Android for Work

12 Tipps zur Arbeit mit Google for Work

“Android for Work” ist die neue Offensive von Google, das mobile Betriebssystem Android für Unternehmensanwender sicherer und attraktiver zu machen. Zwölf Tipps und Tricks zu den Business Apps finden Sie in unserer Bildergalerie:

  • Die Funktion „Versand rückgängig machen“ können Sie ganz einfach aktivieren. Sie stellen damit ein, dass Gmail Ihre E-Mails bis zu 30 Sekunden zurückhält, bevor sie versendet werden und zwar ganz einfach, indem Sie Ihren Posteingang öffnen und am rechten oberen Bildschirmrand das Zahnradsymbol anklicken. Gehen Sie dann wie folgt vor: 1. Wählen Sie den Menüpunkt „Einstellungen“ aus. 2. Klicken Sie auf den Tab „Labs“. 3. Suchen Sie das Lab „Versand rückgängig machen“ und wählen Sie das Optionsfeld „Aktivieren“ aus. 4. Klicken Sie unten auf der Seite auf „Änderungen speichern“.

  • Mit Google Docs können mehrere Personen gemeinsam und in Echtzeit an einem Dokument arbeiten. Wenn Sie keine endgültigen Änderungen vornehmen, sondern die Änderung erst einmal nur vorschlagen möchten, dann können Sie das ganz einfach tun. Jeder, der über Änderungsrechte verfügt, kann die Funktion „Vorschlagen“ verwenden (ähnlich der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ von Microsoft). Änderungen können anschließend mit nur einem Klick angenommen oder abgelehnt werden. Praktisch: Wenn Sie eine Microsoft Word-Datei nach Google Docs konvertieren möchten (oder andersherum), bleiben auch Ihre Änderungsvorschläge erhalten. Klicken Sie rechts oben auf das “Bearbeiten”-Feld und wählen Sie die Funktion „Vorschlagen“ aus.

  • Google bietet Ihnen in Google Docs und Google Präsentationen eine Reihe von passenden Bildern an. Klicken Sie dazu einfach auf: Einfügen > Bild > Suchen und wählen Sie ein Bild aus. Beachten Sie jedoch stets die für das jeweilige Bild geltenden Lizenzbedingungen. Sie können auch Bilder aus dem von Google verwalteten Fotoarchiv der Zeitschrift "Life", nutzen, um ihre Präsentation aufzupeppen. Die Datenbank ist ebenfalls unter “Suche” zur freien Verfügung gespeichert.

  • Während der Arbeiten an einem Dokument oder einer Präsentation: Zur “Nebenbei”-Recherche öffnen Sie einfach das Informationssuche-Tool in Google Docs (Tools > Recherche). Damit können Sie in Google nach wissenschaftlichen Artikeln oder Stichwörtern suchen. Stellen Sie außerdem unterschiedliche Suchvorgaben ein und sortieren Sie Ihre Suche nach Zitaten, Bildern und Tabellen. Tipp: Wenn Sie auf ein Suchergebnis klicken, werden Ihnen häufig Optionen angezeigt, mit denen Sie das Ergebnis direkt in Ihr Dokument übernehmen oder darauf verweisen können.

  • Sie haben mehrere E-Mail-Konten und wollen zwischen den Absenderadressen flexibel hin- und herwechseln? Gmail können Sie so einrichten, dass Nachrichten und Antworten von alternativen E-Mail-Konten verschickt werden. Öffnen Sie dazu die Gmail-Einstellungen (klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol). Dann wählen Sie den Tab „Konten und Import“ aus und fügen eine neue E-Mailadresse hinzu. Wichtig hierbei: Wenn Sie über einen POP- oder IMAP-E-Mail-Client (z. B. Outlook) auf Gmail zugreifen und Nachrichten senden möchten, die eine benutzerdefinierte "Von:"-Adresse enthalten, gibt es zwei Möglichkeiten. Wir empfehlen, dass Sie Ihren E-Mail-Client mit zwei ausgehenden SMTP-Servern konfigurieren: einen für Gmail und einen für Ihre andere Adresse. Alternativ können Sie die Ausgangsserver von Gmail mit einer anderen "Von:"-Adresse verwenden. Haben Sie diese vorher angepasst, dann wird Ihre Nachricht mit den Informationen "Von:andereAdresse@IhreBeispielURL.de, Absender:Nutzername@gmail.com" gesendet, unabhängig davon, für welche benutzerdefinierte "Von:"-Konfiguration Sie sich entschieden haben.

