Spagat zwischen Automatisierung und Individualisierung

Anforderungen an den Digital Workplace

Torsten Otto, Mitglied der Geschaftsführung von Mod IT Services, schildert, warum Workplace Management als eine gesamtheitliche Strategie zu begreifen ist.

Torsten Otto, Mod IT Services

„In der Praxis benötigen Unternehmen einen klar definierten Prozess für das gesamte Leben eines Arbeitsplatzes“, so Torsten Otto, Mitglied der Geschäftsführung von Mod IT Services.

Digitale Strategien bestimmten in den letzten Jahren das Handeln von mittelständischen Geschäftsführern und IT-Verantwortlichen. „Insgesamt lässt sich ein positives Fazit ziehen. Im Gegensatz zu ihrem oft sehr konservativen Image sind viele mittelständische Unternehmen heute bereits IT-technisch stark optimiert“, kommentiert Torsten Otto, Mitglied der Geschäftsführung von Mod IT Services. „Zumindest im Backend.“

Im Bereich der Endgeräte sieht es hingegen anders aus. Hier liefert die Diskussion über die Notwendigkeit der digitalen Transformation zu wenig Konkretes. Die Anforderungen an den Digital Workplace aber sind ganz praktischer Natur: Die Endgeräte sollen leistungsstark, effizient und kostengünstig sein, zugleich aber individuell in ihrer Ausprägung, voll integriert und nach Bedarf bespielbar.

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Der Desktop-Rechner im Büro lässt sich eigentlich schon lange nicht mehr von den mobilen Arbeitsgeräten trennen. Desktop Management und Mobile Solutions sind folgerichtig zu Workplace Management verschmolzen. Doch wie lässt sich dies praktisch umsetzen, wenn Niederlassungen weit verteilt sind?

Angemessene Sicherheit

Tatsächlich lässt sich den Herausforderungen mit einer konsequent durchdachten Workplace-Management-Strategie begegnen. Was heißt das konkret? Nicht der Lebenszyklus eines Gerätes kann nunmehr die Basis für den entsprechenden Prozess sein, vielmehr ist es die Anforderung des Mitarbeiters an seinen gesamten Arbeitsplatz – von der Beschaffung des Desktops für den Schreibtischarbeitsplatz über die mobile Tablet-Lösung mit Remote-Zugriff bis hin zu praktikablen Update-Prozessen und Support-Dienstleistungen. Diese Sicht des Mitarbeiters muss schließlich zum einen durch angemessene Sicherheitslevel, die Erfüllung von Compliance-Vorgaben und ähnliches ergänzt werden. Zum anderen muss sie durch eine Kostenkalkulation eingeschränkt werden: Je individueller jeder einzelne Workplace ist, umso teurer sind die Anschaffung sowie das Management, und umso schwieriger ist es, effiziente IT-Sicherheit zu gewährleisten.

Heikle Gratwanderung

Bei Unternehmen, deren Mitarbeiter an mehreren Standorten arbeiten, ist es nicht einfach, Workplaces entsprechend zur Verfügung zu stellen, geschweige denn zu managen. Denn soll dies effektiv geschehen, muss dies zentral über automatisierte Prozesse abgedeckt werden. Doch verteilte Arbeitsplätze haben durch eine dezentrale Verwaltung und zu viel Self-Service ein hohes Maß an Individualisierung zur Folge. Eine Gratwanderung, die keinesfalls auf Kosten der IT-Sicherheit gehen darf.

In der Praxis benötigen Unternehmen einen klar definierten Prozess für das gesamte Leben eines Arbeitsplatzes. Denn nur dann lässt sich dieser auch automatisieren. Der Markt bietet z.B. eine ganze Reihe an Self-Service-Tools, die flexibel in den Workplace-Management-Prozess eingefügt werden und den User gleichzeitig einschränken können. Mit modularen Standard-Clients etwa kann sich der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz selbst zusammenstellen, wählt dabei aber nur aus vordefinierten Varianten. Erfahrungsgemäß genügt eine Auswahl an etwa 30 Modulen für die allermeisten Anwendungsfälle. IT-Dienstleister beschleunigen mit vordefinierten Vorgehensmodellen die Prozessautomatisierung.

Das ist keineswegs ein Plädoyer für die Vereinheitlichung der Workplaces. Doch je individueller die Tools eines jeden Mitarbeiters sind, umso wichtiger ist es, Workplace Management als eine gesamtheitliche Strategie zu begreifen. Disziplinen, die bisher oft in unterschiedlichen Bereichen zu finden waren, wie z.B. First Level Support oder Identity Management, werden nun Teil eines Prozesses.

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