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23.08.2017 Kienbaum setzt auf SAP Business ByDesign

Dank Cloud-ERP mehr Zeit für Digitalisierung

Die Personal- und Managementberatung Kienbaum hat sich für die cloud-basierte ERP-Lösung SAP Business ByDesign entschieden, um über mehr freie Ressourcen für die Digitalisierung zu verfügen. Im Interview berichten Johannes Schlosser, Chief Information Officer, Mitglied der Geschäftsleitung bei Kienbaum Consultants International, und FH-Prof. Dr. Wolfgang Ortner, Head of Customer Innovation Management bei der B4B Solutions GmbH, wie es zu dieser Entscheidung gekommen ist.

  • Johannes Schlosser, Chief Information Officer, Mitglied der Geschäftsleitung bei Kienbaum Consultants International

    „Wir wollten uns weniger um den Betrieb und die Aktualisierung des ERP-Systems kümmern, sondern möglichst viele Kapazitäten für die Digitalisierung des Geschäfts aufwenden", erläutert Johannes Schlosser, Chief Information Officer bei Kienbaum Consultants International.

  • Wolfgang Ortner, Head of Customer Innovation Management bei der B4B Solutions GmbH

    „Wie bei jedem professionellen Lösungsanbieter, bietet auch SAP die Möglichkeit, die Daten aus dem Cloud-System bei Beendigung des Cloud-Services zu extrahieren", schildert Wolfgang Ortner, Head of Customer Innovation Management bei der B4B Solutions GmbH.

ITM: Herr Schlosser, Anfang letzten Jahres haben Sie sich für den Umstieg auf SAP Business ByDesign entschieden. Was sprach aus Ihrer Sicht für die cloud-basierte Lösung und welche Bedeutung hatten dabei die Kosten?
Johannes Schlosser:
Unsere Entscheidung für den Umstieg auf SAP Business ByDesign hat einen zentralen Grund: Wir wollten uns weniger um den Betrieb und die Aktualisierung des ERP-Systems kümmern, sondern möglichst viele Kapazitäten für die Digitalisierung des Geschäfts aufwenden. Die cloud-basierte Lösung hat uns überzeugt, weil die Plattform sich immer automatisch aktualisiert und wir dadurch Innovationszyklen ausnutzen können. Der Kostenfaktor war bei unserer Entscheidung nachrangig: Wir hatten vorher ein System mit geringen laufenden Kosten, das nicht mehr unsere Anforderungen erfüllt hat. Deshalb haben wir nicht erwartet, dass wir die Kostensituation durch das neue System verbessern.

ITM: Welche Kriterien sollten generell bei der Wahl für oder gegen eine Cloud-ERP-Lösung berücksichtigt werden?
Schlosser:
Aus unserer Sicht sind eine Reihe von Kriterien zu beachten, wenn es um die Entscheidung für oder gegen eine Cloud-ERP-Lösung geht: Erstens muss die Frage geklärt werden, ob der Provider die notwendigen Datenschutzanforderungen erfüllt. Zweitens ist die Kostenseite bzw. die Wirtschaftlichkeit zu prüfen. Drittens ist die Integrationsmöglichkeit mit anderen Systemen ein wichtiger Faktor. Aber auch die Anforderungen an die Performance und das Antwortverhalten aus Sicht der Nutzer ist zu klären. Weiterhin muss die Passung zur IT-Strategie des Unternehmens geprüft und Ausstiegs- und Rückführungskriterien kritisch beleuchtet werden. Hinzu kommen der funktionale Umfang und die Prozessabdeckung wie auch Authentifizierungsmechanismen. Zuletzt ist eine entscheidende Frage, ob genügend interne und externe Skills für Anpassungen am System und seinen Schnittstellen zur Verfügung stehen. Es könnte sich ja herausstellen, dass mehr Skills für eine On-Premise-Lösung im Unternehmen oder am Markt vorhanden sind.

ITM: Inwieweit war die Entscheidung von der fortschreitenden Digitalisierung (im Unternehmen) beeinflusst?
Schlosser:
Diese Entwicklung war ein entscheidender Impuls: Denn wir haben uns entschieden, unsere IT-Kapazitäten wesentlich stärker zur Umsetzung der Digitalisierungsaktivitäten im Unternehmen einzusetzen. Dafür war es notwendig, auf der anderen Seite die Kapazitäten für Betrieb und Pflege des ERP-Systems zurückzufahren.