  • Pop-up-Benachrichtigungen können hilfreich sein, allerdings auch den Arbeitsfluss stören. Die Lösung: Aktivieren Sie die Option „Unaufdringliche Benachrichtigungen“. Anstelle eines Pop-ups blinkt beim Eintreffen einer Benachrichtigung der Tab oder das Fenster von Google Kalender im Hintergrund, und es ertönt ein Hinweiston. Öffnen Sie den Google Kalender und wechseln Sie in die Einstellungen (klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol). Wählen Sie „Google Labs“ aus und aktivieren Sie „Unaufdringliche Benachrichtigungen“. Profi-Tipp: In „Labs“ finden Sie eine Reihe weiterer nützlicher Funktionen, wie zum Beispiel eine Funktion zum automatischen Ablehnen von Einladungen, wenn Sie beschäftigt sind. Außerdem eine Funktion, die Kalender-Optionen für bestimmte Zeitfenster ausblendet sowie die Option zum Versand von Anhängen mit enthaltener Termineinladung. Es stehen noch weitere praktische Funktionen für die optimale Organisation Ihrer Termine zur Verfügung. Probieren Sie es einfach einmal aus.

  • Eine doppelte Sicherung bei der Verwendung von Google Apps kann Ihnen Ihr Arbeitgeber vorschreiben. Sollte er dies nicht tun, dann gehen Sie mit diesem Tipp trotzdem auf Nummer sicher. Wichtig für Sie zu wissen: Ihr Domain-Administrator muss die Bestätigung in zwei Schritten aktiviert haben. Hacker haben dann keine Chance, denn neben Ihrem üblichen Passwort werden Sie zusätzlich dazu aufgefordert, ein einmaliges Passwort zu hinterlegen. Dieses wird Ihnen per SMS zugeschickt. Wenn Sie in Zukunft einen PC zum ersten Mal nutzen, dann wird Ihnen erneut ein einmaliges Passwort zugeschickt. Um nicht ständig mehrere Passwörter eingeben zu müssen, können Sie die Funktion so einrichten, dass das Passwort nur einmal im Monat erneuert wird. So funktioniert es: Gehen Sie auf http://www.google.de/intl/de/landing/2step/#tab=how-it-works und klicken Sie dort den Button "Jetzt starten" an. Anschließend werden Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung geführt. Profi-Tipp: Laden Sie sich die Google Authenticator App herunter und nutzen Sie diese. Mit dieser App erhalten Sie weitere Optionen neben der SMS, um das zusätzliche Passwort abzurufen und Sie können sich einloggen, auch wenn sich Ihr Gerät im Flugmodus befindet.

  • Ihr Posteingang füllt sich mit Antworten, mit denen Sie gar nichts mehr zu tun haben? Manchmal machen sich E-Mail-Konversationen, bei denen Sie durch den Befehl „Allen antworten" versehentlich auf die Empfängerliste gelangt sind, selbständig. Um dies zu verhindern, öffnen Sie eine Nachricht im Verlauf und klicken Sie auf „Mehr“ und anschließend auf „Ignorieren“. Weitere E-Mails zum gleichen Betreff landen jetzt nicht länger in Ihrem Posteingang.

  • Mit nur wenigen Klicks durchsucht Google automatisch Ihre Kontakte, identifiziert doppelte Einträge und führt sie zusammen. Klicken Sie in der Kontakte-App auf „Mehr“ und anschließend auf die Option „Kontakte zusammenführen“. Sie können entweder alle Mehrfacheinträge automatisch zusammenführen oder einzelne Kontakte manuell auswählen.

  • Wenn Sie Belege oder andere wichtige Dokumente haben, die Sie aufbewahren möchten, können Sie Ihr Android-Smartphone mit der Drive App in einen mobilen Scanner verwandeln und die Dokumente in Drive speichern. Öffnen Sie die Google Drive App, tippen Sie unten rechts auf das Pluszeichen (+) und anschließend auf „Scannen“. Für iPhone-Nutzer: Es gibt eine Reihe von Scanner-Apps, z. B. Scanner Pro, um die Dokumente in Google Drive oder in anderen Cloud-Speichern wie z. B. „Box“ abzulegen.

