Nach Methodik M-cbs durchgeführt
In einem hoch technisierten, mehrstufigen Extraktionsverfahren werden die erwünschten, wirksamkeitsbestimmenden Inhaltsstoffe angereichert und unerwünschte Bestandteile herausgenommen oder abgereichert. Die dazu verwendeten Lösungsmittel werden anschließend entfernt.
Derzeit steht bei dem Karlsruher Pharmakonzern Dr. Willmar Schwabe GmbH & Co. KG die Internationalisierung der SAP-Lösung auf dem Plan. Das Unternehmen entschied, sich 2012 in Finanzwesen und Controlling mittels Standardisierung, Segmentberichterstattung sowie paralleler Rechnungslegung für die wachsenden internationalen Anforderungen aufzustellen. Zunehmende internationale Aktivitäten und der Wunsch, einzelne Segmente und Produktgruppen gezielter steuern zu können, führten das Unternehmen dazu, bestehende Verfahren der Kosten- und Erlösermittlung umzustellen, die Bilanzierungsmöglichkeiten zu verfeinern und nach pa-rallelen Rechnungslegungsvorschriften auszurichten.
Im Rechnungswesen verwendete man bislang das Gesamtkostenverfahren, eine durchgehende Berichterstattung nach Profitcentern gab es nicht. Ein weiterer Nachteil war, dass etwa die monatliche Umsatzentwicklung einzelner Produktgruppen nicht „auf Knopfdruck“ erstellt werden konnte. Auch für schnelle Vergleiche mit den Kennzahlen der US-amerikanischen Gesellschaft fehlte im bestehenden Reporting die Transparenz. Steuer- und handelsrechtlich ließ sich keine gemeinsame SAP-Bilanz erzeugen.
Dies sollte sich zum Jahresbeginn 2012 ändern. Zudem wollte Schwabe seine Bilanz auch nach den Rechnungslegungsvorschriften IFRS (International Financial Reporting Standards) und US-GAAP (United States Generally Accepted Accounting Principles) erstellen. Daher beschloss das Unternehmen, das deutsche SAP-System auf das neue SAP-ERP-Hauptbuch umzustellen, um die spezifischen Funktionalitäten zu nutzen, die das Hauptbuch für die segmentbezogene Steuerung und parallele Rechnungslegung im internationalen Geschäftsumfeld bietet. Zentrale Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung des neuen Hauptbuchs war die Umsetzung der Belege des laufenden Geschäftsjahres inklusive aller offener Posten in die neuen Strukturen. Betroffen waren insgesamt 42 in Buchungskreisen abgebildete Konzerngesellschaften.
Aus der alten zur neuen Welt
Das Projekt – von der Analyse bis zum Go live – begann mit einer zweimonatigen Konzeptionsphase und wurde nach der von dem Heidelberger Beratungsunternehmen cbs Corporate Business Solutions entwickelten Methodik M-cbs durchgeführt. Diese stellt eine auf die spezifische Kundensituation und den Projekttypen genau angepasste Vorgehensweise sicher. Respektabel waren die Daten- bzw. Belegmengen, die im Rahmen des Projektes von der alten auf die neue Logik umgesetzt werden mussten: Über sieben Millionen Belege standen zur Analyse und nachfolgenden Transformation an.
Zu Beginn des Projekts stand für das Team die umfangreiche Analyse und Dokumentation aller noch nicht archivierten Belege aus dem vergangenen und laufenden Jahr an. Konkret ging es darum, alle Geschäftsvorfälle und die entsprechenden Belegarten zu überprüfen, um die Arten des Belegsplitts festlegen zu können. Betroffen waren alle Belege der letzten beiden Geschäftsjahre, die innerhalb von sechs Wochen detailliert untersucht, in Prozessclustern zusammengefasst und in „SAP-Standard“ und „Spezialfälle“ aufgeteilt wurden.
Für die technische Umsetzung des Systems nutzte das Team die Standardsoftware „ET Enterprise Transformer“ des Beratungsunternehmens. Speziell für den Umstieg auf das neue Hauptbuch bietet der Transformer Vorteile: So kann das Transformationsdatum unabhängig vom Geschäftsjahresende gewählt werden. Der Transformationsumfang wie Saldenübernahme, Teil- oder Komplettübernahme der Historie lässt sich flexibel definieren. Somit erscheinen auch historische Belege so, als wären sie bereits im neuen Hauptbuch gebucht worden. Durch eine automatisierte Abstimmung der Salden und Bilanzen wird die Identität von Daten aus der alten zur neuen Welt gewährleistet; Analysetools identifizieren zusätzlich falsche Buchungslogiken und fehlende oder falsche Stammdaten.
Ans Tageslicht gebracht
Während der Transformation wurden alle Belege und Summentabellen aus Finance und Controlling automatisiert mit Kontierungsmerkmalen wie Kostenstelle und Profitcenter in die Tabellen des neuen Hauptbuchs überführt. Ob die Umsetzung in die Tabellen des Hauptbuchs und das Splitten der Belege auch tatsächlich reibungslos funktioniert, bringt erst ein Test ans Tageslicht: Die neue Lösung wurde über zwei Wochen ausführlich in drei Integrationstests überprüft und schließlich freigegeben. Nach der Freigabe erfolgte die technische Migration in der Produktivumgebung. Dabei wurden für die Sicherstellung einer revisionssicheren Umsetzung alle relevanten Änderungen am System automatisch protokolliert. Die Übernahme und Systemumstellung erfolgte innerhalb von zwölf Stunden an einem arbeitsfreien Wochenende. Der Produktivbetrieb wurde nicht gestört.
Die Vorteile durch den Einsatz des neuen Hauptbuchs gestalten sich wie folgt: Ab sofort kann das Unternehmen erstmals Bilanzen auf Profitcenter-Ebene und eine GuV nach dem Umsatzkostenverfahren erstellen. Durch die neu geschaffene Echtzeitintegration zwischen CO und FI ist Transparenz über alle Unternehmensbereiche jederzeit gegeben und das Reporting nach beliebigen Dimensionen möglich. Die wirtschaftliche Entwicklung einzelner Unternehmensbereiche lässt sich auf diese Weise besser vergleichen.
Dr. Willmar Schwabe
Das Pharma-Unternehmen in Karlsruhe ist die Zentrale einer durch Firmengründungen, Erwerb und Beteiligungen entstandenen Firmengruppe, die mit pflanzlichen Arzneimitteln auf allen fünf Kontinenten präsent ist. Die Schwabe-Gruppe beschäftigt weltweit 3.500 Mitarbeiter, die im Jahr 2011 einen Umsatz von 590 Mio. Euro erwirtschafteten.
Im Internet: www.schwabe.de
Bildquelle: Dr. Willmar Schwabe
