Mobilität für den OP

Großer Eingriff

Großen Anteil an der Entscheidung zugunsten einer neuen betriebswirtschaftlichen Software hatte bei MTG und der vertrieblich durch MTG vertretenen Neuro-Competence GmbH das Thema Mobilität. Wir fragten nach bei Charly Göhl, Inhaber von Medizintechnik Goehl und Geschäftsführer der Neuro-Competence GmbH.

  • Entscheidend bei der Auswahl einer neuen betriebswirtschaftlichen Software war für Charly Göhl, Inhaber von Medizintechnik Goehl und Geschäftsführer der Neuro-Competence GmbH, das Thema Mobilität.

  • MTG vertreibt medizinische Geräte wie die Stereotaxie. Mit dem System kann jeder Punkt im Gehirn durch eine kleine Öffnung, quasi blind, aufgefunden und behandelt werden.

Herr Göhl, in welchen Feldern sind Ihre Unternehmen tätig?
Göhl:
Die Frankfurter MTG vertreibt medizinische Geräte und berät und betreut Krankenhäuser, Neurochirurgien, Ärzte und Orthopäden im Bereich der Kopf- und Wirbelsäulenmedizin. Die in Sohland ansässige Neuro-Competence GmbH produziert Spezialtupfer für Gehirn-OPs und wird vertrieblich von der MTG repräsentiert. Acht Vertriebs- und Servicemitarbeiter sind im Außendienst unterwegs. Etwa die Hälfte ihrer Außendienstzeit verbringen die Berater im OP, um Ärzten und OP-Personal technisch unterstützend zur Seite zu stehen. Für diese Tätigkeit haben sich alle Außendienstmitarbeiter beim TÜV zu Medizinprodukteberatern qualifiziert.


Welche ERP-Software setzen Sie ein?
Göhl:
 MTG ersetzte seine Lexware-Lösung Ende 2010 durch das Produkt Topix 8, nachdem zuvor insgesamt vier Lösungen in der engeren Auswahl gestanden hatten. Nach den guten Erfahrungen wird nun auch in der Neuro-Competence GmbH seit Mitte 2012 erfolgreich mit diesem System gearbeitet. Insgesamt verwaltet Neuro-Competence etwa 30.000 Artikel in seiner Datenbank.

Inwiefern spielte das Thema Mobilität in Ihre Entscheidung für ein neues ERP-System hinein?
Göhl:
Das Thema Mobilität hat unsere Entscheidung für die Einführung der neuen Software bei der Neuro-Competence zu 50 Prozent beeinflusst. Wir ersetzten in dieser Zeit unser Windows-System ausnahmslos durch Macs. Mit den Macs kamen natürlich auch iPhones und iPads, deren Vorteile wir schnell zu schätzen lernten. Topix 8 war die einzige Software, die auf dem Mac alle Anwendungen in einem Programm löste und die uns durch den iOS- und Web-Client die Flexibilität und Mobilität bietet, die wir für unseren Job brauchen.

Wann war für Sie klar, dass eine mobile Anbindung der Mitarbeiter Unternehmensprozesse entscheidend beschleunigen würde?
Göhl:
Schon ein bis zwei Jahre vor der Einführung und der Umstellung auf Apple Macintosh. Oft gab es nur langsame Verbindungen, die das Synchronisieren noch mühevoller machten, als es ohnehin schon war. Oder aber unsere Mitarbeiter mussten extra ins Büro kommen, um Daten zu holen oder abzugleichen.

Welche Fachbereiche oder Mitarbeiter greifen mobil auf ERP-Daten zu?
Göhl:
Vor allem der Außendienst und die Geschäftsleitung. Unsere Vertriebler sind immer unterwegs zum Beraten, Schulen und Verkaufen. Sie überprüfen auch beispielsweise Hochpräzisionsgeräte, reparieren zudem und stellen Zertifikate aus. Alle Außendienstmitarbeiter, bis auf einen, der sich nicht von seinem Blackberry trennen kann, arbeiten mit iPhone und iPad und haben mit dem iOS-Client von Topix immer alle Daten dabei.

Auch ein Teil unserer Geschäftspartner erhält temporären mobilen Zugriff, um beispielsweise auf den Neuro-Competence-Lagerbestand in Frankfurt zuzugreifen und so noch beim Kunden vor Ort konkrete Angaben machen zu können.