  • Diese Funktion ist noch ganz frisch: Seit März 2015 können Sie, wenn Sie die Google Drive App nutzen, ganz bequem Dateien und Ordner per Drag & Drop verschieben. Wie das Ganze funktioniert? Sie müssen die Dateien oder Ordner, die Sie verschieben möchten, nur für mehrere Sekunden gedrückt halten. Nachdem Sie dies getan haben, werden Ihnen sogenannte Checkboxen angezeigt. Über diese können Sie dann neben der Datei, die Sie bereits ausgewählt haben, auch alle anderen sichtbaren Elemente kennzeichnen. Wenn Sie alle Elemente ausgewählt haben, die Sie verschieben möchten, so müssen Sie diese noch einmal länger gedrückt halten und können Sie dann im Anschluss in den entsprechenden Zielordner verschieben.

  • Seit März 2015 können nun auch Geschäftskunden in den Genuss der Gmail-Alternative Inbox kommen ‒ vorausgesetzt, Inbox wurde von Ihrem Administrator freigeschaltet. Der Google-Service erleichtert Ihnen die Verwaltung von E-Mails und macht es Ihnen möglich, die E-Mail-Kommunikation genau an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Einen kleinen Wermutstropfen gibt es allerdings aktuell noch: Apps-for-Work-Kunden, die Inbox testen möchten, müssen sich für ein Early-Adaptor-Programm bewerben. Apps-Administratoren können dies tun, indem sie eine E-Mail an inboxforwork@google.com schicken.

Aber bei Android for Work geht es auch um die sichere Trennung von privaten und geschäftlichen Anwendungen und Daten sowie Business-Apps, auch von Drittanbietern wie SAP.

Zur Trennung von geschäftlichen und privaten Daten setzt Google auf Container-Technik, die Bereiche voneinander abkapselt. Geräte mit dem neuen Android 5 können über „Work Profiles“ geschäftliche Daten und Apps vom restlichen Gerät isolieren. Geräte mit Android 4.0 bis 4.4 arbeiten mit einer Container-App „Android for Work“. Sie regelt den Zugriff auf Mail, Kalender, Kontakte, den Fernzugriff auf das Unternehmensnetzwerk. Diese Work Profiles auf Android 5 bzw. die Container-App können vom Arbeitgeber verwaltet werden, nicht aber der Rest des Gerätes.

Zum anderen präsentiert Google seine Kommunikations- und Kollaborationstools wie Mail, Kalender, Kontaktverwaltung, Hangout, Dokumente oder den Chrome-Browser jetzt aus Business-Perspektive. Neu ist die Zielgruppe für Google freilich nicht, weltweit setzen bereits mehr als fünf Millionen Firmen „Google Apps for Work“ am Arbeitsplatz ein.

Integriert werden zudem Lösungen von Drittanbietern. Dazu gehören Microsoft Exchange, IBM Notes wie auch Anwendungen von Cisco, Adobe, Box, Salesforce oder Concur. Auch SAP unterstützt Android for Work mit den neuesten Versionen der SAP HANA Cloud Platform und den Platform-as-a-Service-Angeboten. Darüber hinaus lässt sich die Google-Lösung mit dem SAP-App-Store-Tool Mobile Place integrieren, über das Unternehmen ihren Mitarbeitern einen sicheren App-Store bereitstellen können.

SAP unterstützt Android for Work

„Die Zahl der Mitarbeiter und Geschäftspartner, die in Unternehmen private Android-Geräte zu beruflichen Zwecken nutzen, steigt rasant“, so Dirk Boessmann, Senior Vice President von Mobile Development bei SAP. „SAP und Google ermöglichen es Kunden nun, ihre Android-Arbeitsumgebung auf einfache Weise und durchgängig zu verwalten und zu sichern – unabhängig von der Version des verwendeten Betriebssystems. Sie profitieren dabei auch von den Innovationen, die speziell auf Android for Work zur Entwicklung und Bereitstellung von Anwendungen ausgerichtet sind. Die führenden SAP-Apps lassen sich zukünftig in Android for Work installieren.
 


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