Auf dem Magnetband ins Nirwana

Über die Hälfte der rund 250 befragten deutschen Unternehmen verfügen zudem nicht über einen Krisenplan, wie in einem solchen Fall vorzugehen ist. „Dark Data“, die auf Archivbändern gespeicherten historischen Daten, können so im Zuge von „Big-Data“-Projekten nicht für neues Geschäft analysiert werden und strukturiert in Business-Intelligence-Systeme einfließen.

Dabei ist das Tape-Archiv einer der Orte, an dem sich Unmengen potenziell wertvoller Daten befinden, die Unternehmen im Verlauf ihrer regulären Geschäftstätigkeit sammeln, verarbeiten und speichern, aber (noch) nicht für andere Zwecke – wie zum Beispiel gewinnbringende Analysen und erfolgreiches Business Development – nutzen. „Dark Data“ eben.

Qualitätssicherung im Argen

Mit der Qualitätssicherung ihrer archivierten „Dark Data“-Schätze ist es nicht weit her, kritisieren die beiden Hersteller. So nutzen ein Drittel aller befragten Unternehmen ihre Magnetbänder gefährlich oft und lange, bis sie gegen neue ausgewechselt werden – die Ursache für die die Datenverluste. Dabei sind die Schwierigkeiten beim Zugriff auf die Daten oft selbstverschuldet: 44 Prozent aller Teilnehmer prüfen zu keinem Zeitpunkt den Zustand ihrer Bänder. Darüber hinaus verfügen mehr als 80 Prozent aller Unternehmen über Magnetbänder, die älter sind als fünf Jahre sind, und somit vielleicht nicht mehr täglich eingesetzt werden sollten.

Den Spitzenplatz unter den verwendeten Bändern hält dabei das LTO-Format mit fast 90 Prozent. Dabei nutzen die befragten Firmen ihre Magnetbänder je zur Hälfte zur Archivierung und für regelmäßiges Backup.

Die Studie zeigt, dass die Gefahr eines Datenverlustes bei Magnetbändern in deutschen Unternehmen offensichtlich deutlich unterschätzt wird: Immerhin 52 Prozent testen zwar ihre Altbänder durch den Einsatz in einem vorhandenen Bandlaufwerk, aber nur 11 Prozent prüfen ihre Bänder durch spezielle Software- oder Hardware-Analysewerkzeuge. Nur ganze 4 Prozent nehmen die Dienste eines Service-Dienstleisters für die Kontrolle der Tapes und deren Lesbarkeit in Anspruch.

Archivmanagement beim Handlungsbedarf

Neben der Qualitätssicherung der verwendeten Magnetbänder besteht in vielen Unternehmen auch beim Archivmanagement Handlungsbedarf: Knapp die Hälfte aller Firmen – nur rund 49 Prozent der Befragten – verfügen über einen Katalog oder eine Indexierung all ihrer auf Bandmedien gespeicherten Daten. Die meisten Firmen hingegen haben entweder gar keine oder nur eingeschränkte Informationen über den Inhalt oder die Verteilung ihrer Daten auf den Tapes.

Dazu kommt, dass bei fast einem Fünftel der Befragten (18 Prozent) entweder die Original-Software oder die nötige Hardware zum Auslesen der Daten nicht mehr im Unternehmen vorhanden sind. Eine kurzfristige Wiederherstellung der Tape-Inhalte zur Einhaltung von gesetzlichen oder internen Compliance-Vorgaben ist so nicht mehr möglich.

„Mit diesen Ergebnissen haben wir eigentlich so nicht gerechnet“, erklärt Hannes Sieverling, Geschäftsführer von EDP, dem Walldorfer Hersteller von Barcode-Etiketten für Speichermedien und Distributor von Magnetbändern aller Fabrikate. „Die Umfrage beweist leider ganz deutlich, dass viele Firmen sich über die Gefahren eines laxen Umgangs mit ihren digitalen Schätzen offensichtlich nicht klar sind. Zwar kommt es sehr auf den Einzelfall an, aber dass Magnetbänder ewig im Einsatz sind und dass die im Archiv gelagerten Tapes von vielen Firmen nicht mehr geprüft werden, hat uns dann doch sehr überrascht“.

„Wahrscheinlich befinden sich auf vielen dieser Tapes Altdateien, die nur im Falle einer Prüfung ausgelesen werden müssen. Aber selbst dann sollte man sich zumindest einen aktuellen Inhaltskatalog erstellen lassen und nicht warten, bis nichts mehr geht“, ergänzt Christian Prella, verantwortlicher Business Manager für Tape-Services bei Kroll Ontrack.

Sowohl Kroll Ontrack als auch EDP weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass Magnetbänder in fest definierten Abständen auf ihre Datenlesbarkeit geprüft werden sollten, damit im Falle einer Compliance-Anfrage schnell auf die gespeicherten Daten zugegriffen werden kann. Zudem ist das Wiederherstellen von defekten Magnetbändern aufwendig, da hierbei neben den verwendeten Anwender- und Archiv-Backuplösungen, auch die Verteilung der Daten auf den Tapes nachgestellt werden muss. Es lohnt sich daher im Rahmen eines aktiven Backup- oder Archivmanagements bereits frühzeitig an Notfallpläne und dem Ende des physischen Lebenszyklus der Tapemedien zu denken.

Bänder sind kostengünstig

„Dark Data befindet sich üblicherweise auf Tape-Medien, weil Bänder kostengünstig sind und sich einfach aufbewahren lassen“, erläutert Peter Böhret, Managing Director bei Kroll Ontrack. „Problematisch wird es jedoch häufig, wenn IT-Administratoren diese unstrukturierten Daten zugänglich machen wollen – mit aktueller Software, Hardware und einem strukturierten Tape-Katalog.“

www.krollontrack.de

www.edp-germany.de

Anlässe für die Wiederherstellung von Tape-Daten

Compliance: Gesetzliche Vorgaben, Branchenstandards und eigene Regelungen definieren Fristen für die Aufbewahrung der Daten. Werden Bänder für die weitere Nutzung freigegeben, bevor die Fristen abgelaufen sind, werden Daten gelöscht, die aus Compliance-Gründen aufbewahrt werden müssten.

Gerichtsverfahren: Für Rechtsstreitigkeiten müssen die Unternehmen auch Daten vorlegen, die auf älteren Bandspeichern liegen.

Migration: Beim Wechsel auf eine neue Backup-Software müssen Unternehmen große Mengen von Tapes auf die neue Software migrieren. Dies kann sehr zeit- und damit personalintensiv sein.

End of Life: Unternehmen lassen ihre Tape-Software-Lizenzen auslaufen oder wechseln die Bandlaufwerkstechnologie. Dies führt dazu, dass Unternehmen die Daten nicht mehr selbst auslesen oder wiederherstellen können.

Disaster Recovery: Naturkatastrophen können zu Schäden an archivierten Bandspeichern führen.

Tipps für eine erfolgreiche Wiederherstellung

Alte Laufwerke und die nötige Software für alle Tape-Varianten aufbewahren, die sich noch im Archiv befinden.

Sicherstellen, dass alle Bänder korrekt beschriftet und im Katalog erfasst sind, so dass bei Bedarf schnell gefunden werden.

Test der Bandspeicher mindestens einmal jährlich, indem ein zufällig ausgewähltes Band ausgelesen wird.