Sicherheit und Funktionalität hin geprüft werden. Sein Unternehmen führe daher dedizierte Business-Notebooks im Portfolio, in die spezielle Sicherheitsfunktionen integriert sind. Dadurch, dass bei diesen Geräten z.B. ein selbstentwickeltes Bios zum Einsatz komme, könnten unerlaubte Zugriffe schon während des Boot-Vorgangs verhindert werden. Neben der Sicherheitsarchitektur der Geräte spielt für Schipany die Business-Freundlichkeit bei Notebooks eine entscheidende Rolle. Dazu zählen zum einen Anschlüsse wie LAN, USB-Type-C-Ports oder ein HDMI-Ausgang, zum anderen auch eine schnellstmögliche kabellose Datenübertragung via Wifi 6 oder Bluetooth 5.0. Denn: „Nicht-optimale Hardware führt zu einer steigenden Unzufriedenheit und Frustration der Mitarbeiter“, weiß der Experte. „Die Tragweite von suboptimaler Hardware kann in Extremfällen noch viel größer sein, wenn externe Personen, wie Kunden, involviert sind. Die Außenwahrnehmung wird durch häufige technische Probleme schlichtweg schlechter und kann sich dementsprechend negativ auf das Geschäft auswirken“, führt er aus – von schwerwiegenden Sicherheitsrisiken ganz abgesehen.

Was es außerdem bedeuten kann, wenn beim remoten Arbeiten auf suboptimale Lösungen gesetzt wird, betont Jeppe Dalberg-Larsen noch einmal eindringlich: „Wenn UCC-Lösungen nicht reibungslos funktionieren, sind das zusätzliche Stressfaktoren, die eliminiert werden können. In Anbetracht der Tatsache, dass stressbedingte Krankheiten eine der Hauptursachen für Krankheitsausfälle in Deutschland sind, die jedes Jahr wirtschaftliche Kosten von rund 23 Mrd. Euro verursachen, sollten Unternehmen nicht am falschen Ende sparen“, weist er auf volkswirtschaftliche Konsequenzen hin. Er untermauert diesen Ansatz anhand eines Rechenbeispiels. So habe eine Epos-Untersuchung zu Sprach-anrufen ergeben, dass der durchschnittliche Audioendnutzer wöchentlich 29 Minuten durch schlechte Klangqualität verliere. Hochgerechnet auf den Durchschnittslohn in der Bundesrepublik ergäben sich daraus 497 Euro pro Mitarbeiter und Jahr – oder anders gesagt: 50.000 Euro in einem Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern. „In diesem Umfeld ist es für Unternehmensentscheider und Personalverantwortliche von enormer Bedeutung, sicherzustellen, dass Unternehmen in die richtige Infrastruktur und Technologie investieren. Außerdem hilft es, durch verstärkte Nutzung langfristig für eine Verbesserung der Effektivität von Tools und Technologien zu sorgen“, resümiert Dalberg-Larsen.

Um z.B. sinnvoll im Team arbeiten zu können, ist es zudem wichtig, dass Beteiligte jederzeit remote auf wichtige Projektdaten und -kennzahlen zugreifen können. „Das übergreifende Thema ist hier die Schaffung gemeinsamer Datenräume. Während es früher geteilte Verzeichnisse und E-Mails gab, muss der Zugriff heute von überall – beispielsweise aus dem Homeoffice – erfolgen können. Daher geht der Trend stark in Richtung Webtools und Cloud-Speicher“, führt Lutz Krocker aus. Doch nicht nur der reine Zugriff auf die Daten spielt laut den Proxess-Experten Krocker dabei eine entscheidende Rolle, sondern vor allem das gleichzeitige Einsehen und Sichtbarmachen von Dokumenten. Die Herausforderung dabei: Der Rückgriff auf vorhergehende Versionsstände müsse weiterhin gegeben sein, wenn ein Dokument von mehreren Benutzern bearbeitet werde. 