Wie sind Sie bei der Vergabe der Rechte, welche Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen dürfen, vorgegangen?
Göhl:
Der Außendienst bekommt Zugriff auf alle vertriebsrelevanten Daten wie Adressen, Ansprechpartner und Informationen zu den Kliniken, Praxen, Ärzten und den zahlreichen Subspezialisten, mit denen wir zusammenarbeiten. Er darf auf hinterlegte Bemerkungen, Kategorien und Statusdetails zugreifen und hat Zugang zu den Artikel- und Preislisten, Lagerbeständen, Projekten und Terminen. Er hat jedoch keine Rechte für den Zugriff auf Daten, die der betriebswirtschaftlichen Auswertung dienen.

Diese Rechte sind nur der Geschäftsleitung eingeräumt. Geschäftspartner dürfen ausschließlich auf unsere Lagerbestände zugreifen und auch das auch nur zeitlich begrenzt. Mit dem Zugriffsschutz der ERP-Software lässt sich prima regeln, welcher Mitarbeiter auf welche Bereiche und Datensätze zugreifen und welche Funktionen er dabei ausführen darf. Auch lassen sich Einblicke in einzelne Dokumente durch ein spezielles Vertraulichkeitssystem begrenzen.


Inwieweit haben Sie Beratung seitens der Software-Anbieter oder anderer Experten bei der Mobilisierung Ihrer ERP-Prozesse in Anspruch genommen?
Göhl:
Unsere Prozesse standen von Anfang an fest. Mit der neuen Lösung konnten wir die Mobilisierung genau so umsetzen, wie wir das vorhatten. Da das System auch recht selbsterklärend ist, brauchten wir nicht viel Beratung.

So haben wir nur bestimmte Schulungen in Anspruch genommen, um zum einen den Außendienst für die Anwendung fit zu machen und zum anderen das Wissen der Innendienstmitarbeiter zu vertiefen und so Abläufe noch effizienter zu gestalten.

Wie gewährleisten Sie die sichere Datenanbindung?
Göhl:
Unser Außendienst ist über eine feste IP über VPN an unser Netzwerk angebunden. Wir nutzen die sichere Datenübertragung und SSL-Verschlüsselung von Topix. Unsere Geschäftspartner erhalten nur temporäre Freigaben.


Was sprach aus Ihrer Sicht für eine Mac-Infrastruktur inklusive nativer Apps für iOS?
Göhl:
Zum einen sprach die wesentlich einfachere Serververwaltungsstruktur und die wesentlich geringere Hardware-Anbindung an den Server für eine Mac-Infrastruktur. Systeme lassen sich in der Mac-Umgebung viel einfacher installieren. Die Einheitlichkeit der Apple-Systeme erspart uns außerdem immense Kosten für Beratung und Schulung. Das Mac-System ist genial, weil alles, inklusive der iOS-App, zu 100 Prozent kompatibel ist.

Wir strebten immer nach einem System ohne Ausfallzeiten und ohne Schnittstellenproblematik, dafür aber mit effizienter Interaktion zwischen Innen- und Außendienst. Dies ist nun Realität.


Was raten Sie anderen Unternehmen, die ebenfalls ERP-Daten mobil verfügbar machen wollen – wo liegen die Fallstricke, was sollte man in jedem Falle beachten?
Göhl:
Ganz wichtig ist die differenzierte Rechtevergabe für Mitarbeiter, so dass sensible Daten geschützt sind. Die Rechtevergabe ist mit Topix:8 so genau, dass der eine Mitarbeiter beispielsweise Kundenstammdaten aktualisieren darf, während er aber Angebote nur einsehen, jedoch nicht bearbeiten darf. So kann man für jeden Mitarbeiter genau die Rechte vergeben, die er für seine tägliche Arbeit braucht, und hält seine Datenbank auch mobil immer aktuell.

Die mobile Anbindung muss außerdem so sein, dass sie auch bei schlechterem Empfang, wie beispielsweise mit Edge, funktioniert. Damit hatten wir nie Probleme.

Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems würde ich empfehlen, im Vorfeld die eigenen Prozesse genau zu definieren. Damit lässt sich festlegen, welche Themen in der Beratung und Schulung priorisiert behandelt werden sollen bzw. welche Themen vorerst vernachlässigbar sind. Sonst wird es zu viel in zu kurzer Zeit.

Außerdem ist darauf zu achten, das Downzeiten so gering wie möglich zu halten sind. Updates sollten einfach und kaum spürbar eingespielt werden. Wir wissen erst jetzt, wie viele unnötige Ausfallzeiten wir vor Einführung unseres neuen Systems durch das Einspielen von Updates hatten. 


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