ITM: Wie lange hat die Planungs- und Vorbereitungszeit bis zum endgültigen Produktivbetrieb in Anspruch genommen? Auf welche Aspekte wurde dabei besonderer Wert gelegt?
Schlosser:
Für den Proof of Concept (PoC) haben wir uns von März bis Juni Zeit genommen; die Implementierung hat dann von Juli bis Dezember 2016 gedauert. Bei der Einführung war uns sowohl ein professionelles Projekt- und Changemanagement als auch ein integriertes Projektteam aus allen Fachbereichen wichtig. Ein zentraler Erfolgsfaktor war auch die Einbindung sowohl der Organisation als auch der Geschäftsführung. Und ganz wichtig war uns, dass wir den Go-Live-Termin zum 1. Januar 2017 einhalten. Deshalb haben wir uns dazu entschieden, eine bestehende Best-Practice- bzw. Standard-Lösung mit möglichst wenigen Anpassungen am System zu nutzen.

ITM: Herr Prof. Dr. Ortner, welche Vorteile bietet Business ByDesign im Vergleich zu den vorher teils auf excel-basierten ERP-Prozessen im Alltagsgeschäft? Können Sie diese Frage aus Implementierungssicht beantworten?
Prof. Dr. Wolfgang Ortner:
Gerade für Unternehmen im Mittelstand oder auch für Tochtergesellschaften großer Konzerne, bietet der Einsatz von SAP Business ByDesign zahlreiche Vorteile: Mitarbeiter an allen Standorten weltweit – egal ob im Homeoffice oder beim Kunden – können einfach, schnell und zeitgleich auf das cloud-basierte System zugreifen, ohne die Sicherheit, der von SAP-Experten verwalteten Rechenzentren zu verlassen. Ein Internetzugang genügt. Für die Unternehmen bedeutet das: alle Mitarbeiter arbeiten auf einer zentralen Datenbasis, die die Daten betriebswirtschaftlich konsistent hält. Es gibt folglich jeweils nur eine und damit richtige Version pro Datensatz für alle Mitarbeiter.

ITM: Welche Möglichkeiten hätten Sie laut Vertrag, die Daten wieder zurück ins Unternehmen zu holen oder sie an einen anderen Cloud-Anbieter zu übergeben?
Prof. Dr. Ortner:
Wie bei jedem professionellen Lösungsanbieter, bietet auch SAP die Möglichkeit, die Daten aus dem Cloud-System bei Beendigung des Cloud-Services zu extrahieren. Dieser Weg wird natürlich nicht präferiert, da neben den Daten ja auch die gesamte Funktionalität und damit die Prozessunterstützung verbunden ist. Dieser Nutzen kann nur in Verbindung mit SAP Business ByDesign für das Unternehmen realisiert werden.

ITM: Viele Mittelständler stehen der Cloud vor allem aufgrund von Datenschutz- und Sicherheitsbedenken nach wie vor skeptisch gegenüber. Was raten Sie anderen Unternehmen an dieser Stelle?
Prof. Dr. Ortner:
Ich kann sehr gut nachvollziehen, dass mittelständische Unternehmen durch die allgemeine Berichterstattung über die Cloud verunsichert sind. Das liegt sicherlich auch daran, dass nicht hinlänglich zwischen Public Cloud und Private bzw. Managed Cloud Services differenziert wird. Insgesamt stehe ich zu der Aussage, dass die europäischen Rechenzentren, in denen SAP Cloud Systeme betrieben werden, höchste Sicherheitsstandards bieten. Das ist auch bei uns und der All for One Steeb der Fall. Deshalb rate ich anderen Unternehmen diese Cloud Services auch zu nutzen, da die Sicherheit von On-Premise-Systemen nur sehr aufwendig gewährleistet werden kann.

ITM: Gehen Sie davon aus, dass Unternehmen in Zukunft alle Software-Anwendungen aus der Cloud beziehen werden?
Schlosser:
Ich denke, das hängt stark davon ab, wie sich SaaS- und PaaS-Dienste, gerade im Hinblick auf die Verlagerung von Eigenentwicklungen und Spezialanwendungen in die Cloud, entwickeln. Kurzfristig wird der Betrieb von ausgewählten Anwendungen, bei denen spezielle Anforderungen und die Wirtschaftlichkeit im Vordergrund stehen, in reduzierten On-Premise-Rechenzentren verbleiben.

Prof. Dr. Ortner: Dem stimme ich zu. Studien, wie etwa der Cloud Monitor 2017 belegen den Trend der KMUs in die Cloud. Ich bezeichne unser Zeitalter gerne als Zeitalter der Industrialisierung der IT, womit auch der Transformationsprozess in die Cloud verbunden ist. Deshalb gehe ich davon aus, dass in drei bis fünf Jahren die Cloud für die meisten Unternehmen der gängige Weg ist, um IT-Services zu konsumieren. Lediglich für Großkonzerne sehe ich hybride Szenarien bzw. On-Premise-Szenarien.


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