Transparenz motiviert die Mitarbeiter

IT-DIRECTOR: Herr Schaar, regeln für unternehmensweite Kommunikation und der Bedarf an strukturierten Informationen sind nicht neu. Woran liegt es, dass die Praxis der nachhaltigen Gestaltung der Informationsprozesse in den Unternehmen noch so stiefmütterlich behandelt wird?

Steffen Schaar: Oft ist es nur die fehlende Nutzenargumentation gemäß dem Motto „das ging doch auch seit 20 Jahren ohne“. Es muss aber auch das Bewusstsein, die sogenannte „Awareness“, geschärft werden, um der Informationsflut Herr zu werden. Das Informationszeitalter meint es ernst – ja, es will uns überrollen. Der Papierberg wächst. Die Prozesse werden schneller geändert als standardisiert. Die Nachweispflichten bei Fehlern und Risiken steigen stetig.

IT-DIRECTOR: Welche Lösung bieten Sie an?

Steffen Schaar: Die Lösung heißt noch immer: Enterprise Information Management – strukturierte Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Nachhaltig, abteilungsübergreifend, transparent!

EIM ist Kommunikation. Das allein reicht aber nicht aus. Viele Manager entdecken für sich die Notwendigkeit, aber auch den Nutzen, das Unternehmens-Knowhow, ihren Wissensvorsprung, ihre Marken, die Verträge oder auch die Lieferantenvereinbarungen elektronisch abgesichert zu managen.

IT-DIRECTOR: Reicht das reine Management von Dokumenten denn schon aus?

Steffen Schaar: Das ist nur der Anfang, denn Fakt ist auch, dass noch immer in über 80 % der Fälle wichtige Informationen in unstrukturierten Texten und Dokumenten vorliegen. Die Produktivität im Umgang und der Nutzung von Wissen stagniert. Kurzfristiger Erfolg ist oft immer noch wichtiger als nachhaltiger Nutzen, der die Überlebensfähigkeit von Unternehmen sichert – und das nach der Wirtschafts- und Finanzkrise

Die Technik ist nur ein Maß unserer gesellschaftlichen Intelligenz. Sie ist nicht aufzuhalten. Das wichtigste aber ist, diesen Fortschritt nicht von den Menschen in den Unternehmen oder Organisationen zu entkoppeln. Die Defizite in der Unternehmenspraxis sind offensichtlich, zum Beispiel Unkenntnis bei Risikobereichen oder fehlende Ressourcen und Kontrolle.

IT-DIRECTOR: Das Management der Unternehmen muss also noch seine Hausaufgaben machen. Welche Schritte sollten die Manager gehen?

Steffen Schaar: Es bleibt ein Rätsel, warum immer noch viele Menschen in den Organisationen und Unternehmen ziemlich leichtsinnig mit dem kostbaren Gut „Information“ umgehen. Das wird sich ändern! So schnell wie sich das Internet in unserem täglichen Leben eingenistet hat, so rasant wird unser Bewusstsein im Umgang mit Informationen steigen.

Es ist eine Managementaufgabe und -verantwortung, wie aus einem übergreifenden Wissensmanagement ein nachvollziehbares praktikables Handlungsmanagement abgeleitet wird. Prozesse müssen messbar sein, um daraus kontinuierliche Verbesserungsschritte ableiten zu können. „Festlegen – verstehen – umsetzen“ – einfach klar und verständlich. Denn das reine Zahlen-Daten-Fakten-Wissen aus den ERP-Systemen mit den Informationsprozessen der Organisationen zu verankern, ist der Kerngedanke von Enterprise Information Management.

IT-DIRECTOR: Und wie werden die Mitarbeiter in diesen Prozess eingebunden?

Steffen Schaar: „Das wichtigste sind unsere Mitarbeiter!“- diesen Satz hört und liest man sehr oft in den Hochglanzbroschüren der Unternehmen. Zu oft ist das nur eine Floskel, denn die Praxis muss dies erst noch beweisen und EIM ist dabei ein KPI (Key Performance Indikator).

EIM schafft durch Transparenz eine Verbindlichkeit und Motivation bei den Mitarbeitern. EIM integriert sie in die Verantwortung bei der Gestaltung der Prozesse – etwa Dokumenten- und Ablageprozesse). EIM verkürzt und optimiert unnötige Zeitaufwände bei Recherchen und Wiedervorlagen, lässt also Ihr wichtigstes Gut – Ihre Mitarbeiter – aktiv am Gestaltungsprozess zur „papierlosen Administration“ teilhaben.

Der Wandel hat aktuell begonnen. Im Zeitalter der Wissensgesellschaft wird dies wichtiger denn je. Denn Wissen ist Macht – Nichtwissen ist kein Kavaliersdelikt mehr!

Bildquelle: The Quality Group