Prozesssanierung bei Bauhof West

Mobile ERP beschleunigt den Workflow

Beim Dresdner Bausanierungs­unternehmen Bauhof West ist das Management stets über den Status aller Projekte auf dem Laufenden, zudem erfassen die Monteure die Daten für ihre Service-Aufträge über Tablets. Ein Vorteil in einer Branche, die beim Thema IT noch Nachholbedarf hat.

  • Bauhof West

    Sämtliche Aufträge schickt die Zentrale auf die Tablets der Monteure.

  • Tobias Oertel, Bauhof West

    „Je größer der Betrieb wurde, desto deutlicher wurde, dass wir eine durchgängige Lösung brauchten", so Tobias Oertel, Geschäftsführer von Bauhof West.

Früher regierte das Papier den Alltag der Monteure der Bauhof West GmbH. Hatten sie einen Auftrag erledigt, musste der Kunde ein Formular mit den geleisteten Stunden und den verbrauchten Materialien abzeichnen. Dann ging es zum nächsten Auftrag, wo sich das Prozedere wiederholte. Später kehrten die Mitarbeiter mit einem dicken Stapel Papier zurück in die Zentrale, wo die Zettel am Folgetag abgetippt wurden.

Die Ineffizienz und Fehleranfälligkeit dieses Vorgehens waren Tobias Oertel schon lange ein Dorn im Auge. Der Geschäftsführer des auf die Sanierung und Modernisierung von Wohnraum spezialisierten Unternehmens löste das Problem durch die Ergänzung des bereits im Einsatz befindlichen ERP-Systems um eine mobile Komponente: Oertel stattete seine Monteure hierfür mit Tablets aus, ihre Aufträge bekommen diese jetzt direkt von der Zentrale auf die Geräte geschickt. Sie können nun sofort zum Kunden fahren, ohne im Büro vorbeischauen zu müssen. Nach getaner Arbeit erfasst der Mitarbeiter Zeit- und Materialaufwand, der Kunde leistet seine Unterschrift und – der dann nicht mehr veränderbare – Arbeitszettel liegt online in der Zentrale vor. Dort kann sofort die Rechnung gestellt werden.

Software-Bausteine zusammengeführt

Möglich wird diese Beschleunigung der Prozesse durch die Lösung „Mobiler Service“ von Moser Software, die auf die Tablets aufgespielt wurde. Dabei handelt es sich aber nicht um eine Stand-alone-Lösung: Die über die Software erfassten Daten werden an die kaufmännische Software MOS’aik übergeben, die bereits seit über 15 Jahren zum Einsatz kommt.

Ursprünglich arbeitete Bauhof West in der Verwaltung mit unterschiedlichen Software-Bausteinen von Microsoft Office bis hin zu speziellen Anwendungen für die Finanz- und die Lohnbuchhaltung. „Wir hatten überall Insellösungen“, erinnert sich Oertel. „Je größer der Betrieb wurde, desto deutlicher wurde, dass wir eine durchgängige Lösung brauchten.“ Heute bildet MOS’aik sämtliche innerbetrieblichen, kaufmännischen Prozesse IT-seitig ab, wobei die Flexibilität des Systems angesichts der Vielzahl von unterschiedlichen Gewerken und Projekten essentiell ist. Das fach- und abteilungsübergreifende Arbeiten erfordert neben einem funktionierenden Einsatzplan auch die Erstellung von Angeboten, den Vergleich der Materialpreise von Zulieferern und die unterschiedliche Verbuchung verschiedener Lohnformen. Hinzu kommt das Rechnungswesen, das Elemente von der Eingangsrechnung, deren Bezahlung nach Fälligkeit, Splitbuchungen, den monatlichen buchhalterischen Auswertungen, Bilanzen mit Summen- und Saldenlisten bis zum Jahresabschluss umfasst.

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Nicht minder wichtig ist das Thema Controlling. So ist jederzeit eine tagesaktuelle Kostenübersicht der einzelnen Baustellen und Projekte abrufbar. Oertel prüft regelmäßig die Auswertungen der jeweiligen Baustellen, vergleicht Vor- mit Nachkalkulation und erkennt sofort, „wenn etwas aus dem Ruder laufen sollte“.

Detailfragen

Doch der Teufel steckt bei solchen Reports im Detail: So werden für die Projekte und Baustellen spezifische Auswertungen benötigt, denn für die jeweiligen Handwerks- und Dienstleistungen werden verschiedene Lohnformen wie Zeit-, Akkord- und Pauschallohn angesetzt. Nicht zuletzt werden die wöchentlich geschriebenen Stundenzettel projekt- oder auftragsbezogen abgerechnet. Andererseits wird das Material entweder direkt auf das Projekt gebucht oder es kommt ins Lager und wird dann über einen Umlageschlüssel wieder auf die Baustelle gebucht. Hinzu kommen noch Abrechnungen über Fremdleistungen oder mit Subunternehmen. „Deshalb müssen überall direkte und anteilige Buchungen möglich sein. Außerdem benötigt unser Controlling die Details bis zur Nachkalkulation aller fertigen sowie die Einschätzung der angefangenen Baustellen hinsichtlich ihres Leistungsfortschritts“, erläutert Oertel.

Darüber hinaus hat Oertel bereits Pläne für den Ausbau der mobilen Anwendungen. So soll künftig beispielsweise das Aufmaß von Räumen, Flächen oder Bauteilen mit der entsprechenden Lösung mobil erfasst werden. Die Anwendung bietet hierfür ein digitales Lasermessegerät, durch das die erfassten Daten direkt via Tablet und ohne Medienbrüche weitergegeben werden können.


Die Bauhof West GmbH
Standort:
Dresden
Mitarbeiter: ca. 160
Branche: Baugewerbe / Sanierung im Wohnungsbau, Büro- und Gewerbebau, Hotel- und Industriebau
Leistungsspektrum: Sanierungen, Umbauten, Modernisierungen sowie Reparaturen und Wartung


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