Durchgängige Dokumentenworkflows

IT-DIRECTOR: Großunternehmen setzen in der Regel seit längerem elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ein. Inwieweit haben die Betriebe bereits einen durchgängigen Dokumenten-Workflow realisiert?
A. Schumann: Ein durchgängiger Dokumentenworkflow macht nicht vor den Toren eines ERP-Systems halt. Erst wenn hier eine Integration gewährleistet ist, stehen die zwingend notwendigen Informationen für einen effektiven Workflow bereit. Ein automatisierter Posteingang für jegliche Art von Dokumenten – von der Auftragsbetätigung über Lieferscheine bis hin zu Rechnungen – bildet somit die Basis für den optimalen Einsatz von DMS. Hier gibt es noch Handlungsbedarf.

IT-DIRECTOR: Wo sehen Sie im ECM-Bereich von Großunternehmen derzeit noch die größten Baustellen?
A. Schumann: Vielfach findet bei der Verarbeitung eingehender Dokumente noch ein Medienbruch statt: Mitarbeiter müssen zwischen verschiedenen Systemen für Scannen, OCR sowie Klassifikation und Validierung hin- und herspringen. Das ist zeitaufwendig, fehleranfällig und teuer. Wesentlich effektiver, schneller und kostengünstiger ist dagegen eine Eingangsverarbeitung, die in das ERP-System eingebettet ist, so wie Tangro es anbietet.

IT-DIRECTOR: Was sollten die Unternehmen tun, um diese Baustellen zu beseitigen? Können Sie uns hierzu bitte ein erfolgreiches Anwenderbeispiel nennen?
A. Schumann: Die Hager Group verarbeitet mit unserer Inbound Suite 100.000 Aufträge und Rechnungen sowie mehr als 10.000 Zahlungsavise pro Jahr. Alle Analyseprozesse finden dabei im SAP-System statt, es sind keine zusätzlichen Server für die Interpretation notwendig. Der gesamte Ablauf ist durchgängig transparent und kontrollierbar.