Handvenenscanner bei Dokumentenvernichter

Zutrittssicherheit aus einer Hand

Die Documentus Bayern GmbH steht für die zuverlässige Vernichtung, Archivierung und Digitalisierung von Akten und Daten für über 15.000 Kunden aus allen Branchen. Zur sicheren Steuerung und Überwachung des Zutritts zu ihren Dokumentarchiven setzt der Marktführer auf ein handvenenbasiertes Zutrittssystem.

  • Symbolbild biometrische Zutrittsberechtigung

    Die Handvenentechnologie vereint eine Menge Vorteile. ((Bildquelle: Getty Images/iStock/Getty Images Plus))

  • Thomas Riess, Geschäftsführer der Documentus Bayern GmbH.

    Thomas Riess, Geschäftsführer der Documentus Bayern GmbH. ((Bildquelle: Documentus Bayern GmbH))

Die Documentus Bayern GmbH ist Teil der UMSEMA Gruppe, einem mittelständischen Unternehmen mit Hauptsitz in Gersthofen, Kreis Augsburg. Die UMSEMA besteht aus vier Gesellschaften, die Dienstleistungen in den Bereichen Datenschutz, Umwelt, Entsorgung, Abwasser, Industrieservice und Toilettensysteme anbieten. Das Tochterunternehmen ist spezialisiert auf Datenmanagement sowie Leistungen in den Bereichen der Daten- und Aktenarchivierung bzw.  Daten- und Aktenentsorgung. In den letzten Jahren haben sich die Anforderungen hierfür erweitert. Spätestens seit dem Bekanntwerden von Lücken in Aktenvernichtungsprozessen, fordern Kunde gesicherte Abläufe. Darum bietet das Unternehmen als Top-Service sichere Abholung, gesicherten Transport, die wahlweise Archivierung im Sicherheitsarchiv und eine zertifizierte Vernichtung nach DIN 66399. Selbstverständlich ist auch eine datenschutzkonforme Bereitstellung der digitalen Information nach den Vorgaben der DSGVO verfügbar.

„Unsere Kunden erwarten einen nachweislich sicheren Prozessablauf, angefangen mit einem sicheren Transport durch unsere GPS-überwachte Spezialfahrzeuge, über Entladung und Archivierung bis zur Vernichtung in streng kontrollierten Bereichen“, bestätigt Thomas Riess, Geschäftsführer der Documentus Bayern GmbH.

Um den wachsenden Markt auch in Zukunft bedienen zu können, wurde 2018 der Bau eines neuen Dokumentenmanagementzentrums mit Bürogebäude, Archiv und Scanzentrum in Gablingen, nahe Augsburg, begonnen. In der Produktionshalle arbeiten Hochleistungsscanner, mit denen sensible Dokumente digitalisiert werden. Kunden fordern einen hohen Level an Sicherheit und Vertraulichkeit. Um diesen anzubieten, wurde als erstes die Zutrittskontrolle zum Gebäude analysiert und nach innovativen, sehr sicheren Systemen gesucht. Die Zutrittslösungen an den bisherigen Standorten waren Schlüssel oder Chipkarten, bei denen die Gefahr besteht, sie zu verlieren.

„Wir wollten eine Lösung bekommen, die unsere Sicherheitsanforderungen erfüllt, die mit der Entsorgung der Dokumente zu tun haben, den Zutritt zu den Bereichen kontrolliert und dokumentiert, sowie einfach zu verwalten und nutzen ist“, erklärt Thomas Riess. „Nach längerem Suchen wurden wir auf die biometrische Lösung der Secobit GmbH aufmerksam, die genau unserem Anforderungsprofil entsprach.“

Natürlicher Kopierschutz

Die Handvenentechnologie vereint eine Menge Vorteile: Sie ist sehr sicher, da der Verlauf der Venen und der Venenfluss bei jedem Menschen individuell ist und nicht kopiert werden kann. So ist die Gefahr der Weitergabe an nicht autorisierte Personen – wie es etwa bei Schlüsseln, Chips oder Zugangscodes der Fall sein kann – nicht möglich. Im Gegensatz zu den üblichen biometrischen Methoden handelt es sich bei der Handvene um ein verstecktes, nicht sichtbares und kaum kopierbares Merkmal, das zudem nur am lebenden Menschen funktioniert. Das Handvenenmuster wird vollständig berührungsfrei erfasst. Damit werden keine Abdrücke wie beim Fingerabdruck hinterlassen. Ferner können keine Bilder angefertigt werden, wie z.B. bei Gesichts- oder Iriserkennung, und auch das Verhalten kann nicht imitiert werden. Die Handvenentechnologie ist damit sehr sicher, benutzerfreundlich und kostengünstig im Betrieb.

Erfassung komplexer Muster

Der hier eingesetzte patentierte Palmsecure-Sensor von Fujitsu sendet eine Infrarotstrahlung aus, die vom zirkulierenden Blut der Handvenen reflektiert wird. Das entstehende, komplexe Muster wird erfasst und bereits im Sensor verschlüsselt. Dabei wertet der Sensor in Sekundenbruchteilen mehr als 5 Millionen Referenzpunkte aus. Die Technologie genügt den höchsten Sicherheitsanforderungen. Ein Rückschluss auf die Mitarbeiterhände ist nie möglich.

Für den Mitarbeiter ist es ganz einfach: Hand über den Sensor, die Tür öffnet sich sofort. Kein Schlüssel kann vergessen oder verloren werden und mit der anderen Hand hat man immer einen Ersatzschüssel mit dabei. Dies ist auch sehr praktisch, wenn man in einer Hand gerade etwas trägt.

Der Aufwand im Betrieb ist denkbar gering und es entstehen keine Hantierungskosten, die man z.B. bei RFID-Lösungen oder Schlüsseln hat. Die Daten der Hände werden einmalig erfasst und halten ein Leben lang. Gewähren oder Sperren eines Zutritts ist mit einem Mausklick möglich. Besucher können im Vorfeld für einmaligen zeitlich befristeten Zutritt autorisiert werden.

Innerhalb dieses Projektes hat Documentus Bayern GmbH verschiedene Türen und die LKW-Tore mithilfe der Biometrie-Sicherheitslösung sichern lassen. Mitarbeiter können die Büroräume ausschließlich durch Türen betreten, die mit Palmsecure abgesichert sind. Der Zutritt zu den Räumen, in denen die Hochleistungsscanner stehen, und zu den Lagerräumen werden ebenfalls mit der Lösung abgesichert. So wird der Zugriff auf die sensiblen Kundendokumente durchgängig kontrolliert. Schlüssel oder Schlüsselkarten werden für den normalen Betrieb nicht mehr benötigt und müssen somit auch nicht mehr verwaltet werden. Damit entfallen kostspielige Prozesse.

Das Erfassungssystem ist sehr unempfindlich gegen Umwelteinflüsse wie Kälte oder Staub. Es kann leicht an alle marktgängigen Schlösser und Türsteuerungen angeschlossen werden. Die Software läuft auf der bestehenden Serverinfrastruktur des Unternehmens. Sollte das Netzwerk einmal ausfallen, arbeitet die Türöffnung trotzdem lokal weiter. Selbst ein kurzzeitiger Stromausfall wird autark mit einer Pufferbatterie überbrückt. Wichtig für Kunden und Documentus: Der Zutritt ist Tag und Nacht ausschließlich für autorisierte Personen möglich und wird zu jeder Zeit kontrolliert und protokolliert.

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