Beschleunigte Prozesse

Zusammenspiel von RPA und ERP

Dirk Bingler, Sprecher der Geschäftsführung der Gus Deutschland GmbH, über den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) im Enterprise-Resource-Planning-Umfeld (ERP).

  • Robotor beim Sprint gegeneinander

    „Die Roboter arbeiten schnell und sind rund um die Uhr verfügbar.“

  • Dirk Bingler von der Gus Deutschland GmbH

    „Kognitive RPA steht noch ganz am Anfang“, meint Dirk Bingler von der Gus Deutschland GmbH.

ITM: Herr Bingler, für welche mittelständischen Unternehmen bzw. Branchen eignet sich der Einsatz von RPA?
Dirk Bingler:
Vor allem in der Prozessindustrie, aber auch in anderen Bereichen sind Mittelständler zunehmend gefordert, ihre Abläufe zu automatisieren und zu digitalisieren. Vielfach arbeiten diese Unternehmen aber mit veralteten, monolithischen ERP-Systemen, die sich nicht mal eben um neue Funktionen erweitern lassen. Die Programmierung von Schnittstellen zur Anbindung an moderne digitale Anwendungen sprengt häufig das Budget der IT-Abteilungen und auch der kurzfristige Wechsel auf ein modernes offenes und service-orientiertes ERP-System ist in der Regel zu teuer oder aufwendig. RPA bietet einen Ausweg aus diesem Dilemma. Denn die Technologie ahmt die Interaktion eines Menschen mit Benutzerschnittstellen von Software-Systemen nach und ersetzt damit die Programmierschnittstelle.

ITM: Was kann RPA im Kontext von ERP-Systemen leisten?
Bingler:
Kurz gesagt beschleunigt und automatisiert die RPA-Technologie Prozesse, ohne dazu in bestehende ERP-Systeme einzugreifen oder diese zu verändern. Die Roboter arbeiten schnell und sind rund um die Uhr verfügbar. Sie machen keine Fehler, reduzieren Kosten und dokumentieren alle Arbeiten lückenlos. Ein weiterer Vorteil: Umfangreiche und mitunter kostspielige Entwicklungsprojekte entfallen. Dafür sind für die Automatisierung über das Benutzer-Interface Aufwände für die Einrichtung und Tests zu kalkulieren, die aber von Fachanwendern ohne tiefes IT-Know-how durchgeführt werden können.

ITM: Wie sehen konkrete Anwendungsbeispiele aus?
Bingler:
Klassisches RPA kann bei der Pflege von Stammdaten, der Materialplanung und -bestellung oder dem Bearbeiten von Kündigungen ebenso unterstützen wie bei Finanz- und Buchhaltungsprozessen. Software-Roboter überprüfen z.B. automatisch, von welchem Lieferanten eine Rechnung stammt und ob die Daten mit der Bestellung im ERP-System übereinstimmen. Auch bei Rechercheprozessen kann RPA hilfreich sein: Soll beispielsweise der beste Preis für ein Produkt ermittelt werden, screent und vergleicht ein Roboter innerhalb weniger Sekunden mehrere Portale oder Lieferanten gleichzeitig – eine Aufgabe, für die ein „echter“ Mitarbeiter sehr viel länger bräuchte. Im Prinzip macht RPA überall dort Sinn, wo es darum geht, einfach strukturierte Tätigkeiten, die immer wiederkehrenden Regeln folgen, schneller und genauer zu erledigen als ein Mensch.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.


ITM: Stichwort „kognitive RPA“: Welche Rolle spielt die Kombination aus RPA und Künstlicher Intelligenz (KI)?
Bingler:
Während heutige Software-Roboter mit strukturierten Daten arbeiten, Routineaufgaben erledigen und vorwiegend als „Drehstuhlschnittstelle“ in veralteten ERP-Landschaften fungieren, entsteht in der Kombination mit KI eine ganz neue Generation der digitalen Helfer: kognitive RPA. Diese Roboter sind in der Lage, selbstständig komplexe Abläufe zu bearbeiten, ohne vorher dafür konfiguriert oder programmiert worden zu sein. Algorithmen untersuchen dazu historische Daten und bereits getroffene Entscheidungen auf Muster, nach denen sich die KI selbstständig trainiert und kontinuierlich verbessert. Kognitive RPA-Anwendungen können Handschriften lesen und Texte „verstehen“. Mithilfe von Natural Language Processing (NLP) analysieren sie menschliche Sprache, beispielsweise während eines Telefonats, und können darüber hinaus unmittelbare Interaktionen mit dem Menschen veranlassen.

ITM: Welche kognitiven RPA-Anwendungen gibt es bereits heute im ERP-Umfeld?
Bingler:
Kognitive RPA steht noch ganz am Anfang. Zu den ersten Anwendungen zählen persönliche digitale Assistenten, die dem Nutzer den Arbeitsalltag erleichtern. Sie helfen etwa bei der Terminfindung im persönlichen Kalender, buchen Geschäftsreisen, erinnern an wichtige Aufgaben und reservieren per Sprachbefehl einen Raum für das nächste Meeting. Dazu loggt sich der digitale Assistent automatisch in verschiedene Systeme ein. Der intelligente Roboter lernt jeden Tag hinzu, speichert Erinnerungen und wird so mit der Zeit immer nützlicher.

ITM: Welche Potenziale haben Software-Roboter Ihrer Ansicht nach für die Zukunft?
Bingler:
Hier gibt es ganz unterschiedliche Einsatzszenarien. Ein Beispiel ist das Reklamations-Management: Ein Kunde oder Lieferant sendet beispielsweise eine E-Mail oder eine Sprachnachricht an einen Chatbot. Dieser übergibt die Informationen an eine RPA-Anwendung, welche die Daten interpretiert und klassifiziert. Fordert der Absender dann etwa eine neue Rechnungskopie an, zieht der Roboter automatisch die notwendigen Informationen aus dem ERP-System und versendet sie an den Kunden oder Lieferanten. Fehlerfrei und innerhalb weniger Minuten. Ich gehe davon aus, dass kognitive RPA-Anwendungen sich künftig auch im Mittelstand zum „Must-have“ entwickeln werden – ob als integrierter Bestandteil von ERP-Systemen oder als Stand-alone-Lösung.

Bildquelle: Gus Deustchland GmbH / Thinkstock/ iStock

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