Karl Heinz Mosbach, Elo

DMS-Apps lohnen sich immer

Interview mit Karl Heinz Mosbach, Gründer und Geschäftsführer der Elo Digital Office GmbH

Karl Heinz Mosbach, Elo

Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der Elo Digital Office GmbH

Herr Mosbach, wie schätzen Sie derzeit die Nachfrage von Unternehmen nach Lösungen für das mobile Dokumentenmanagement mit Smartphones und Tablets ein?
Karl Heinz Mosbach: Die Nachfrage wächst stark. Zum einen erfreut sich die Elo-App in Führungskreisen zunehmender Beliebtheit, da die Manager auch in Besprechungen digital auf relevante Dokumente zugreifen bzw. aktuell informiert sein wollen. Zum anderen wird die neue Art des Informationsaustausches speziell von Selbständigen und Freiberuflern sehr geschätzt.

Aus welchen Branchen kommen die meisten Anfragen?
Mosbach: Die Anfragen kommen aus den unterschiedlichen Industriezweigen. Weit vorne liegen jedoch Bereiche mit höherer Auskunftstätigkeit wie Versicherungen, die Immobilienbranche oder der Handel.

Welche Personen im Unternehmen starten ein mobiles DMS-Projekt?

Mosbach: Obwohl mobiles DMS zur zentralen IT-Infrastrukturversorgung zählen sollte, sind solche Projekte noch sehr stark abteilungs- und bereichsgetrieben. Die zentrale IT kann hier die Unternehmensanforderungen oftmals noch nicht abdecken.

Für welche Anwendungsfelder – über reine Freigabeprozesse hinaus – lohnt sich der Einsatz einer Dokumentenmanagement-App?

Mosbach: Der Einsatz einer DMS-App lohnt sich meiner Meinung nach immer. Sie ist heute quasi ein Muss. Wer einmal die Leichtigkeit des spontanen, blitzschnellen Zugriffs auf wichtige Dokumente oder Kundenakten schätzen gelernt hat, möchte darauf nicht mehr verzichten.

Was macht eine gute Smartphone- und Tablet-App für mobiles DMS aus? Welche Features sollte sie auf jeden Fall besitzen?

Mosbach: Grundvoraussetzung ist eine einfache Handhabung etwa das komfortable Navigieren und Blättern in Akten- und Dokumentenstrukturen. Zum Funktionsspektrum sollten ebenfalls eine effiziente Unternehmenssuche sowie Wiedervorlage- und Freigabemechanismen für Workflows gehören. Spezielle Komprimierungsverfahren und effiziente Übertragungsprotokolle sorgen dabei für performantes Arbeiten.

Wie sicher ist das Arbeiten mit einer App für mobiles Dokumentenmanagement? Wo lauern mögliche Gefahren?

Mosbach: Die größte Gefahr birgt die Server-Backend-Komponente, die den Informationszugriff nach außen ermöglicht. Hier bedarf es neben verschlüsselter Übertragungsprotokolle verlässlicher Zertifizierungen und Passwortschutzmechanismen. Da auf den Endgeräten selbst in der Regel keine Daten gespeichert werden, ist bei entsprechenden Vorsichtsmaßnahmen ein Verlust bzw. Diebstahl als unkritisch einzustufen.

Worauf sollte man bei der Einbindung der mobilen DMS-Lösung in die vorhandene IT-Landschaft besonders achten?

Mosbach: Im Hinblick auf die Administrierbarkeit und Datensicherheit braucht es ein klares Konzept sowie Standards und Richtlinien. Leistungsfähige Backend-Komponenten wie unser Access-Server unterstützen diesen Ansatz.

Welche Lösungen bieten Sie speziell für mobiles Dokumentenmanagement mit Smartphones und Tablets an?
Mosbach: Mit dem Elo Access-Server bieten wir eine leistungsfähige Anbindung für  mobile Endgeräte aller Art. So unterstützen wir auf Basis der geräteunabhängigen Browseroberfläche das Apple iPhone und iPad, den RIM Blackberry sowie Android-basierte Endgeräte mit spezialisierten Apps.

Wie teuer ist die Nutzung Ihrer Lösung für das Anwenderunternehmen?
Mosbach: Die Apps sind für Elo-Kunden generell kostenfrei. Darüber hinaus bieten unsere Partner ihren Kunden Cloud-basierte mobile Services für nur wenige Euro pro Monat.

Welche technischen Voraussetzungen müssen für die Nutzung der mobilen DMS-Lösung gegeben sein?

Mosbach: Unsere App lässt sich in Verbindung mit dem Access-Server verwenden. Er ist Bestandteil des Elo-Webservers. Eine Alternative zur Systeminstallation ist die erwähnte Nutzung über zentrale Cloud Services, die verschiedene Partner offerieren.

Können Sie uns bitte ein aktuelles Praxisbeispiel nennen?
Mosbach: Unsere App wird bereits bei diversen Kunden eingesetzt, so bei Versicherungsmaklern, im Handel oder in Apotheken. Die Tassilo Apotheke Thierhaupten schätzt beispielsweise vor allem den mobilen Zugriff auf Kundendaten wie Untersuchungsergebnisse oder Rezeptzusammenstellungen. Denn dadurch steigt die Qualität in der Kundenbetreuung enorm.

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