Auf der Überholspur

Um die Kunden, darunter Automobilhersteller und deren Vertragshändler, „just in time“ zu bedienen, ist der kaufmännische Geschäftsführer Christian Adam immer auf der Suche nach Optimierungspotentialen. Neben der Umsetzung logistischer Prozessverbesserungen, etwa der Nutzung des kürzlich eröffneten Gotthard-Basistunnels für den schnellen Fahrzeugtransport von und nach Italien, stehen auch administrative Geschäftsprozesse auf dem Prüfstand.

Digitalisierung im Rechnungswesen

„Obwohl wir bereits in der Vergangenheit verwaltungstechnisch sehr gut organisiert waren, sind der Effizienz von papierbasierten Bearbeitungs­prozessen enge Grenzen gesetzt“, weiß Adam. „Durch Digitalisierung, insbesondere im Rechnungswesen, wollten wir Durchlaufzeiten spürbar verkürzen, und gleichzeitig eine elektronische Informationsplattform für zukünftige Anwendungen in anderen Unternehmensbereichen schaffen.“

Bei der Suche nach einem geeigneten Dokumenten-Managementsystem (DMS), mit der sich bewährte Arbeits­abläufe ohne zeit- und personalaufwändige Veränderungen digitalisieren lassen, stieß Christian Adam auf die auch für AS/400-Anwender nutzbare Cloud-Lösung von Docuware.

Ein Schlüsselkriterium bei der Auswahl war die Anbindung an das eingesetz­te E-Mail-System David. Der überwie­gende Teil der Zulieferer stellt Rechnungen inzwischen in digitaler Form, nur wenige Eingangsrechnungen errei­chen die Adam-Transporte GmbH per Briefpost. Die direkte und vorzugs­weise automatisierte Weiterverarbei­tung der Dokumente in einem digi­talen Workflow war deshalb von höchster Relevanz.

Im Anbietervergleich hatte Docuware mit der Connect-to-Mail-Funktion sowie dem Service „Intelligent ­Indexing“ die Nase vorn. Nach Analyse und Dokumentation der Rechnungsverarbeitungsprozesse durch Christian Adam und einer dazu passenden Konzeption und Konfigurierung durch den lokalen Docuware-Partner begann bereits sechs Wochen nach der ersten Idee am 1. November 2015 der Pilotbetrieb.

Neben der Anbindung an das E-Mail-System wurde dabei auch die digitale Ablage von Ausgangsrechnungen wie Transport-, Schadens- oder Werkstattrechnungen, die über das branchenspezifische ERP-System Soloplan Carlo erstellt werden, erfolgreich getestet. Die Rechnungen stehen den Mitarbeitern des Rechnungswesens anschließend für weitere Bearbeitungsschritte zur Verfügung – beispielsweise der Prüfung des Zahlungseingangs.

Elektronische Workflows zur Rechnungensfreigabe

Bereits in der Testphase wurden zwei neu angeschaffte Scanner in Be­trieb genommen. Über einen Dokumenten­scanner von Kodak sowie alternativ über ein Ricoh-Multifunktionsgerät wurden papierba­sier­te Eingangsrechnungen sowie in Einzelfällen zugehörige Fracht­papiere digitalisiert und nach automatischer Barcode-Erkennung im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt.  

Der praktische Nutzen: Die Durchlaufzeiten bei der Rechnungsbearbeitung konnten spürbar reduziert werden, da Eingangsrechnungen vom DMS entgegengenommen, automatisch klassi­fiziert und direkt im digitalen Post­eingangskorb des verantwortlichen Mitarbeiters abgelegt werden. Über elektronische Workflows werden die Rechnungen geprüft und schließlich zur Buchung freigegeben. Ein Service, von dem nicht nur Mitarbeiter am Firmensitz, sondern auch jene profitieren, die einen Teil ihrer Aufgaben vom Homeoffice aus erledigen.

„Im Gegensatz zu vielen anderen Software-Anwendungen erfordert das System keine aufwändigen strukturellen Veränderungen der bewährten Arbeitsabläufe.“

Christian Adam, kaufmännischer Geschäftsführer

Christian Adam verzeichnet noch eine Reihe weiterer positiver Effekte. Die verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten zählen ebenso dazu wie der orts- und zeitunabhängige Dokumentenzugriff. „Nicht nur bei Kundenbesuchen, auch bei Terminen auf der KFZ-Zulassungsstelle habe ich schon mehrfach vom mobilen Datenzugriff über die App Docuware Mobile profitiert“, so Adam. „Per Smartphone konnte ich vor Ort Dokumente abrufen und Kunden oder Sachbearbeitern blitzschnell per E-Mail zur Verfügung stellen.“

Nach sechsmonatigem Produktiv­betrieb zieht Adam ein positives Resümee. Knapp 3.000 Dokumente wurden in diesem Zeitraum im ­zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Erste Pläne für die Nutzung des DMS in anderen Firmenbereichen nehmen Gestalt an. So soll das gesamte Qua­litätsmanagement – die Adam-Transporte GmbH ist nach ISO 9001 zertifiziert – digitalisiert werden.

Nicht nur den Mitarbeitern im Hause, sondern auch den Fahrern sollen dann Handbücher sowie Verfahrens- und Arbeitsbeschreibungen digital auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Möglich machen das Telematik-­Systeme mit GPS-Ortung und LKW-Navigation, über die alle Fahrzeuge des Unternehmens verfügen. Sie sind an die firmeneigene Planungs­software angebunden und Sendungen lassen sich jederzeit verfolgen. „Die Telematik-Systeme sind funktional betrachtet kleine, fest eingebaute PCs, die auch über einen Internet-Zugang verfügen“, erklärt Christian Adam. „Dadurch ist auch der Archivzugriff von unterwegs möglich.“