Dokumente digital im Griff

Wohnungsgesellschaft nutzt ECM-Suite

Bei der Deutsche Wohnen AG fällt jeden Tag eine große Menge unterschiedlicher Dokumente an: von Mietverträgen über Protokolle bis hin zu Betriebskostenabrechnungen. Verwaltet werden diese Unterlagen mit verschiedenen Anwendungen einer ECM-Suite.

Die Wohngesellschaft – hier ihre Niederlassung in Berlin – bewirtschaftet derzeit rund 147.000 Wohneinheiten.

Als eine der führenden Wohnungsgesellschaften in Deutschland bewirtschaftet die Deutsche Wohnen AG mit Sitz in Frankfurt am Main derzeit rund 147.000 Wohneinheiten – u.a. im Großraum Berlin, Rhein-Main-Gebiet, Rheinland und Mitteldeutschland. Bei der Vermietung, Verwaltung und Instandhaltung der Objekte fällt täglich eine Vielzahl von Dokumenten an: Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Korrespondenz mit Mietern und Partnern, Übergabeprotokolle, etc. Alle Unterlagen müssen für ein reibungsloses Tagesgeschäft so abgelegt sein, dass die zuständigen Sachbearbeiter jederzeit auf sie zugreifen können und das benötigte Dokument schnell finden.

Um die immense Zahl an verschiedenen Dokumenten effizient zu verwalten, hat das Unternehmen seine Enterprise-Content-Management-Landschaft (ECM) nach und nach um mehrere Anwendungen aus der ECM-Suite Forcont Factory FX erweitert. Das Ziel all dieser Projekte: Geschäftsprozesse digital zu unterstützen, sodass Nutzer schnell und einfach auf die benötigten Informationen zugreifen und damit arbeiten können.

Fotos mit wenigen Klicks

Besonders viele Dokumenten fallen bei der Vermarktung der Einheiten an: Zu vermietende Objekte werden in den einschlägigen Onlineportalen ausgeschrieben und mit Fotos beworben – so kommen Tausende Mediadateien zusammen. Effizientes Dokumentenmanagement ist für die Deutsche Wohnen insofern geschäftskritisch, als der Leerstand von Objekten möglichst gering bleiben soll. Zieht ein Mieter aus, muss rasch ein neuer gefunden und die Wohnung sofort in die verschiedenen Online-Immobilien-Portale eingestellt werden.

Dasselbe gilt, wenn die Deutsche Wohnen ein neues Objekt erwirbt: Interessenten muss mit ansprechenden Bildern ein Eindruck der Wohnung vermittelt werden. Die Bildverwaltungssoftware, die die Wohnungsgesellschaft zuvor verwendet hatte, genügte den modernen Ansprüchen an Effizienz und Nutzerfreundlichkeit nicht mehr. Daher entschied sich das Unternehmen 2013 dafür, eine Media-Asset-Management-Lösung (MAM) einzuführen.

Einer der Vorteile der browserbasierten Anwendung liegt in der automatisierten Zuordnung der Mediadateien zu den Immobilienobjekten. Über eine Schnittstelle zu SAP bildet die Mediathek die Struktur der Wohneinheiten eins zu eins ab, organisiert als Baumstruktur. Größere Gebäudekomplexe, sogenannte Wirtschaftseinheiten, untergliedern sich zunächst in Gebäude- und dann in die Wohneinheiten. So können Nutzer auch in der Mediathek objektbezogen arbeiten, wie sie es aus SAP gewohnt sind. Benötigt ein Nutzer z.B. Fotos zu einer bestimmten Wohnung, aber zugleich auch zu dem übergeordneten Gebäude, findet er in der Mediathek beides mit wenigen Klicks.

Die MAM-Lösung besitzt zugleich eine Schnittstelle zum Customer-Relationship-Management-System (CRM) Immosolve. So können Mitarbeiter direkt von der Mediathek aus auf die Vermarktungs- und Vertriebslösung zugreifen, aus der heraus die Onlineportale befüllt werden, und Bilder für einzelne Wohnobjekte oder ganze Gruppen freischalten. Die Reihenfolge der Bilder legen Nutzer in der Bedienoberfläche per „Drag & Drop“ fest. Auch Bildunterschriften und Metadaten lassen sich hinzufügen.

Einmal täglich gleicht Immosolve automatisch den eigenen Datenbestand mit der Mediathek ab und übernimmt sämtliche Änderungen. Das Anlegen von Galerien oder das Einpflegen von Bildern in die Datenbank sind nun in weiten Teilen automatisiert.

Automatisierte Archivierung

Neben dem Zugriff im Tagesgeschäft spielt auch die systematische und revisionssichere Archivierung eine Rolle, damit Dokumente bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verfügbar sind. Seit Einführung von SAP in 2009 verwalten die Mitarbeiter der Wohnungsgesellschaft sämtliche Dokumente zu Wirtschaftseinheiten, Gebäuden, Mietobjekten und Mietverträgen elektronisch in einer Mieterakte.

Zur gesetzeskonformen Archivierung hat Forcont ein zentrales Opentext-Archiv in das SAP-System eingebunden. Darin werden alle in SAP generierten und abgelegten Dokumente automatisiert gespeichert. Müssen papierbasierte Dokumente für die Mieterakte digitalisiert werden, können die Mitarbeiter mit einer DMS-Funktion einen Barcode generieren, der ausgedruckt und dann zusammen mit dem Dokument eingescannt wird. Dank Barcode legt die Geschäftslogik des SAP-Systems das Dokument direkt an der richtigen Stelle in der Mieterakte ab.

Um auch Verträge mit Energieversorgern, Anbietern von Bauleistungen, Grünflächenpflege und Ähnlichem effizient zu verarbeiten, entschied sich die Deutsche Wohnen 2014 für eine weitere Anwendung aus der ECM-Suite Factory FX: das digitale Vertragsmanagement. Damit sind nun auch sämtliche Lieferantenverträge in einem zentralen, elektronischen Ablagesystem verfügbar. Das System erlaubt es, ein Dokument dem entsprechenden Immobilienobjekt zuzuordnen.

Eine weitere Funktion ist das Terminmanagement: Sobald der Ablauf einer Frist kurz bevorsteht, wird der Nutzer mit einer E-Mail daran erinnert. Reagiert er nicht, werden schließlich automatisch weitere Vertragsverantwortliche benachrichtigt.

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