Globale Zahlungsregulierung

Die Metro Group zählt zu einem der bedeutenden internationalen Handelsunternehmen. Mit den Marken Metro Cash & Carry, Real SB-Warenhäuser, Media Markt/Saturn und Galeria Kaufhof belegt das Unternehmen in verschiedenen Segmenten führende Marktpositionen. An der Spitze steht die Metro AG als strategische Management-Holding. Der Supply-Chain-Finance-Dienstleister des Konzerns ist die Miag. Als 100-prozentige Tochter der Metro AG erbringt das Unternehmen Dienstleistungen im nationalen und internationalen Zahlungsverkehr für die Metro-Vertriebslinien und Querschnittsgesellschaften sowie Delkredere- und Vendor-Discounting-Leistungen für Lieferanten.

In dieser Funktion als „Payment Factory“ der Metro-Gruppe ist das Unternehmen aktuell in mehr als 17 Ländern aktiv und wickelt Zahlungen an rund 50.000 Lieferanten ab. Jährlich verarbeitet Miag über 35 Mil­lionen Posten und stellt über 1,5 Millionen Zahlungsaufträge aus.

„Weitestgehend unverändert“

Innerhalb eines international tätigen Unternehmensverbundes in dieser Größenordnung ist die Regulierung der anfallenden Zahlungen ein komplexer Prozess. Die verschiedenen Unternehmen der Gruppe haben auf lokaler Ebene ihre eigenen länderspezifischen Vorgaben, die eingehalten werden müssen. Die Kommunikation mit den Vertriebslinien und den diversen Banken sorgt dafür, dass bei der Regulierung zahlreiche Systeme und unterschiedlichste Formate zusammengeführt und bedient werden müssen. Die daraus resultierende Komplexität des Regulierungsprozesses mit dem gewünschten hohen Sicherheitsanspruch war 2009 einer der Gründe dafür, den Startschuss für das Projekt „Miag Settlement Validation“ (MSV) zu geben. Wesentliches Ziel war es, den gesamten Regulierungsprozess von den Vertriebslinien und Partner­unternehmen bis hin zu den diversen ausführenden Banken von den involvierten und eingesetzten Applikationen und Plattformen wie Miag Settlement System MSS, Multiversa oder Tradexpress unabhängig zu überwachen und damit die Effizienz und Qualität der Prozesse im Tagesgeschäft zu steigern.

„In einem Konzern wie unserem können Sie nicht einfach top-down alle Systeme ändern, nur damit die Strukturen einfacher werden”, erläutert Herbert Uster, Head of Risk Management, Governance and Projects bei der Miag. „Uns war von vorneherein klar, dass wir die bestehenden Prozesse, Schnittstellen, Applikationen wie Banking- und EDI-Systeme weitestgehend unverändert lassen müssen, wenn wir bei diesem Projekt Erfolg haben wollen.”

Ein Mangel an automatisierten Kontrollprozessen führte dazu, dass die erforderliche ­lückenlose Klammerfunktion zwischen dem Eingang der Zahlungsaufträge von den Vertriebslinien und Drittkunden bis hin zum Ausgang der Zahlungsinstruktionen zu den Banken genügend dar- und sichergestellt werden konnte. „Vor allem die notwendige Konvertierung eines erheblichen Anteils der Zahlungen nach der letzten Freigabe im ESB Multiversa stellte ein Compliance-Problem dar“, erinnert sich Herbert Uster. „Dadurch bestand eine Kontrolllücke, die den hohen Anforderungen der Miag an die Sicherheit nicht genügte. Zudem besteht die Gefahr, dass manuelle Kontrollen auf lange Sicht zu einer gewissen Routine führen, was die Kontrollqualität mitunter beeinträchtigen kann.“

Reduzierte Arbeitslast

Das Hauptziel des Projektes MSV war daher die effiziente und zeitnahe Erreichung der hohen Anforderungen des internen Kontrollsystems der Miag. Das MSV-Tool soll garantieren, dass alle ausgehenden Zahlungen an die Banken nicht nur in der Anzahl der Überweisungen und im Gesamtbetrag mit den Zahlungsaufträgen der Vertriebslinien sowie Drittkunden übereinstimmen, sondern auch mit den jeweiligen für die Zahlungen wesentlichen Attributen im Detail korrespondieren – bei Abweichungen sollte die Transaktion automatisch verhindert werden.  In dem Auswahlverfahren setzte sich schließlich der Schweizer IT-Dienstleister PMC Informatik AG durch, um die Umsetzung mit der Prozessmanagement-Suite BPM inspire in Angriff nehmen zu nehmen.

„PMC hatte verschiedene interessante Projekte aus diesem Bereich im Portfolio, die bereits erfolgreich umgesetzt wurden”, bestätigt Herbert Uster. „Die vorgeschlagene Suite BPM inspire wurde zudem bereits für ähnliche Aufgaben bei namhaften Kunden eingesetzt und bietet eine nachgewiesene und adäquate Performance für die zu verarbeitenden Massendaten.” Durch den Grad an Automatisierung sowie umfangreichen Eskalations- und Vertreterregelungen wird nun eine kürzere Durchlaufzeit erreicht. Gleichzeitig wird die Arbeitslast der einzelnen Prozessbeteiligten reduziert, während die gezielte Informationsverteilung die Einhaltung von Reaktionsfristen verbessert.

Die Metro Group

Die Metro Group ist eines der international bedeutendsten Handelsunternehmen und vereint führende Vertriebsmarken unterschiedlicher Branchen unter seinem Dach. Im Jahr 1963 in Düsseldorf gegründet beschäftigt die Metro Group heute in über 30 Ländern insgesamt 280.000 Mitarbeiter.
Im Internet: www.metrogroup.de

Bildquelle: © Metro Group