07.01.2014 Sievert Handel Transporte automatisiert Lohn- und Spesenabrechnung

Abschied von der Zettelwirtschaft

Von: Markus Sigmund

Digital statt manuell: Das Logistikunternehmen Sievert Handel Transporte (sht) mit Hauptsitz im westfälischen Lengerich nutzt für die Lohn- und Spesenabrechnung seiner Fahrer das Programm Fleet Watch des niederländischen Anbieters Logicway. Das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln und Übertragen der Daten in die Buchhaltungssysteme entfällt.

Einer der Druck- und Saugwagen der Sievert Handel Transporte in ADR-Ausführung für Gefahrgut. Diese Fahrzeuge ermöglichen es durch eine besondere Filtertechnik, Schuttgüter wie Braunkohlestaub, Restprodukte aus Kraftwerken oder Baustoffe wie Zement staubfrei und sicher zu entsorgen.

„Der Effizienzgewinn ist enorm. Wo wir früher einen Fahrer abrechnen konnten, sind es heute fünf“, sagt Peter Bluhm, bei sht für die IT-Entwicklung zuständig. Basis für den Einsatz von Fleet Watch bilden die Daten des Telematiksystems Car Cube von Trimble Transport & Logistics. Diese in den Lkw verbauten Bordrechner übermitteln die nötigen Informationen wie die Arbeits-, Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer.

Bereits 2008 hatte sht begonnen, seine Fahrzeuge mit Car Cubes auszurüsten. Dennoch blieb es zunächst bei der manuellen Erfassung der Arbeitszeit über Stundenzettel. „Eine Automatisierung stößt nur dann auf Akzeptanz, wenn sie hundertprozentig funktioniert“, so Bluhm. „Sonst machen die Fahrer nicht mit.“

Dezentrale Kontrolle der Lohndaten

Um einwandfrei zu funktionieren, musste ein Programm in der Lage sein, die Besonderheiten der Spedition zu berücksichtigen: Dazu zählt, dass die Kontrolle der Lohndaten nicht zentral erfolgt, sondern über 16 Niederlassungen in Deutschland sowie eine Dependance in den Niederlanden. „Vor allem die Berücksichtigung der unterschiedlichen Tarifabschlüsse stellte eine Herausforderung dar“, erinnert sich Bluhm.

Im Jahr 2009 startete sht mit Logicway die gemeinsame Entwicklung des Programms. Seit 2011 läuft Fleet Watch im Realbetrieb. Zunächst wurde jedoch die manuelle Erfassung der Arbeitszeit noch parallel weitergeführt.

Seit dem Sommer 2013 erfolgt die Lohn- und Spesenabrechnung aber ausschließlich über Fleet Watch. Die Daten der Fahrer gelangen vom Bordrechner zunächst zur Kontrolle zu den Niederlassungen. Anschließend erfolgt die eigentliche Abrechnung durch die Personalabteilung am Hauptsitz der Muttergesellschaft Sievert AG in Osnabrück. Vorhandene Schnittstellen zum eingesetzten SAP-System sorgen für einen lückenlosen Datenfluss.

Monatsabschlüsse schneller fertig

Ein Vorteil der Automatisierung: Die Personalabteilung kann die Monatsabschlüsse schneller anfertigen. „Früher hatte es schon einmal drei bis vier Tage gedauert, bis überhaupt die benötigten Papiere da waren“, so Bluhm. Zudem könne die Geschäftsleitung die Informationen für das Controlling nutzen, um z.B. anhand der genauen Daten die Auslastung der Touren zu verbessern.

Und auch die Akzeptanz bei den Fahrern sei gegeben, so Bluhm weiter: „Es hat sich schnell herumgesprochen, dass die Automatisierung auch ihnen Vorteile bringt.“ So entfalle für die Fahrer zum Beispiel das von vielen als lästig empfundene Ausfüllen und Einreichen der Stundenzettel.

www.logicway.eu

www.sievert-transporte.de