Die Cloud als Baustein für Arbeiten 4.0

Klassischerweise gelten ERP-Systeme nicht eben als moderne Teamwork-Software – dennoch bilden sie in vielen mittelständischen Unternehmen das Herzstück der IT. Ertan Özdil von Weclapp kennt die Gründe für das angestaubte Image: „Ohne Zweifel hatte komplexe Business-Software, zu der auch ERP zählt, in der Vergangenheit nicht den besten Ruf. Früher brauchte es eine Heerschar von Beratern, die in ein Unternehmen kamen und zeit- und kostenintensive Software eingeführt haben“, erläutert er. Der CEO möchte jedoch diese Strukturen aufbrechen und glaubt, dass Arbeiten 4.0 und ERP 4.0, wie er es nennt, Hand in Hand gehen. Die Zeiten, in denen zahllose Berater für das Aufsetzen einer ERP-Lösung benötigt wurden, sind für ihn vorbei: „Wir haben dann den besten Job erledigt, wenn Sie uns weder hören noch sehen“, sagt er. Ziel sei es dabei, kürzere, agilere und flexiblere Arbeitsabläufe zu entwickeln. Um dies zu erreichen, müsse die Software den Einzelnen befähigen, seinen Job zu erledigen und in ein Gesamtkonstrukt einzupflegen – und zwar jederzeit und von überall aus. Essenziell sei dabei auch die Möglichkeit, aus Fehlern lernen zu können. Die Vorteile einer Cloud-basierten ERP-Lösung liegen für Özdil auf der Hand: „Ein Cloud- und Browser-basiertes ERP kann aus den einzelnen Mitarbeitern ein Team machen und aus einem Geschäftsprozess einen Workflow. Die Zusammenarbeit wird so gestützt, dass die täglichen Aufgaben effizient und umfassend gelöst werden“, erklärt der ERP-Entwickler. So werde nicht nur das Teamwork verbessert, sondern auch am Erfolg des gesamten Unternehmens gearbeitet. Überhaupt bekommen Cloud-Lösungen seiner Ansicht nach große Bedeutung. Wo früher noch Zweifel geherrscht hätten, habe Corona die Unternehmen dazu gezwungen, sich mit derartigen Tools auseinanderzusetzen. Heute, so Özdil, sei die Cloud die Lösung, um die Arbeit an die individuelle Lebenssituation anzupassen. „Der Effekt: Viele wollen auf diese Art des Arbeitens nicht mehr verzichten. Die Cloud ist zum Technologiesynonym ortsunabhängigen Arbeitens geworden“, konstatiert er.

Auch für Andreas Dangl von Fabasoft führt an der Cloud kein Weg mehr vorbei, zumal sie Unternehmen bei der immer gefragteren Zusammenarbeit in internationalen Teams unterstütze: „Cloud-basierte Lösungen bieten eine effiziente Basis, um Daten weltweit und zu jeder Zeit zugreifbar zu halten. Die Benutzeroberflächen derartiger Plattformen sind in vielen unterschiedlichen Sprachen verfügbar, eine optimale Voraussetzung, um länder- und sprachenübergreifend zusammenzuarbeiten“, erklärt er. Besonders digitale Prozesse zur Bearbeitung, Freigabe oder Genehmigung von Dokumenten erleichterten dabei die globalisierte Zusammenarbeit enorm.

Zu den Herausforderungen, mit denen sich die neue Art der Zusammenarbeit auseinandersetzen muss, zählen laut Dangl Datensicherheit und -schutz. Um den DSGVO-Richtlinien zu entsprechen, sollten Unternehmen daher darauf achten, ihre Daten in europäischen Rechenzentren abzulegen. Zudem sollten die jeweiligen Anbieter entsprechende Zertifizierungen – etwa nach BSI oder ISO – vorweisen können. „Funktionen wie Dokumentenbearbeitung in Echtzeit, mobiler Datenzugriff und die Synchronisierung von Daten auf lokalen Endgeräten oder zur Offline-Nutzung sollten mittlerweile Standardumfang einer jeder dieser Lösungen sein“, ergänzt er hinsichtlich der weiteren Anforderungen an zeitgemäße Kollaborationlösungen. Um trotz einer räumlichen Trennung effizient im Team zusammenarbeiten zu können, sei es wichtig, „eine Kommunikationsplattform einfach und ohne Hürden zugänglich zu machen, die Abläufe und Prozesse nachvollziehbar zu gestalten und damit sicherzustellen, dass jedes Teammitglied über den notwendigen Informationsstand verfügt“, so der Cloud-Experte.

Corona hat dazu beigetragen, tradierte Herangehensweisen zu überdenken. Lutz Krocker von Proxess jedenfalls glaubt, dass Strukturen, die aufgrund der Krise digitalisiert wurden, erhalten bleiben. Die Situation habe das Bewusstsein für die Erhöhung des Digitalisierungsgrades geschärft. Letztlich, da ist er sich sicher, werden sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte nicht mehr auf die Vorzüge der neuen Flexibilität verzichten wollen. „Der Arbeitsplatz wird einfach abhängig von der Frage ‚Wo habe ich weniger Störfaktoren?‘ gewählt. Ob die Wahl dann auf den Schreibtisch im Unternehmen oder im Homeoffice fällt, ist dabei natürlich nach wie vor individuell“, so sein Fazit. 

Bildquelle: Getty Images/iStock/Getty Images Plus

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