Freie Fahrt für hybride Post
Die elektronische Mail-Lösung der Schweizerischen Post besitzt einen hohen Verschlüsselungsstandard.
Rund 280.000 Mitarbeitende beschäftigt die Deutsche Bahn weltweit. Leicht vorstellbar, wie hoch das Dokumentenaufkommen allein im internen Bereich ist. Man denke nur an die monatlichen Gehaltsbescheinigungen, die auf einem virtuellen Mitarbeiterportal als Downloaddatei zur Verfügung stehen. Das Problem: Nur ein kleiner Teil der Mitarbeiter nutzt es. Manche haben keinen regelmäßigen Internetzugang, andere wiederum bevorzugen die herkömmliche Briefzustellung. Eine ernstzunehmende digitale Alternative zum physischen Versand ist das Portal daher nicht: Wer nicht will oder kann, bekommt seine Lohnabrechnung nach wie vor in seinen Hausbriefkasten.
Der Bahnkonzern suchte deshalb eine „aktive“ Hybrid-Mail-Lösung, die alle Mitarbeiter, unabhängig von ihren IT-Voraussetzungen und Präferenzen, erreicht. Es sollte eine Plattform sein, die verschiedene digitale Kanäle bedient und trotzdem die Option des physischen Versands bietet, falls vom Empfänger gewünscht. Dabei sollten die bereits existierenden E-Mail-Adressen der Mitarbeiter als Basis dienen – und nicht separate Accounts, wie bei gängigen digitalen Mail-Lösungen üblich.
Keine Änderung der Infrastruktur
Die Wahl fiel auf „ePostSelect“, ein von Swiss Post Solutions, einer Tochtergesellschaft der Schweizerischen Post, entwickeltes System, bei dem der Empfänger den Versandkanal selbst bestimmt. Grundprinzip dieser Hybrid-Mail-Lösung ist es, dass jedes Dokument, unabhängig vom Format, sicher und nachweisbar zugestellt wird, ohne dass Versender und Empfänger ihre bestehende Infrastruktur verändern müssen. Die Lösung fungiert quasi als Dispatcher, der die Dokumente als Druckdaten entgegennimmt und sie für die entsprechenden Kanäle aufbereitet – je nachdem, wie es der Empfänger möchte. Der Versender wird dadurch von einer aufwendigen Anpassung seiner Output-Management-Strukturen (OM) entlastet. Durch die Kopplung der E-Mail-Adresse mit der Hausanschrift ist gewährleistet, dass der Adressat in jedem Fall erreichbar ist – wenn nicht auf elektronischem, dann eben auf physischem Weg.
Die Lösung bietet Workflows, über die Versender und Empfänger die Zustellwege für Dokumente jeder Art in Autonomie bestimmen. Selbst sensible Schriftstücke mit hohem Rechtscharakter, deren Zustellung dokumentiert werden müssen, lassen sich mittels der Lösung versenden. Für die notwendige Datensicherheit sorgt die Safe-Technologie:
Incamail, die elektronische Mail-Lösung der Schweizerischen Post, verfügt über einen hohen Verschlüsselungsstandard, der den unberechtigten Zugriff auf den Inhalt des Dokuments verhindert. Zudem besitzen die u.a. nach ISO 27001 und PCI DSS zertifizierten Produktionszentren einen hohen Sicherheitsstandard. Diese Datensicherheit überzeugte Management und Betriebsrat der Deutschen Bahn. Die privaten E-Mail-Adressen der Mitarbeiter sollten nicht beim Konzern selbst, sondern bei einem Externen gespeichert werden, lautete eine der Anforderungen an das neue System. Ausschlaggebend für die Entscheidung war zudem die Internationalität der Lösung. Sie ist nicht auf bestimmte E-Delivery-Angebote einzelner Länder beschränkt, sondern offen für alle Kanäle. Ein wichtiges Kriterium für den Bahnkonzern, schließlich ist ein Großteil der Mitarbeiter außerhalb Deutschlands beschäftigt.
Über physische und digitale Kanäle
Die Mail-Lösung basiert in Teilen technologisch auf Docbridge Pilot, einer Software, mit der Dokumente jeden Formats zu portooptimierten Sendungen gebündelt und für die Ausgabe über verschiedene physische und digitale Kanäle aufbereitet werden. Das Prinzip: Der Import der zu verarbeitenden Dokumente ist von der Ausgabe der Sendungen getrennt. Die von Compart, einem Anbieter von multikanalfähigen Dokumenten-Management-Systemen, entwickelte Lösung übernimmt die Daten und konvertiert sie, wobei die Formatierung der Datei erhalten bleibt. Das Dokument kann nun je nach Bedarf modifiziert, verteilt, klassifiziert, indiziert und in verschiedene Formate umgewandelt werden. Dadurch lassen sich die Schriftstücke nahezu überall darstellen, drucken, archivieren und weiterverarbeiten. Die dafür notwendigen Informationen werden als Metadaten extrahiert. Während die Software die Daten einem zentralen Pool zuordnet, legt sie die Metadaten in einer relationalen Datenbank ab.
Auch beim Mail-Projekt der Bahn kommt diese Fähigkeit jener Software zum Tragen: Sie nimmt die Druckdaten des Versenders entgegen und bereitet sie für die Ausgabe empfängerspezifisch, sprich kanalgerecht, auf. Die Software entscheidet also automatisch, ob ein Dokument als E-Mail-Anhang, verschlüsselt oder als Druck versendet werden soll. Das System entnimmt dem Dokument die Hausanschrift des Empfängers und führt sie mit einer hinterlegten E-Mail-Adresse – falls vorhanden – zusammen. Dazu erfolgt automatisch eine Anfrage an die integrierte Profildatenbank, ob der Adressat das jeweilige Dokument digital oder physisch zugestellt haben möchte. Liegt keine Zustimmung für den elektronischen Versand vor, erfolgt automatisch die Auslieferung per Post. In diesem Fall wird das Dokument mit dem Hinweis versehen, dass der Empfänger sich seine Post künftig auch via Incamail zusenden lassen kann. Doch die Entscheidung liegt letztlich bei ihm.
Die Deutsche Bahn AG ...
... ist ein Verkehrsunternehmen mit Hauptsitz in Berlin. Es entstand 1994 aus der Fusion der Staatsbahnen Deutsche Bundesbahn und Deutsche Reichsbahn. Das Unternehmen ist weltweit einer der größten Transportanbieter. Der Konzern hat über 500 Tochterunternehmen. Die bekanntesten Unternehmen im Schienenverkehr sind DB Regio und DB Fernverkehr im Personenverkehr sowie DB Schenker Rail im Güterverkehr. Inhaberin aller Aktien ist die Bundesrepublik Deutschland. Das Unternehmen erwirtschaftet einen Teil seines Umsatzes über Verkehrsverträge mit der öffentlichen Hand; bezuschusst werden ebenfalls Unterhalt und Ausbau der Infrastruktur.
Im Internet: www.bahn.de
Bildquelle: Swiss Post Solutions
