Dokumenten-Management-System (DMS)

Workflow für die Rechnungsprüfung

Von der Entscheidung für ein Dokumenten-Management-System bis zu dessen praktischem Einsatz vergingen bei der MOL Gummiverarbeitung GmbH & Co. KG fünf Wochen – und dies ohne Eingriff in die Organisation des Unternehmens.

  • Der Mittelständler entwickelt Produkte für Trinkwasser­leitungen und Abwassersysteme, aber auch Gummi­profile für Anwendungen im Bereich der Industrie.

  • Hendrik Grieshop, IT-Leiter bei MOL Gummiverarbeitung

„Get Flexibility“ ist ihr Programm: Die MOL Gummiverarbeitung aus dem niedersächsischen Vechta gehört zu den führenden Herstellern von Elastomer-Dichtungssystemen und Gummiprofilen. Das Unternehmen will sein Motto aber nicht nur als Beleg für ein flexibles Produkt verstanden wissen. Die Kunden in 55 Ländern der Welt schätzen auch die Flexibilität bei der Umsetzung ihrer individuellen Anfragen. Als Partner der Rohrindustrie entwickelt der Mittelständler maßgeschneiderte Produkte für Trinkwasserleitungen und Abwassersysteme, aber auch Gummiprofile für Anwendungen im Bereich der Industrie, z.B. für Fassaden- und Fensterbau. Voraussetzung für den Firmenerfolg sind Präzisionsarbeit und Qualitätskontrolle, die kontinuierliche Investitionen in moderne Fertigungsmethoden erfordern. Hohe Ansprüche gelten bei den Niedersachsen allerdings nicht nur bei der Produktion. Für die Organisation und Verwaltung sind moderne Informationssysteme im Einsatz, so unterstützt etwa seit Januar 2015 ein Dokumenten-Management-System (DMS) die kaufmännischen Prozesse.

Der Mittelständler besaß zwar ein gut strukturiertes Papierarchiv, bei der Ablage und Suche nach Dokumenten – immerhin 250.000 pro Jahr – ging allerdings viel Zeit verloren, berichtet Hendrik Grieshop, IT-Leiter beim Gummiverarbeiter in Vechta. „Das digitale Archiv ist Trend, das beobachten wir bei Kunden und Lieferanten. Deshalb wollten auch wir lieber früh handeln, bevor wir unter Druck geraten.“ Mit dem DMS sollte eine zentrale Ablage geschaffen werden, die die langwierige Suche nach Dokumenten im Archiv, in Ordnerregalen in den Büros und auch auf Schreibtischen überflüssig macht. Nach gründlicher Recherche fiel Ende November die Entscheidung für Docuware. „Das Software-Haus besitzt die notwendige Erfahrung“, erklärt Grieshop. Dazu kam die lange Zusammenarbeit mit dem autorisierten Docuware-Partner Münch Gesellschaft für IT-Solutions. Ausschlaggebend war überdies die einfache Bedienung des Systems, so dass Mitte Dezember 2014 das DMS auf einem Windows Server 2012 installiert wurde.

Gesetzeskonforme Ablage


Das Ziel, bereits am 1. Januar 2015 zu starten, wurde erreicht. Mit dem Modul „Workflow Manager“ konnte das Projektteam in kurzer Zeit einen Workflow zur Rechnungsprüfung einrichten. Für die Digitalisierung der eingehenden Belege wurden fünf Dokumenten-Scanner Canon DR-C225 für sämtliche Abteilungen angeschafft, die den zentralen Dokumenten-Pool nutzen werden. Finanzbuchhaltung und Einkauf haben mit dem DMS-Einsatz begonnen. Weitere Abteilungen wie Auftragsbearbeitung, Versand, Vertrieb und Qualitätswesen werden folgen.

Fünf Arbeitsplätze wurden mit einem zweiten Monitor ausgestattet, damit die Mitarbeiter sowohl Dokumenten-Management- als auch ERP-System sowie andere Anwendungen gleichzeitig öffnen können. Dabei konnte die DMS-Lösung direkt ins ERP-System Sage New Classic integriert werden. Per Knopfdruck werden so aus der Anwendung heraus alle kaufmännischen Belege aus Buchhaltung und Einkauf im zentralen Dokumenten-Pool archiviert, was die gesetzeskonforme Aufbewahrung ermöglicht.

Für eine sichere und schnelle Prüfung der rund 700 Eingangsrechnungen, die bei MOL Gummiverarbeitung monatlich zu bearbeiten sind, wurde der Freigabeprozess durch den elektronischen Workflow standardisiert. Nach Absprache mit seinen Lieferanten erhält der Mittelständler heute einen Großteil seiner Rechnungen per E-Mail. Mit „Connect to Outlook“ werden diese in einem DMS-Briefkorb abgelegt. Rechnungen, die noch per Post eintreffen, werden in der Zentrale gescannt und mit dem Tool „Intelligent Indexing“ automatisch verschlagwortet. Sie landen anschließend ebenfalls im elektronischen Briefkorb. Sobald die Eingangsrechnung abgelegt ist, startet die einheitliche Bearbeitung per Workflow. Die Rechnung erscheint entweder in der Abteilung Buchhaltung oder Einkauf in der Aufgabenliste des zuständigen Mitarbeiters. Je nach zugewiesener Aufgabe ergänzt dieser die Kostenstelle, fügt Bestellnummer und Lieferscheine hinzu, prüft und bucht die Rechnung und schickt sie anschließend mit einem digitalen Stempel und, wenn nötig, mit einem Kommentar entweder zur weiteren Prüfung an eine Fachabteilung oder gibt sie sofort zur Zahlung frei. Nach erfolgter Zahlung endet der Workflow.

„Der Freigabeprozess für unsere Eingangsrechnungen ist mit diesem geregelten Workflow viel schneller geworden“, sagt Corinna Erdmann, kaufmännische Leiterin bei dem Mittelständler. Dank der elektronischen Freigabestempel hat sie jederzeit den Überblick, wo und in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Rechnung gerade befindet. Mit dem Workflow-Modul wurde außerdem ein Eskalationsmodell eingerichtet, so dass die beauftragten Mitarbeiter eine Erinnerung und die Buchhaltung einen Hinweis erhalten, falls die Rechnung nach einer Frist von drei Tagen noch nicht bearbeitet ist. Der Workflow wurde an die bestehenden Arbeitsläufe angepasst, die Umstellung für die Mitarbeiter war dadurch nur gering. Nicht mehr wie gewohnt Papier in Händen zu halten, hat sich als Vorteil erwiesen. Denn die Zeitersparnis sowohl bei der Ablage als auch bei der Recherche nach Dokumenten ist groß, auch da Archivräume, Ordner und Schreibtische nicht mehr durchsucht werden müssen. Was Hendrik Grieshop am neuen Dokumenten-Management gefällt, sind die einfache Administration und intuitive Benutzeroberfläche. „Obwohl gerade im Bereich der Finanzbuchhaltung viele kritische Aspekte zu beachten sind, hat das System nach knapp drei Wochen zuverlässig funktioniert.“ Dabei konnte der IT-Leiter nach der Installation der Software vieles selbst einrichten, zum Beispiel die Aufgaben im Workflow.

Für den weiteren DMS-Einsatz ist die Übertragung älterer Dokumente aus dem ERP-System in den zentralen Dokumenten-Pool geplant. Dabei wird die Auftragsbearbeitung als nächste Abteilung in das DMS-Projekt eingebunden; spätestens in zwei bis drei Jahren soll das System im gesamten Unternehmen von der Produktion bis zur Qualitätskontrolle Anwendung finden.

 

 

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